«Восток-Запад»
Москва
Легкая промышленность, Пищевая промышленность, Торговля, Услуги
Год начала проекта: 2018
ГК «Восток-Запад» перешла на использование на системы электронного документооборота Docsvision 5. Исполнителем проекта выступила компания «Эркер».
Главная задача системы — обеспечить автоматизацию договорного и внутреннего документооборота. Основной объём документов составляют договоры с контрагентами, что обусловлено спецификой деятельности компании.
О компании
ГК «Восток-Запад» – крупнейший в России поставщик продуктов питания в сегменте HoReCa. ГК занимается дистрибуцией, оказывает транспортные услуги, а также ведет 3PL и 4PL бизнес.
Головной офис ГК «Восток-Запад» расположен в Москве, а её филиальная сеть охватывает территории России, Беларуси и Казахстана.
- ГК «Восток-Запад» работает с большим количеством контрагентов (более 20 000);
- Ежедневно осуществляет свыше 4 500 доставок на всей территории России, Беларуси и Казахстана.
Реализация проекта
Большинство документов проходят несколько стадий согласования. В процессе задействованы торговые представители, специалисты отделов закупок, МТО, юристы, экономисты, а также специалисты службы безопасности и внутреннего контроля. Система необходима для упрощения взаимодействия как между сотрудниками внутри компании, так и с контрагентами — от инициирования проверки контрагентов до согласования и подписания договоров ПЭП и УКЭП, реализованного средствами СЭД.
Помимо договоров, в системе согласуются заявки на расход средств, выписываются доверенности, МЧД и другие внутренние документы.
Чтобы упростить процесс внедрения и использования новой системы, компания решила отказаться от десктопного решения СЭД и полностью перейти на использование веб-клиента.
Уникальные разработки
- Реализация специальной проверки контрагентов, согласование и подписание договоров и дополнительных соглашений (типовых и нетиповых) с подключением внешних сервисов/систем проверок (SAP, Casebook, DAdata, и других).
- Реализация интеграционных решений между внутренними и внешними информационными системами компании (преимущественно SAP).
- Внедрение модуля МЧД, максимально упрощающего процессы работы с машиночитаемыми доверенностями (от создания до регистрации в ФНС).
Эффект от внедрения
- Повышение прозрачности и безопасности сделок.
- Сокращение временных и трудозатрат на обработку документов.
- Повышение качества бизнес-процессов внутри компании за счёт их оптимизации и упрощения.
Дальнейшее развитие
Проект сопровождает собственная команда IT-специалистов заказчика. Помимо этого, специалисты компании «Эркер» – сертифицированного партнёра «ДоксВижн» – продолжают реализовывать сложные интеграционные решения и модификации СЭД Docsvision.
Для повышения качества и эффективности рабочих процессов ГК «Восток-Запад» стремится к полной автоматизации, а также цифровизации бизнес-процессов.
