ДЕМОЦЕНТР

Всероссийское общество инвалидов

  • Москва
  • Государственный сектор, Здравоохранение и медицинская промышленность
  • Год начала проекта: 2018
Описание проекта

Крупнейшей российской организации, объединяющей людей с инвалидностью, Всероссийскому обществу инвалидов, удалось сделать более эффективными работу с корреспонденцией и процессы обработки внутренней документации. Работы по реализации проекта автоматизации в системе Docsvision выполнялись силами сотрудников компании «Смарт-Докс» - нашего партнёра в московском регионе.

Теперь вся работа с обращениями граждан, входящими, исходящими письмами и организационно-распорядительными документами полностью происходит в системе электронного документооборота. 

Сегодня ВОИ – это:

  • более 1,5 млн человек
  • 24 300 первичных организаций
  • 2 100 местных
  • 83 региональные организации

Главная цель ВОИ - содействие инвалидам в осуществлении равных прав и возможностей с другими гражданами Российской Федерации; защита общих прав и интересов инвалидов; содействие в интеграции инвалидов в современное общество.

Задачи проекта

Учитывая специфику деятельности Общества, в т.ч. работу с большим количеством обращений граждан, значительную численность сотрудников и наличие отделений ВОИ в каждом регионе Российской Федерации, в первую очередь было необходимо автоматизировать работу с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения, служебные записки) и корреспонденцией (входящие, исходящие письма). 

Выбор системы

Проектной командой заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации. Выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision 5, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. 

После аудита существующих процессов ВОИ экспертами «Смарт-Докс» были собраны и систематизированы основные требования, подготовлено и согласовано техническое задание, выполнена настройка решения в инфраструктуре заказчика, после чего проведено тестирование и обучение сотрудников работе в системе. На этапе опытной эксплуатации оказывалась гарантийная поддержка.

Проект был полностью завершён за 2 месяца 

По его итогам весь внутренний документооборот ведётся в системе Docsvision:

  • учет и рассмотрение входящей корреспонденции,
  • подготовка и согласование исходящих писем,
  • подготовка, согласование и отслеживание исполнения ОРД (приказов, распоряжений, служебных записок).

Эффект от использования системы

1. Ушла в прошлое проблема поиска документов, т. к. система Docsvision содержит информацию по всей документации, сократились сроки согласования документов, не теряются промежуточные версии документов.

2. Процессы ознакомления сотрудников с приказами или выполнения поручений стали прозрачными

3. Значительно сократились сроки рассмотрения и подготовки ответов на поступающие в ВОИ обращения, что является важным моментом с учетом большого объема поступающих писем от граждан и организаций. Сегодня обращения поступают: в виде бумажных документов, по электронной почте, а также с сайта http://www.voi.ru из раздела «Обращения граждан», поэтому была сделана интеграция сайта с системой Docsvision. 

4. Повысилось качество исполнительской дисциплины во всех подразделениях, теперь роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision.

По окончании проекта внедрения руководитель Всероссийского общества инвалидов получает полную картину по работе ВОИ и на практике убедился, что Docsvision делает процесс рассмотрения обращений эффективным - автоматизированы регистрация писем и вынесение резолюции по ним.

В будущем ВОИ и «Смарт-Докс» планируют дальнейшее сотрудничество по части подключения СЭД Docsvision в региональных отделениях общественной организации.

Партнер
Smart-Docs
Smart-Docs - Факты о Smart-Docs: - Разработчик готового решения электронного документооборота на платформе Docsvision, охватывающего 80% документов компаний - Команда профессионалов с опытом разработки и внедрения решений на платформе Docsvision более 12 лет - Постоянно анализирует потребности рынка и развивает свой продукт, усовершенствуя его возможности для клиентов Что выполняет компания Smart-Docs: Внедрение готового решения электронного документооборота, автоматизирующего работу с полным перечнем документов компании: • Входящая и исходящая корреспонденция, ОРД (приказы, распоряжения, служебные записки) • Работа с контрагентами • Протоколы заседаний органов управления • Нормативно-справочная информация (инструкции, регламенты, положения) • Управление командировками • Контроль исполнительской дисциплины Реализация проектов любой сложности по автоматизации бизнес-процессов в компаниях различных отраслей: тендерно-закупочная деятельность, управление процессом производства с момента поступления заявки на поставку до отгрузки продукта заказчику, организация проектного управления на предприятиях любой отрасли, автоматизация полного цикла управления командировками и авансовыми отчетами, автоматическая обработка внутренних заявок сотрудников (на компенсацию ГСМ, организацию представительских мероприятий, прочие выплаты и т. д), управление изменениями различных нормативно-технических документов компании, бюджетирование и подготовка фин.отчетности, организация обмена юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами с использованием системы Диадок, выполнение задач по интеграции Docsvision c другими приложениями (1С:Предприятие, Microsoft Office SharePoint, Microsoft Office Project, SAP, ABBYY Scan Station и т. д.) Предоставление услуг сопровождения платформы Docsvision любого уровня: • Предоставление консультаций и разрешение возникающих инцидентов в соответствии с утвержденным SLA • Выполнение произвольных работ по модификации системы Сервис «Docsvision по подписке» - это возможность для компаний быстро развиваться и соответствовать постоянно растущим ожиданиям клиентов! • Подходит для компаний, желающих перевести работу с документами в электронный вид без больших единовременных затрат на внедрение и техническую составляющую (дополнительное оборудование, сотрудники ИТ-подразделения и т.п.) • Возможность начать работать в СЭД Docsvision в кратчайшие сроки – в системе уже выполнены настройки, охватывающие 80% документов компаний • В рамках ежемесячного платежа компания получает стабильно работающую СЭД и возможность обращения за консультациями и решением инцидентов к специалистам Smart-Docs