Сибирская угольная энергетическая компания (СУЭК)
Москва
Добывающая промышленность
Год начала проекта: 2017
СУЭК – одна из крупнейших интегрированных энергетических компаний. Входит в пятёрку ведущих поставщиков угля на мировой рынок. Реализует полный цикл работы с энергоресурсами: от добычи, обогащения до логистики. Производитель тепла и электроэнергии в Сибири с 27 электростанциями, обслуживающими свыше 5,5 млн потребителей. На угольных, энергетических и транспортных предприятиях СУЭК в 12 регионах работают более 74 000 человек.
Система электронного документооборота в Сибирской угольной энергетической компании (СУЭК) объединяет цифровое рабочее пространство 40 000 сотрудников, автоматизирует работу с документооборотом внутри отдельных предприятий и между филиалами, решает задачи по согласованию договоров и проектной документации. Контуры задач системы после внедрения платформы Docsvision в 2017 годы продолжают активно расширяться, а команда проекта развивает функциональность и тиражирует систему на новые организации в результате M&A.
Проект развития системы электронного документооборота в СУЭК стал победителем Премии проектов Docsvision в номинации «Масштаб».
Предпосылки внедрения СЭД
В 2017 г. компания приняла решение о смене текущей системы на базе Lotus Notes и переходе на платформу Docsvision. Новая система должна была отвечать бизнес-задачам, которые решала предыдущая система: автоматизировать базовое делопроизводство и межфилиальный документооборот, обеспечить процесс согласования договоров. Однако, в продолжении развития системы уже на базе платформы Docsvision она наращивает функциональность, тиражируется на новые компании группы, поддерживает межфилиальное взаимодействие, становится единым пространством для работы юридического департамента.
О проекте в цифрах
Система на базе платформы Docsvision обслуживает 40 000 сотрудников СУЭК. При этом половина из них, порядка 20 000 человек, используют систему для ежедневной работы. В 2021 г. команда проекта обновила платформу Docsvision на более позднюю версию, чтобы обеспечить доступ к системе через web-приложение и иметь ещё больше возможностей по развитию продукта внутри компании. Проект ведётся силами внутренней команды СУЭК.
Делопроизводство внутри холдинга
Полностью автоматизировано общее делопроизводство внутри компаний группы и всего холдинга. Активная деятельность между предприятиями сопровождается соответствующим объёмом документов. Отказ от бумаги и перевод процессов в цифровое пространство ускоряет обмен данными и сокращает затраты на доставку.
В СЭД автоматизированы следующие задачи:
- Регистрация всех документов (входящих, исходящих писем, внутренних документов)
- Согласование включает рассмотрение, ознакомление, исполнение
- Отправка документов внешним контрагентам через сервис ЭДО и внутренним – с использованием функциональности межфилиального обмена документами
- Интеграция справочников сотрудников с SAP
- Подписание ЭП документов и визуализация штампов при печати
- Подключено внешнее хранилище СЭА – SAPERION
- Интеграция с внешним агрегатором согласований договорной деятельности
- Интеграция бизнес-процессов SAP
- Интеграция с SQL SRS
СЭД автоматизирует блок работы с ЛНА: подготовка, согласование, отправка на подписание, контроль за исполнением. В результате компания вовлекает в процесс ознакомления с ЛНА территориально-удалённых сотрудников и повышает контроль за ознакомлением.
Согласование и подписание документов
Система на базе платформы Docsvision обслуживает процессы согласования договоров и проектных документов. Также обеспечивает согласование бухгалтерских документов: актов, отчётов, МХ 3 (акт о возврате товарно-материальных ценностей), КС 2 (акт о приёмке выполненных работ) и др. Процесс согласования завершается подписанием документа с использованием ЭП.
Рабочее место юриста
Юристы СУЭК в системе на базе Docsvision работают в части подготовки и согласования договоров. Дополнительно их работу автоматизировали ещё 2 сторонние системы. Чтобы оптимизировать число систем, которые поддерживает и развивает ИТ-департамент, было решено автоматизировать работу с претензионно-исковыми документами на базе Docsvision. В 2023 году планируется реализовать проект, который позволит вести весь претензионно-исковой документооборот в одной системе, связать претензию с поставщиком и исковым заявлением, фиксировать данные по отправке оригиналов документов.
Дополнительно, чтобы юристы тратили меньше времени на подготовку однотипных договоров, пользователи СЭД смогут сами формировать нужный документ из конструктора, который будет интегрирован в систему на базе Docsvision.
Внутренняя команда развития электронного документооборота
Систему на базе Docsvision поддерживает и развивает внутренняя команда СУЭК. Она состоит из 7 человек: руководитель проекта, архитектор, разработчик и группа поддержки. Команда отвечает на запросы по развитию системы, а также проводит обучение для новых пользователей или в рамках тиражирования системы.
Чтобы обучить новых пользователей Docsvision, команда проекта готовит инструкции и проводит открытый обучающий вебинар, на котором отвечает на вопросы. Команда стремится развивать системы на основе запросов, которые ежедневно поступают от пользователей, реализовывать user friendly интерфейс, минимизировать число действий и возможностей для совершения ошибок в работе. Система развивается как продукт, который имеет ценность для бизнеса и итерационно дополняется релевантными функциями.
Сергей Гортинский, начальник отдела управления информационных систем СУЭК, в цикле интервью для аналитического портала TAdviser рассказал в ИТ-ландшафте корпораций и в спокойные времена и в 2022 году.
Видео
В специальном выпуске нашего проекта Сергей рассказал о своём видении роли СЭД в ИТ-инфраструктуре корпорации, сравнил функциональные и организационные возможности систем, представленных на российском рынке, дал советы, как выбрать подходящее решение.
