СОВТРАНСАВТО
Москва
Транспорт
Год начала проекта: 2020
Группа компаний СОВТРАНСАВТО предоставляет транспортные и логистические услуги с 1968 г. В настоящее время основной вид деятельности – оказание комплексных услуг, связанных с аутсорсингом бизнес-функций клиентов. Штат компании – свыше 1600 человек.
Группе компаний СОВТРАНСАВТО требовалось ускорить процессы согласования договоров с учётом территориально распределённой структуры бизнеса и повлиять таким образом на увеличение показателей оборачиваемости средств и рост прибыли. С этой целью была поставлена задача перевести процесс в электронный вид и максимально его автоматизировать.
Выбор платформы электронного документооборота Docsvision
Для построения гибкой, но выверенной последовательности согласования документов, сперва необходимо было упростить контроль исполнительской дисциплины. Предпочтение было отдано платформе Docsvision, так как она предоставляет инструменты для настройки процессов любой сложности, а также визуальные low-code конструкторы для их быстрого создания и корректировки. Компания «Смарт-Докс», один из ведущих интеграторов в России с многолетним опытом внедрения СЭД, настроила платформу Docsvision в соответствии с задачами, автоматизировала процесс согласования договоров и делопроизводство.
Задачи электронного документооборота логистической компании
Реализация проекта внедрения платформы позволила решить ключевые задачи, которые были поставлены перед автоматизацией движения документов.
- Чтобы процесс согласования договоров и дополнительных соглашений был прозрачным и контролируемым, команда «Смарт-Докс» настроила маршруты согласований, которые определяются автоматически исходя из различных условий: типовая/нетиповая форма договора, сумма, вид договора, подразделение — инициатор договора и т. д. Теперь сотрудники ГК СОВТРАНСАВТО заводят новый договор в систему, и она сама определяет последовательность и число согласуемых лиц и подразделений на основе данных из документа. Дополнительно такая функциональность позволяет отследить стадию согласования и контролировать сроки.
- В результате оцифровки работы с договорами в единой IT-системе сотрудники из территориально распределённых подразделений ГК СОВТРАНСАВТО получили оперативный доступ к бизнес-процессу.
- Работа с входящими и исходящими документами стала более системной и прозрачной. Например, если секретарь занёс в систему письмо с отметкой «требует ответ», то оно не может быть перенесено в архив, если в системе отсутствует связанный исходящий документ со статусом «отправлено».
- Система электронного документооборота на базе платформы Docsvision организует согласование оплаты счетов от контрагентов. С одной стороны, сотрудники бухгалтерии автоматически получают задачи на оплату, а с другой стороны — можно отследить, по какому договору был выставлен счёт.
Результаты проекта
- Уменьшились сроки согласования договоров, которые проходят по регламентированным маршрутам.
- Письма, поступившие от контрагентов и надзорных органов, не остаются без ответа, так как все регистрируются в системе. Далее сама система контролирует сроки подготовки ответа, направляя соответствующие напоминания.
- Сотрудники ГК СОВТРАНСАВТО получили удалённый доступ к документам и заданиям, а также могут согласовать документы из рабочей почты, не переключаясь в интерфейс СЭД.
- Система на базе платформы Docsvision контролирует срок действия договора и напоминает ответственным сотрудникам о необходимости его пролонгировать.
- Процесс взаимодействия сотрудников группы компаний, например в части согласования договоров, стал прозрачнее, а коммуникации – более конструктивными и спокойными, поскольку движение документа контролирует система по заданным маршрутам с учётом актуальных регламентов.
