Электронная подпись (ЭП) для юридического лица

• 
  Владимир Андреев
• 13 марта 2021
• Статьи

Внедрение систем электронного документооборота на предприятиях приобретает повсеместный характер. Топ-менеджмент стремится усовершенствовать рабочий процесс и сократить время на обработку бумажной корреспонденции. Чтобы полноценно работать с электронными документами, необходимо использовать электронную подпись (ЭП) различных видов. Без неё процедура использования СЭД будет неполной, поскольку юридическая значимость документов не подтверждается надлежащим образом. Такие документы нельзя отправить в качестве отчётности проверяющим органам или контрагентам.

Электронная подпись (ранее использовался термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) для юридического лица — это аналог «мокрой подписи», которую руководитель или уполномоченный сотрудник наносят на бумажный экземпляр вручную для подтверждения подлинности документа. Она может включаться непосредственно в тело цифрового файла, либо отправляться адресату в одном пакете с ним. ЭП представляет собой последовательность символов с разной степенью защиты, которая генерируется с помощью специальной криптографический программы. Она характеризуется уникальностью и принадлежностью к определенному сотруднику в компании. В случае, когда подписывается должностное лицо, в закодированных символах прилагается официальная печать.

В 2021 году обновился установленный формат электронный подписи, теперь существует ЭП физического лица и ЭП юридического лица, установлены новые правила цифрового подписания документов.

Безопасность передачи информации и защита ЭП от взлома или копирования обеспечиваются современными программными средствами. Но технические нюансы создания защиты не влияют на доступность и широкое распространение ситуаций использования цифровой подписи — разобраться с применением ЭП сможет любой человек с базовыми знаниями ПК.

Преимущества использования и сферы применения ЭП

Использование ЭП для юридического лица позволяет значительно оптимизировать рабочий процесс:

• повышение эффективности документооборота внутри компании;
• усиление защиты и увеличение конфиденциальности обмена информацией;
• отсутствие необходимости в дополнительной проверке достоверности данных;
• значительное сокращение времени на пересылку документов;
• усовершенствование процедуры отправки отчетности в специализированные органы;
• участие в документообороте на международном уровне.

Современная подпись цифрового типа применяется юрлицами в следующих сферах деятельности:

• регистрация новой организации через Интернет без участия нотариуса в подтверждении бумаг;
• электронные торги — в качестве организаторов или поставщиков;
• участие в госзакупках на предназначенном для этого сайте (согласно 223-ФЗ);
• передача отчетности в электронном формате — бухгалтерская и финансовая документация, налоговые декларации, данные в соответствующие фонды;
• размещение информации на сайтах Роскомнадзора и Росимущества;
• электронное декларирование для таможенных товаров.

Виды цифровой подписи

В общем случае электронная подпись представляет собой комплекс, состоящий из:

• специализированного ПО — программа для функционирования сертификата ключа;
• электронной ёмкости для хранения ключа — смарт-карта или защищенный флеш-накопитель;
• сертификата ключа проверки — непосредственно подпись, обладающая юридической значимостью и содержащая сведения о собственнике, индивидуальном номере регистрации, сроке действия, наименовании и адресе удостоверяющего центра.

Электронная подпись для юридического лица по степени защиты информации делится на виды:

• Простая. Используются несложные пароли и коды. Отвечает только за подтверждение личности человека, отправившего тот или иной файл. Применима во внутреннем и внешнем документообороте. Не может быть задействована при визировании файлов, содержащих сведения, составляющие гостайну.
• Неквалифицированная ЭП (НЭП) . Дополнительно к идентификации пользователя отвечает за подтверждение того факта, что файл не изменялся с момента его подписания. Как и в случае с предыдущим видом может приравниваться к бумажному документу только при наличии предварительной договоренности обеих сторон деловых отношений и согласно положениям законодательства. Должны быть прописаны правила использования и обязанности лица, которое пользуется подписью.
• Усиленная квалифицированная. Считается полноценным эквивалентом собственноручной подписи на бумажном документе. Должна быть подтверждена сертификатом, который выдается удостоверяющим центром, прошедшим аккредитацию. Объединяет в себе характеристики двух предыдущих видов. Усиленная квалифицированная ЭП отличается повышенным уровнем защиты и конфиденциальности информации. Она сопровождается ключом проверки, для её создания применяют сложные программные средства.

Поддержка электронной подписи в Docsvision

В целях правильного функционирования электронная подпись для юридического лица должна быть не только оформлена надлежащим образом, но и использоваться в системах электронного документооборота, техническая реализация которых отвечает актуальным требованиям законодательства.

Платформа Docsvision полностью соответствует ФЗ в сфере электронной подписи и поддерживает все виды ЭП, возможна работа с любым криптопровайдером. Среди прочих преимуществ системы можно выделить удобство оформления как простой, так и квалифицированной подписи на любом устройстве.

Поддержка ЭП юридического лица – один из ключевых аспектов организации юридически значимого документооборота как внутри компании, так и при обмене электронными документами с контрагентами или госорганами.

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»