Уральская консалтинговая компания

На старте проекта руководство многопрофильного холдинга «Уральская консалтинговая компания» обозначило главную цель внедрения системы электронного документооборота — повышение качества управления группой компаний. Особенно это было необходимо в части контроля исполнения решений и скорости процессов взаимодействия.

Скачать краткое описание проекта, pdf (270 Кб)На базе Docsvision была настроена СЭД, которая спустя 8 лет является системой, объединяющей управляющую компанию и предприятия холдинга. С её помощью удалось решить комплекс задач «классического» делопроизводства, настроить контроль исполнительской дисциплины, интегрировать её с различными ИС и сервисами для дополнительного удобства. 

Система регулярно обновляется: в 2019 году 500 пользователей СЭД уже работают в новейшей версии платформы Docsvision 5.5. 

Среди уникальных разработок проекта - решение по распознаванию и вводу данных первичной бухгалтерской документации в системы Docsvision и 1С, которое работает с помощью ABBYY FlexiCapture. Второе - решение для проведения закупок, которое автоматизирует весь процесс от согласования заявки до сбора предложений поставщиков. 

О проекте в цифрах

• регистрация документов по ~ 100 организациям холдинга
• ~ 500 пользователей СЭД (100 одновременных) 
• создано 20 000 первичных документов, 40 000 договорных 
• создано 49 000 единиц внешней корреспонденции и 9500 внутренней 
• объём БД – более 1 Тб 

Партнёр проекта 

Компания HIT-Service является партнером «ДоксВижн» с 2009 года и носит статус Docsvision Solution Partner, подтверждающий высокую квалификацию при разработке решений на базе платформы Docsvision. HIT-Service – первая компания из Уральского федерального округа, получившая статус партнера ABBYY по корпоративным продуктам. 

Развитие системы

2011 – начало использования системы с версии Docsvision 4.5.
2013 – обновление платформы до версии Docsvision 5.0.
2019 – переход на Docsvision 5.5.

Сегодня в системе автоматизированы процессы

• работа с поручениями и корреспонденцией, 
• проведение совещаний, 
• контроль исполнительской дисциплины, 
• договорная работа, 
• 2 специализированных процесса: архив первичной бухгалтерской документации и проведение конкурсных закупок.

Интеграция с другими системами

• Происходит выгрузка из Docsvision в несколько баз 1C разной конфигурации (Бухгалтерия, УТ, УХ, УСО, ERP) информации по контрагентам, первичной бухгалтерской документации и договорам;
• Интеграция с сервисом DaData для помощи в заполнении данных по контрагенту;
• Интеграция с ABBYY FlexiCapture для автоматического распознавания первичной бухгалтерской документации. 

Серверная часть Docsvision была развернута в «облаке».

Бизнес-эффект от использования системы

• Повысился уровень исполнительской дисциплины в компании: сократились сроки выполнения поручений, все принятые управленческие решения либо исполняются, либо дополнительно анализируются - и по ним фиксируются причины изменения решений.
• Ускорилось и упорядочилось взаимодействие с контрагентами: проведение закупок, согласование договорных и финансовых документов, переписка. 
• Сокращены расходы на персонал благодаря повышению эффективности работы бухгалтерии, отдела закупок, отдела анализа и контроля.

Внедрение системы привело к постепенным, но значительным изменениям в идеологии управления холдингом. На сегодняшний день Docsvision является центральной системой, объединяющей управляющую компанию и предприятия холдинга.

Решение по автоматизации ввода информации с первичных бухгалтерских документов в ИС

Интеграция технологий двух российских вендоров - Docsvision и ABBYY - позволяет успешно выполнять проекты по автоматизации ввода сканированных документов в СЭД и в учетные системы. Одним из таких проектов и стало комплексное внедрение в «Уральской консалтинговой компании». 

Предпосылки 

Большой поток входящей первичной документации вызывает ряд сопутствующих проблем и неудобств. Среди них: 

• чрезмерные трудозатраты на обработку документа в связи с тем, что высококвалифицированные сотрудники тратят время на ввод данных в учетные системы;
• пиковое количество документов в конце месяца приводит к авралу, ошибки при вводе данных приводят к ошибкам и несвоевременной отчётности;
• работа с бумажными оригиналами – это неудобно, особенно в случае, когда компания распределенная и нужно тратить время на физическое перемещение, поиск, возвращение документов. 

Руководители финансовых отделов и бухгалтера единогласно сходятся во мнении, что наличие архива сканированных первичных документов – это удобно. Его создание c технической точки зрения является несложным и недорогим, но даже у компаний с внедренной СЭД архив первичной документации не используется. Почему? 
Камень преткновения – наполнение этого архива, ведь документ нужно отсканировать, создать в электронном архиве карточку, присоединить документ, заполнить ключевые атрибуты (дата, сумма, контрагент), связать с другими документами из пакета документов по сделке. 
На ввод информации бухгалтер должен потратить время, сопоставимое с тем, что идет на ввод записи в учётную систему. Кроме того, нужно синхронизировать ввод контрагентов, отслеживать дубликаты документов и не только. 

Первичная бухгалтерская документация в Уральской Консалтинговой Компании

Компания испытывала все описанные выше сложности при работе с первичной документацией. Ввод первичных документов происходит в центральном офисе компании и удаленных филиалах. Одна из особенностей – множество точек ввода, т.к. он осуществляется в разные учетные системы, и не только бухгалтерами, но также сотрудниками, для которых работа с первичными документами не является профильной. 
Среди документов: накладные, акты выполненных работ, УПД, счета-фактуры, различные приложения. Следующим этапом будут формы КС-2, КС-3. 

Перед компанией HIT-Service была поставлена задача автоматизировать ввод этих видов документов в учётную систему, минимизировать участие бухгалтеров в этом процессе и, соответственно, снизить его стоимость. Было выбрано решение компании HIT-Service Архив бухгалтерских документов в качестве базы для электронного архива. Учётные системы предприятия – это различные конфигурации 1С. 

Архитектура решения

Рис. 1. Общая архитектура решения.

Сканирование, распознавание и верификация данных осуществляется с помощью технологии ABBYY FlexiCapture. В местах поступления первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер (можно пачкой в конце дня). 
Документы сканируются, распознаются, уходят на централизованную верификацию Оператору, затем передаются  в электронный архив. В Docsvision автоматически создается и заполняется карточка документа, к ней автоматически прикладываются сканы. 
В архив помещается формат pdf-A – это скан и прикрепленный к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Распознанные данные, необходимые для заполнения полей карточки, мы передаем в учетную систему в виде xml-файла. 
После формирования документа в электронном архиве Docsvision происходит автоматическое создание входящего документа в учетной системе. При этом в документе сохраняется ссылка, по которой бухгалтер может открыть из учетной системы скан документа, хранящийся в электронном архиве.

Нюансы 

Распознавание не всегда происходит идеально - система может не распознать отдельные символы или документы могут иметь брак. Распознанные документы поступают к оператору верификации, работающему в центральном офисе - сегодня это один человек, который обрабатывает весь поток документов «УКК», устраняет неточности. 

Сканеры

В местах обработки первичной документации установлены базовые модели потоковых сканеров Panasonic, обладающие достаточной производительностью: помещаясь на уголке стола, они сканируют до 45 листов в минуту! Дополнительное удобство – возможность настраивать несколько программ сканирования. Нажатие одной кнопки на сканере – и отсканированные документы загружаются на сервер в нужном формате и с заданными настройками. В остальное время — это обычный сканер для любых других документов. 

Работа с образами документов

Все документы в пачке будут отсканированы в один файл. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти какой-то из первичных документов (например, товарная накладная, УПД или акт выполненных работ). Когда сканируется следующий первичный документ– система понимает, что начался пакет документов по следующей сделке. 

В уголке первичного документа есть штрихкод – наклейка, которую сотрудник, помещающий документ в сканер, наносит перед сканированием (достаточно на один документ в пакете). В нём содержится информация о подразделении, откуда пришёл документ, и уникальный идентификатор документа.

Рис. 2. Обработка документов.

Верификация данных

После обработки пакетов на сервере создается очередь на верификацию: система подсвечивает красным цветом символы, в которых она по каким-то причинам сомневается. 
Проверка полей на этапе верификации происходит на основе имеющейся нормативно-справочной информации из учетной системы, архива. Справочники ведутся централизованно в Docsvision, откуда синхронизируются в учетную систему и систему распознавания. Если на бумаге указаны неправильные или неполные данные, то система может распознать контрагента (проверить по ИНН) и подтянуть недостающие данные. 

Шаблоны документов 

Компания ABBYY предоставляет шаблоны для наиболее популярных документов, с помощью которых можно осуществить проверку (например, суммы по НДС). Можно делать шаблоны самостоятельно: в рамках проекта были созданы шаблоны неформализованных документов – в том числе, актов, которые оформляются разными организациями в различных форматах. 

Работа с архивом, отчётность

В случае, если необходимо сделать определенную подборку образов документов, в Docsvision делается выборка документов, а затем с помощью специально реализованной кнопки можно выгрузить на диск все приложенные по отмеченным документам файлы. Этот функционал востребован при передаче документов проверяющим органам, судам, проведении аудитов.

Эффект от внедрения решения

• Сокращение времени на ввод данных в 4-6 раз
• Повышение качества данных в информационных системах.
• Освобождение времени квалифицированных сотрудников – операторы выполняют работу по вводу данных быстрее и дешевле.
• Электронный архив наполняется автоматически, без трудозатрат со стороны сотрудников компании
• Быстрая окупаемость проекта (6-10 месяцев)

Реализовать проект позволили конструктор карточек, конструктор процессов и интеграционные шлюзы Docsvision – в данном случае, шлюз к 1С.

Платформа Docsvision обладает всеми параметрами, необходимыми для успешной реализации подобного проекта: гибкая, мощная система, позволяющая обрабатывать различные процессы и имеющая интеграцию с «1С». Внедрение решения по автоматизации ввода первичной документации – это выгодный проект, обеспечивающий качественный результат. 

Партнёр

IT-компания оказывает услуги по всем аспектам управления информацией на предприятии. Комплексное внедрение информационных технологий: исследование бизнес-процессов предприятия, создание IT-стратегии, поставка оборудования и ПО, установка и кастомизация корпоративных систем и интеграция с внешними сервисами.