Стандарты документационного обеспечения управления (ДОУ) складывались на протяжении долгого времени и отражают лучшие практики организации работы с документами в крупных организациях. Служба делопроизводства любой крупной компании работает согласно законодательству и общим стандартам ДОУ. Но, несмотря на то, что работа любого отдела делопроизводства тщательно регламентирована, в ней все равно есть место для небольшой «революции» в плане технического оснащения и внедрения современных систем, позволяющих упростить работу с документами, не отменяя ни стандартов, ни, тем более, законодательства.
Работа в системе электронного документооборота для многих компаний уже стала привычным, необходимым условием обеспечения бесперебойной и эффективной работы. Какие плюсы получит служба делопроизводства от использования СЭД?
Все документы любой организации обладают определенным набором реквизитов и оформляются по определенному стандарту. Критерий качества составления документа заключается как раз в правильном указании всех необходимых реквизитов и соблюдении правил оформления, принятых в компании. В Docsvision для каждого типа документов может быть заранее настроен шаблон — образцовый вариант документа, который уже заполняется по заведенному стандарту. Во-первых, наличие шаблонов в системе позволяет сократить время на их разработку или поиск документа, который можно взять за образец. Во-вторых, заполнить шаблон гораздо быстрее, чем начинать работу «с нуля». И в-третьих, при изменении стандарта предприятия достаточно изменить один шаблон в одном месте — начиная с этого момента все вновь созданные документы будут оформлены в соответствии с ним.
С помощью Docsvision также удобно производить учет документов, так как СЭД организует четкую систему нумерации документов. При «ручной» нумерации может возникать масса ошибок: номер может быть присвоен черновику документа или задан прошедшей датой. С использованием СЭД такая проблема отпадает. Может быть воплощена любая система нумерации, которая позволит присваивать номера, в которых будет содержаться информация о подразделении, из которого вышел документ, авторе, дате создания и т.д. Это существенно упросит поиск документов и их дальнейшее структурированное хранение.
