Для продуктивной работы любой фирме очень важно устраивать коллективные обсуждения той или иной проблемы. Именно поэтому руководители компаний и отделов любят организовывать совещания. Самое главное, чтобы такие сборы сотрудников проходили как можно эффективнее и не превращались в бессмысленную полемику. Для избегания возможных ошибок, стоит как можно ответственнее подойти к подготовке совещания. Конечно, подготовка к совещанию может отнимать много сил и времени. Но точно спланированное собрание – это залог получения успешного результата. Подготовка совещаний включает в себя несколько важных аспектов.
В первую очередь при подготовке совещания, определите основную проблематику встречи, четко сформулируйте результат, который вы хотите видеть по итогу собрания. Может быть, нужно провести небольшие встречи внутри подразделений, ответственных за выполнение какой-то части задания, над которым вы работаете. Они сэкономят время итоговой встречи, сбалансируют количество участников, дадут конкретные ответы, которые помогут при обсуждении основной задачи.
Также при подготовке совещания обратите внимание на количество вопросов, которые вы хотите обсудить. Если они слишком разнородны, то те сотрудники, в чью компетенцию не входят какие-либо из пунктов повестки, будут пассивными слушателями. Вряд ли они будут заинтересованы вникать в проблему. Насколько эффективной может быть такая встреча?
К тому же, пытаясь охватить все вопросы сразу, вы рискуете растянуть совещание, превысить лимиты времени, или скомкать наиболее важные его аспекты.
Если при подготовке совещания вы четко сформулировали тематику, будет нетрудно определить круг заинтересованных участников. Кто как не они может точно и исчерпывающе ответить на ваши вопросы? В совещании должны принимать участие сотрудники, которые действительно вовлечены в рамки конкретного процесса. При подготовке совещаний помните, что сотрудники, не задействованные в процессе, зря потеряют время, неприглашенные сотрудники, ответственные за дальнейшее выполнение, могут упустить важные моменты, озвученные на встрече.
В процессе подготовки совещания необходимо тезисно выделить основные мысли, которые Вы хотите донести до участников собрания. Для разъяснения особо трудных для понимания задач часто используются вспомогательные материалы. Например, при подготовке к совещанию Вы можете создать небольшую презентацию в Power Point или распечатать графики и таблицы с важной информацией. Не бойтесь требовать того же и от других участников при подготовке к совещанию.
Различные электронные программы позволяют упростить подготовку к совещанию!
За счет хорошо продуманного графика встреч и современных технических решений подготовка совещаний может стать легче. С помощью современных СЭД, легко правильно организовывать и планировать совещания, своевременно рассылать уведомления, оповещения и задания и их дальнейший контроль исполнения. Имея карту задач, которые были назначены по итогам встречи, вам будет проще планировать дальнейшие совещания по конкретному вопросу: обсуждать промежуточные результаты или двигаться к достижению новых целей.
Подготовка совещаний – это ответственный труд, приносящий свои плоды. Такие СЭД, как Docsvision, способствует экономии Вашего времени!
