ООО «Востокгеология»

Ситуация, с которой столкнулись юристы «Востокгеологии» — затянутое согласование договоров и невозможность проследить, кто и на каком этапе тормозит этот процесс. 

Задачи

1. Организация учёта договоров;

2. Консолидация информации по каждому договору;

3. Безопасное хранение и возможность быстрого поиска информации;

4. Отслеживание маршрута и сроков согласования договоров;

5. Предоставление данных по контрагентам.

В течение одного месяца специалисты RKIT Group реализовали решение на платформе Docsvision с учётом специфики деятельности Заказчика. 

Особенностью проекта стало то, что из-за географической удаленности Заказчика — ООО «Востокгеология» находится в Забайкальском крае, а RKIT Group в Иркутске — разработка СЭД велась дистанционно. По условиям договора, компания RKIT Group передала готовое решение Заказчику для самостоятельного внедрения, а затем удалённо осуществляла методологическую поддержку и техническое сопровождение проекта. 

Для этого специалисты RKIT Group разработали подробные инструкции по развёртыванию системы, обучающие видеоролики для сотрудников компании-Заказчика, а также вели консультации по телефону и электронной почте. Выезд специалиста RKIT Group потребовался только на завершающей стадии проекта для проведения обучения пользователей и подготовки к дальнейшему развитию системы. 

Система электронного документооборота на платформе Docsvision в компании ООО «Востокгеология» запущена в промышленную эксплуатацию.

• Решение позволило ускорить документооборот внутри юридической службы и согласование договоров с другими подразделениями компании. 
• Система информирует, у какого сотрудника сколько времени на согласовании находится договор. 
• К каждому договору прикреплён пакет сопроводительных документов. 
• Быстрый поиск позволяет легко формировать отчеты по взаимодействию с контрагентами. 
• Функция автоматического напоминания обеспечивает контроль над сроками исполнения договорных обязательств. 
• Благодаря слаженной работе специалистов RKIT Group и проектной группы ООО «Востокгеология», решение было запущено в опытную эксплуатацию в течение 2 недель. 
• Дистанционное взаимодействие позволило интегратору сократить время разработки, а Заказчику — сэкономить на внедрении. 

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»