Конечная продуктивность совещания зависит от правильной организации и последующего контроля выполнения заданий, назначенных в ходе обсуждения. Но не стоит забывать, что само проведение совещания тоже должно быть организовано достаточно четко и структурировано. Какие основные правила стоит соблюдать? Как организовать проведение совещаний? Как можно автоматизировать организацию совещания с помощью Docsvision, чтобы встреча прошла эффективно?
Во-первых, назначая встречу, четко обозначьте повестку. Что вы хотите получить в результате? Ознакомить сотрудников с новой информацией? Разрешить вопрос, который задерживает развитие проекта? Получить отчет о работе подразделений?
Во-вторых, убедитесь, что все участники осведомлены о цели встречи, имеют достаточную информацию о предмете обсуждения, в ином случае вы рискуете потратить много времени, пытаясь ввести коллег в курс дела.
В-третьих, пропишите для каждого участника «зону ответственности»: круг вопросов, на которые он должен ответить.
Кроме того, обязательно определите время проведения совещания, установите регламент выступления для всех участников.
Подобные организационные вопросы легко решаются с помощью Docsvision.
Соблюдая эти несложные правила, вы подготовите команду к продуктивному проведению совещания и сократите не только его продолжительность, но и исключите необходимость повторного совещания по тому же вопросу. Что стоит учесть непосредственно во время встречи:
Эффективность проведения совещания – это качественное и своевременное выполнение всех заданий, которые были определены его решениями. Проанализировать итоги встречи также можно с помощью системы. Docsvision предоставит вам полную статистику о проведенных встречах, проанализировав которую и выявив узкие места, вы сделаете проведение совещаний более эффективным. Docsvision предоставит вам следующую информацию:
Коэффициент эффективности встречи как соотношение процента рассмотренных и нерассмотренных вопросов.
