Делопроизводство трактуется словарями и стандартами как «документационное обеспечение управления». При бумажном делопроизводстве оно базируется на требованиях к работе с документами в процессе управления — от регистрации до списания в архив. Эти требования в электронном делопроизводстве реализуются в учетных карточках документов и заданий, а также маршрутах их движения в процессе обработки документа.
Для государственных органов и крупных предприятий с государственным участием характерна форма административного делопроизводства. Эта форма описана рядом стандартов и отличается необходимостью тотального учета документов, фиксации их движения в процессе управления и долгосрочного хранения в традиционных бумажных архивах.
Для коммерческих предприятий небольшого и среднего масштаба чаще используется упрощенная форма электронного делопроизводства, решающая задачи управления документами в ограниченных масштабах. Чаще всего в таком случае учитываются наиболее важные документы, по которым либо имеются государственные требования по организации их учета и хранения, либо важность определяется масштабом рисков при утере или искажении или несвоевременной обработке таких документов. Чаще всего к важным предприятия относят переписку с государственными органами, с заказчиками и поставщиками, договорные документы, документы кадрового учета и должностные инструкции.
Основной функцией документа является информационная — он содержит информацию, от точности, оперативности и достоверности которой зависит эффективность работы предприятия. Работа с документом на предприятии всегда является групповой — разные сотрудники выполняют с документом разные действия — составляют, анализируют содержание, принимают решения, формируют и исполняют поручения. Это делает неотъемлемой частью электронного делопроизводства кроме самого документа еще и задания, выданные по нему сотрудникам.
Задания образуют отдельный информационный поток. У них тоже имеются маршруты, поскольку задание может быть перепоручено (делегирование) или разделено на несколько «дочерних» заданий нескольким исполнителям (декомпозиция). Для административного делопроизводства характерна специальная форма задания — резолюция. Вынесение резолюции по документу — завершающая часть принятия управленческого решения.
