ООО «Водоканал»

Ситуация 

В начале 2009 года руководством предприятия было принято решение о необходимости использования электронно-цифровых технологий передачи информации в процессах жизнедеятельности. Реализация подобного проекта должна была способствовать ускорению и упрощению процессов внутри предприятия и, в конечном итоге, привести к сокращению себестоимости услуг, что (на фоне всеобщего роста тарифов в сфере ЖКХ) является чрезвычайно важным для конечных потребителей.
Был осуществлен предварительный анализ границ проекта, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета 5-ти сценариев проекта.  Предполагаемая численность пользователей внедряемой системы была порядка 300 человек.

Ход проекта

• Docsvision 4: 2009 
• регулярное обновление Docsvision 4: 2010 - 2013
• миграция на Docsvision 5: 2014
• развитие функционала: 2014-2015
• миграция на Docsvision 5.3: 2014
• развитие функционала: 2014-2015
• обновление на Docsvision 5.4: 2016

Начиная с перевода решения на версию Docsvision 5,  работы по проекту осуществляла компания ECMGroup.Pro.

Решение в пользу Docsvision и партнера

При выборе платформы решающую роль сыграло наличие возможностей для создания масштабируемого и гибкого решения, позволяющего обеспечить дальнейший рост и развитие системы в соответствии с потребностями бизнеса заказчика. 
Решающим фактором при выборе подрядчика стал высокий уровень компетенции специалистов компании, их опыт в области автоматизации бизнес-процессов крупнейших компаний России, а также партнерский подход к разработке проектного решения. 

Задачи проекта внедрения

• автоматизация деятельности персонала, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, передачей, хранением документов;

• создание единого порядка документооборота для всей группы компаний;

• обеспечение оперативного поиска документа и его электронного образа;

• организация назначения поручений и возможность контроля исполнительской дисциплины, сроков, стадии их исполнения;

• сокращение непроизводственных затрат времени на транспортировку и ожидание документов;

• создание условий для перехода к безбумажным технологиям;

• обеспечение измерения временных показателей процесса движения документов;

• повышение эффективности работы с документами.

Описание решения

В ходе проекта на базе Docsvision были автоматизированные следующие бизнес-процессы и области делопроизводства: 

1. Работа с организационно-распорядительными документами, которая включает в себя этапы подготовки, согласования, подписания проектов, регистрации, рассмотрения, ознакомления с документом, а также этапы назначения и контроля исполнения заданий по документу.
 
2. Ведение договорной работы. В системе инициируется процесс для следующих случаев:

• Подготовки проекта договора/доп. соглашения;
• Проверки проекта договора/доп. соглашения (с формированием протокола разногласий);
• Проверки протокола разногласий, присланного контрагентом (с формированием протокола согласования разногласий);
• Проверки протокола согласования разногласий, полученного от контрагента.

3. Постановка задач и контроль исполнительской дисциплины

4. Работа с входящей корреспонденцией и организация ознакомления с ней.

5. Работа с исходящей корреспонденцией, включая этапы создания и согласования документа, подписания, регистрации и отправки. 

6. Обработка внутренней корреспонденции. Включает в себя этапы подготовки, согласования, подписания проектов, регистрации. После выполнения данного процесса пользователям доступны процедуры ознакомления с внутренним документом, а также назначения и контроля заданий по внутреннему документу. 

7. Автоматизация направления деятельности по управлению качеством:

• Работа с карточкой "Голос сотрудника" (создание, исполнение, контроль)
• Обработка карточки "Проблема" (создание, исполнение, контроль) 
• Обработка Рационализаторских предложений (создание, согласование, исполнение/отклонение)
• Работа с Положениями о структурных подразделениях и Должностными инструкциями (создание, согласование, подписание, регистрация, ознакомление)

8. Интеграция с ИЦ ЖКЦ. 

Цель — обеспечение в «Информационной системе ЖКЦ» информации о переписке с клиентом — физическим лицом. В СЭД Docsvision должен был быть обеспечен функционал передачи в базу ИС ЖКЦ информации о документе (входящем или исходящем).
В карточках вида «Входящая корреспонденция», «Заявление/Заявка» (тип — входящие), «Служебная записка» и «Исходящее письмо» должна быть добавлена кнопка «Связать с ИС ЖКЦ». Использование этой кнопки должно быть доступно только сотрудникам, включенным в группу «Группа ЖКЦ».
При её нажатии у пользователя должна быть возможность указать параметры:

• Улица
• Дом (на основании списка допустимых значений для выбранного значения параметра «Улица»)
• Квартира (на основании списка допустимых значений для выбранных значений параметров «Улица» и «Дом»)
• ФИО клиента (на основании списка допустимых значений для выбранных значений параметров «Улица», «Дом» и «Квартира»)

После выбора всех параметров у пользователя должна быть возможность инициировать связывание текущего документа с лицевым счётом выбранного клиента, в результате которого в ИС ЖКЦ для лицевого счёта клиента должны отображаться связанные документы.

В марте 2013 г. проведено обучение группы технического сопровождения ЗАО «Водоканал» работе с новой версией Docsvision 5.0 по темам «Администрирование и углубленное программирование». 

Планируемый поток документации в год порядка 30 000 документов. 
Внедрение Системы охватывает более 150 рабочих мест в девяти локациях, соединенных между собой каналами связи.

Технологический тип решения:

• Настройка стандартных приложений Docsvision.
• Использование Модуля Расширенного согласования для всех процессов согласования. Модуль разработан компанией ECMGroup.Pro.
• Разработка бизнес-процессов для маршрутизации документов на рассмотрение.
• Настройка автоматической регистрации документов с переносом свойств карточки в файл.
• Интеграция с ИС ЖКЦ с целью привязки входящих сообщений к клиентам.

Система функционирует по настоящий момент в полном объеме, выполняется вся запланированная работа в СЭД. 

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»