Многопрофильное медицинское учреждение, входящее в число крупнейших в стране, приняло решение упорядочить и автоматизировать документооборот, связанный с закупками. Инициаторы проекта стремились повысить прозрачность принятия решений о закупках, ускорить согласование заявок на закупку и спецификаций, а также упростить учёт совершённых закупок и управление выделенными бюджетами.
Выбор платформы Docsvision был обусловлен её гибкостью и способностью автоматизировать сложные процессы документооборота. Другими важными факторами стали: возможность кастомизации системы под нужды организации, надёжные инструменты интеграции, поддержка специфических требований заказчика. Возможности платформы были хорошо известны заказчику, так как ранее в учреждении была внедрена система делопроизводства на базе Docsvision.
Интегратором решения «Управление закупками» на платформе Docsvision выступил серебряный партнёр «ДоксВижн» – компания «Инкейс Корп», накопившая большой опыт внедрения подобных систем в государственных учреждениях.
Перед проектной командой были поставлены следующие задачи:
Проектная команда разработала и внедрила систему для создания заявок, согласования и уведомления участников процесса. В системе реализованы гибкие настройки прав доступа для различных категорий пользователей.
В рамках проекта была разработана карточка заявки на закупку, сокращающая объем ручной работы для пользователей. Так, часть полей в карточке заполняются автоматически – в зависимости от значений, введённых в предыдущие поля.
Согласование заявок в организации предполагает большое количество этапов, поэтому новое решение автоматически управляет маршрутами согласования. Необходимый маршрут определяется в зависимости от данных, введенных в карточку. Логика перехода между этапами вычисляется в зависимости от решения, принятого на очередном этапе согласования.
Кроме того, специалисты «Инкейс Корп» разработали веб-форму для подготовки стандартизированных приложений к договорам с поставщиками – спецификаций на товары, работы и услуги, которые планируются к закупке. Спецификации можно экспортировать из системы и импортировать в неё.
При реализации проекта учитывалась специфика работы с документами в медицинском учреждении, в том числе строгий контроль безопасности данных, особенности закупок медицинских и немедицинских товаров, бюджетирование, последовательность согласования и другие важные для заказчика факторы.
Проект, включая этапы проектирования, внедрения и тестирования, был выполнен в течение 6 месяцев.
Процессы создания, регистрации и согласования заявок на закупку переведены в цифровую форму и включены в общий контур электронного документооборота организации на единой платформе Docsvision. Заказчик получил прозрачную и гибкую систему для управления закупками, которая облегчает работу всех участников взаимодействия и упрощает принятие верных управленческих решений.
Систему одновременно используют до 50 сотрудников медицинского учреждения: инициаторы закупок, согласующие, специалисты отдела закупок и руководители, контролирующие процесс. Ежемесячно в системе обрабатывается более 200 заявок на закупку.
Внедрение системы позволило существенно снизить трудозатраты на обработку документов. Время на административные операции сократилось на 40%, скорость согласования заявок – выросла на 200%.
