Sucden

Москва
Агропромышленный комплекс
Год начала проекта: 2021

Международный поставщик пищевого сырья (сахар, кофе, какао, этанол и т. д.) работает в России с 1991 г., входит в ТОП-5 лидеров по производству сахара. В структуре российского филиала 5 агрофирм и 4 сахарных завода. Компания максимизирует эффективность в процессах и в бизнесе.

Какие задачи требовалось решить?

Переход Sucden на новую модель обеспечения бизнеса, а именно на модель ОЦО (общие центры обслуживания) потребовал пересмотра и модернизации старых процессов. Чтобы повысить уровень точности и достоверности финансовых данных, объединить и унифицировать подходы и методы ведения финансово-учётных операций, а также минимизировать объём повторяющихся операций в бухгалтерском учёте, было принято решение о переносе основной функции в объединённый офис. Чтобы организовать передачу данных из филиалов в единый учётный центр, компания приняла решение о создании электронного архива бухгалтерских документов.

Решение

Сравнив несколько решений по ряду единообразных параметров, в Sucden приняли решение автоматизировать бухгалтерскую функцию на базе платформы Docsvision. Важный критерий выбора – это открытое API Docsvision, которое позволяет реализовать интеграцию с учётной системой, системами распознавания бумажных документов и другими. Для реализации задуманного компания начала сотрудничество с BTLab, сертифицированным партнёром Docsvision.

После первого внедрения на одном из заводов Sucden положительный опыт был растиражирован на все производственные площадки. Система связала сотрудников из отдела документационного обеспечения завода с сотрудниками из единого офиса ОЦО и стала маршрутизатором данных.

Специалисты BTLab выполнили ряд дополнительных настроек и доработок. Один из примеров – отражение в работе системы структурной специфики ОЦО так называемых «участков учёта», которые отвечают за маршрутизацию конкретных групп документов. Сотрудник может состоять сразу в нескольких участках, в одном участке может быть несколько сотрудников. При отправке документа выбираются именно участки, а первый сотрудник, взявший документ в работу, становится исполнителем. Интересной доработкой стала и возможность массовой выгрузки электронных документов – к примеру, всех документов по одному контрагенту.

Рекомендуем посмотреть интервью Владимира Полякова, менеджера проектов Группы компаний Sucden о проекте и построении команды.

Результаты

Автоматизация бухгалтерской функции с помощью электронного архива позволила оптимизировать внутренние бизнес-процессы и перейти на новую форму работы по системе ОЦО.
ИТ-система обеспечила бесперебойность работы бухгалтерии в период пандемии и поддерживает гибридный формат работы.
Созданный архив бухгалтерских документов создаёт технологический задел для участия в налоговом мониторинге.