Электронное делопроизводство

Делопроизводство трактуется словарями и стандартами как «документационное обеспечение управления». При бумажном делопроизводстве оно базируется на требованиях к работе с документами в процессе управления — от регистрации до списания в архив. Эти требования в электронном делопроизводстве реализуются в учетных карточках документов и заданий, а также маршрутах их движения в процессе обработки документа.

Для государственных органов и крупных предприятий с государственным участием характерна форма административного делопроизводства. Эта форма описана рядом стандартов и отличается необходимостью тотального учета документов, фиксации их движения в процессе управления и долгосрочного хранения в традиционных бумажных архивах.  

Для коммерческих предприятий небольшого и среднего масштаба чаще используется упрощенная форма электронного делопроизводства, решающая задачи управления документами в ограниченных масштабах. Чаще всего в таком случае учитываются наиболее важные документы, по которым либо имеются государственные требования по организации их учета и хранения, либо важность определяется масштабом рисков при утере или искажении или несвоевременной обработке таких документов. Чаще всего к важным предприятия относят переписку с государственными органами, с заказчиками и поставщиками, договорные документы, документы кадрового учета и должностные инструкции.

Основной функцией документа является информационная — он содержит информацию, от точности, оперативности и достоверности которой зависит эффективность работы предприятия. Работа с документом на предприятии всегда является групповой — разные сотрудники выполняют с документом разные действия — составляют, анализируют содержание, принимают решения, формируют и исполняют поручения. Это делает неотъемлемой частью электронного делопроизводства кроме самого документа еще и задания, выданные по нему сотрудникам.

Задания образуют отдельный информационный поток. У них тоже имеются маршруты, поскольку задание может быть перепоручено (делегирование) или разделено на несколько «дочерних» заданий нескольким исполнителям (декомпозиция). Для административного делопроизводства характерна специальная форма задания — резолюция. Вынесение резолюции по документу — завершающая часть принятия управленческого решения.

Похожие публикации
3 октября 2022
ИТ-лидеры, выбирая систему, опираются на технологический стек и желание сделать продукт комфортным для бизнес-пользователей.
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!