ООО «Востокцемент»
Владивосток
Строительство
Год начала проекта: 2018
«Востокцемент» (г. Владивосток) — это промышленная группа, производящая строительные материалы на собственной сырьевой базе с применением новейших технологий. В «Востокцемент» входят 3 единственных завода полного цикла по производству цемента на Дальнем Востоке и 4 завода по производству нерудных материалов.
«Востокцемент» использует систему электронного документооборота на платформе Docsvision с 2006 г. Система координирует совместную работу подразделений и является инструментом для контроля статуса задач. Она управляет движением внутренних документов в компании и продолжает обрастать функциональностью, чтобы быть более удобной для сотрудников предприятия. В 2018 году возникла острая производственная необходимость стандартизировать процесс управления служебными записками. Автоматизация позволила ускорить процесс в 10 раз! Кроме того, обеспечен прозрачный контроль выполнения задач со стороны руководства. В 2023 году был создан конструктор служебных записок, чтобы снова ускорить работу над документами.
О проекте в цифрах
- В ООО «Востокцемент» трудятся более 5000 человек.
- В системе на базе Docsvision работает около 700 человек, в том числе руководители компании.
Предпосылки проекта
Необходимость стандартизировать управление служебными записками в СЭД возникла в связи с существенными временными затратами на их подготовку и согласование «в ручном режиме». В промышленную группу входят несколько компаний, расположенных в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро.
Необходимо было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать работу сотрудников, разработать для каждого юрлица свою форму документа, обеспечить контроль для руководства.
Компания RKIT предложила оптимальное решение текущих задач клиента на уже имеющейся платформе (ранее на Docsvision в компании было автоматизировано управление входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией).
Система на базе платформы Docsvision продолжает развиваться в «Востокцемент» и отвечает на новые требования бизнеса. Одно из них — это пожелание самостоятельно добавлять и редактировать шаблоны служебных записок в системе.
Реализация проекта
- Декабрь 2018 — обучение сотрудников «Востокцемент». Специалисты рабочей группы под руководством коллег из RKIT прошли курс по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения.
- Июнь 2019 — доработан процесс исполнения служебных записок. Завершена автоматизация процессов согласования и исполнения СЗ.
- Август 2023 — специалисты RKIT создали конструктор служебных записок. С его помощью сотрудники «Востокцемент» смогут быстрее создавать внутренние документы и оперативно работать с ними, оформленные по единому стандарту компании.
Сценарии работы пользователей
- Проект учитывает внутренние регламенты предприятия, в том числе:
- необходимость подписывать простой ЭП промежуточные версии документов на этапе согласования;
- необходимость проставлять оттиск о наличии ЭП на сканы документов;
- особенности организационной структуры — несколько юрлиц в составе компании. - В ходе создания служебной записки печатный документ формируется на основании данных карточки по шаблону. Шаблон служебной записки зависит от наименования юрлица, которым оформляется документ.
- Настроены параллельный и последовательный маршруты согласования документов.
- Реализован конструктор шаблонов служебных записок, который помогает ИТ-специалистам «Востокцемент» самостоятельно настраивать новые шаблоны. Чтобы добавить новый шаблон, администратор добавляет поля и правила их заполнения. В будущем, когда сотрудник будет составлять новый документ по шаблону, часть полей могут быть заполнены автоматически или подставляться значения из справочников. Подстановка значений из справочников по трём первым буквам и другие механизмы автозаполнения облегчают работу сотрудников и избавляют от ошибок.
Эффект от автоматизации документооборота
В ходе проекта были определены, унифицированы и закреплены в системе регламенты по работе со служебными записками.
Автоматизация согласования и исполнения служебных записок позволила:
- cтандартизировать процесс, снизить его трудоёмкость, сократить время в 10 раз;
- обеспечить контроль исполнения СЗ, видеть ход согласования;
- создать электронный архив;
- создать единый ресурс управления служебными записками;
- повысить эффективность работы подразделений благодаря координации работы;
- обеспечить быстрый доступ к информации, своевременное уведомление о контрольных сроках;
- улучшить исполнительскую дисциплину.
- наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов.
Продолжается работа в отношении других типов внутренних документов компании.
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»