Smurfit Kappa
Санкт-Петербург
Легкая промышленность
Год начала проекта: 2016
Российский филиал Smurfit Kappa – ведущий производитель гофрокартонной упаковки на Северо-Западе России и лидер по продажам пакетов bag-in-box. Сегодня на 4-х производственных площадках - двух во Всеволожске, одной в Коммунаре (Ленинградская область), одной в Москве - трудятся порядка 840 человек.
Начало проекта. Внедрение СЭД
Компания Smurfit Kappa, включая российский филиал, нацелена на внедрение и использование инноваций. Современные технологии и подходы используются не только в производстве, но и во внутренних бизнес-процессах.
В 2016 году было принято решение автоматизировать движение документов в рамках ключевых сценариев работы, которые активно влияют и на производственный процесс. Для реализации этих задач была выбрана платформа Docsvision 5. При помощи специалистов компании-вендора в течение нескольких месяцев работы был автоматизирован важный для компании процесс — согласование договоров.
Эффект от перехода на электронный документооборот компания ощутила сразу:
- Стало удобно прослеживать движение документов;
- За счёт уведомлений системы повысилась исполнительская дисциплина;
- Сроки согласования сократились в разы.
Кроме того, было переведено в электронный вид согласование дополнительных соглашений к договорам, различных заявок, кредит-нот. Была разработана удобная система хранения и категоризация этих документов, что облегчило их поиск в системе, теперь они доступны всем сотрудникам.
Переход на ЮЗДО с Docsvision
Следующим шагом развития СЭД в российском филиале Smurfit Kappa стал переход к юридически значимому документообороту. На первых этапах проекта были настроены сертификаты для электронных подписей и разработан модуль для загрузки данных из ERP-системы в Docsvision. Затем специалисты вендора Docsvision настроили интеграцию СЭД с системой ЭДО «Диадок». В результате проделанной работы российский филиал Smurfit Kappa получил готовую функциональность для безбумажного согласования документов внутри организации и отправки их своим клиентам.
В обновлённой СЭД на платформе Docsvision ежедневно работают сотрудники из 4 обособленных производственных площадок. Интеграция с «Диадок» упростила обмен юридически значимыми документами с клиентами российского филиала Smurfit Kappa.
«Чтобы быть успешным в бизнесе, важно не бояться применять технологические новации и адаптировать процессы под современные технологии. Однако, нововведения должны быть удобны для тех, кто их использует. СЭД на платформе Docsvision позволила ускорить подготовку документов и их последующий обмен с нашими клиентами, отказаться от лишних накладных расходов. Наши сотрудники оценили удобство системы и то, как возросла эффективность их работы», - прокомментировал Андрей Ложечников, директор по ИТ.
