Электронный архив технических документов: возможности, преимущества, этапы создания

• 
  Чернышев Алексей
• 29 января 2025
• Статьи

Для крупных производственных предприятий, хранящих и использующих сотни тысяч или миллионы технических документов, связанных с оборудованием, зданиями и сооружениями, архив – критически важный фонд знаний. Его перевод в электронный вид это одна из непростых, но необходимых задач.

Оцифровка архивов предотвращает риски утраты документов по причине их старения и поддерживает организационную базу знаний вне зависимости от возможного увольнения ключевых сотрудников. Кроме того, она обеспечивает сохранность информации в случае стихийных бедствий, таких как пожары или наводнения, сокращает затраты на оборудование помещений, транспортировку и копирование.

Наличие на предприятии современного электронного архива технической документации из разряда «лучших практик» перешло в статус «индустриального стандарта». Сегодня электронный технический архив — часть интеллектуального капитала организации и её конкурентное преимущество, которое позволяет уверенно эксплуатировать, поддерживать и развивать производственную и материально-техническую базу.

Преимущества электронного технического архива

Электронный архив технических документов позволяет аккумулировать все инструкции, спецификации, чертежи и любые другие виды документов в едином цифровом пространстве. Доступ к нему имеют все службы, которым необходимы соответствующие данные.

Важнейшее преимущество цифровых архивов – скорость доступа к документам, ведь информация в электронном виде находится неизмеримо быстрее, чем в «твердой копии». При этом для поиска можно использовать не номенклатуру дел и не архивные шифры, а «человекочитаемые» атрибуты (такие, как ключевые слова).

Кроме того, не требуется физический доступ к архиву. Если у пользователя есть соответствующие права в информационной системе, то с документами можно работать удаленно (это особенно важно для инженерных служб).

Основные преимущества электронного технического архива для организации в целом:

1. Сокращение капитальных и операционных затрат на хранение документов

• Масштабируемость: цифровое хранилище легко расширяется за счет добавления серверов в ЦОД или облачных ресурсов.
• Экономия фонда оплаты труда: создание единого централизованного архива в географически распределенных компаниях позволяет снизить издержки на содержание персонала на местах.
• Сокращение затрат на печать и бумагу: нет необходимости в выдаче копий документов на руки эксплуатирующим службам.
• Снижение стоимости обслуживания и оборудования помещений: не требуется установка дополнительных стеллажей, обеспечение отопления и кондиционирования, освещения, охраны и т. д.

2. Усовершенствованная организация хранения и поиска документов

• Индексирование и обогащение метаданными: документы электронного архива обычно систематически переиндексируют при помощи единого набора классификаторов, что в дальнейшем гарантирует эффективную категоризацию и быстрый поиск.
• Управление версиями: электронные системы хранения могут предоставлять пользователям актуальные редакции документов, а также дают доступ к просмотру истории изменений.
• Полнотекстовый поиск: большинство электронных архивов позволяет находить конкретную информацию внутри документов (если последние содержат текстовый слой).
• Расширенные фильтры: поиск по типу документа, производственной площадке, виду оборудования или другим параметрам повышает скорость доступа к данным.

3. Обеспечение сохранности и безопасности технических документов

• Долговечность: цифровые документы в отличие от бумажных не ветшают со временем.
• Хранение в перспективе: электронные документы могут быть сконвертированы в новые форматы по мере развития технологий. Текущий формат долгосрочного архивного хранения PDF-A является открытым, что гарантирует его поддержку в обозримом будущем.
• Резервное копирование и восстановление: в отличие от бумажного, электронный архив можно регулярно «бэкапировать». Это обеспечивает сохранность документов в случае аварий или происшествий.
• Управление доступом и безопасность: технические документы ограниченного распространения защищаются многоуровневой системой авторизации, в том числе могут быть зашифрованы с применением криптографических средств для предотвращения несанкционированного доступа.

4. Соблюдение нормативных требований

• Соответствие 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: система электронного технического архива, разработанная компаниями «ДоксВижн» и «Диджитал Дизайн», позволяет обеспечить долговременное хранение согласно правилам Росархива. Она также дает возможность проводить корректное уничтожение документов (электронных и бумажных) по истечению регламентных сроков.

Таким образом, внедрение специализированной информационной системы помогает снизить затраты на ведение архива, добиться соответствия требованиям регуляторов, обеспечить долговременную сохранность технических документов и повысить эффективность работы с ними.

Возможности электронного архива технических документов для инженерных служб

Инженерные службы предприятия используют электронный архив технической документации, чтобы ускорить обслуживание оборудования, систем, зданий и сооружений, а также повысить качество своей работы.

Многомерная структура хранения, предусмотренная в системе электронного технического архива, позволяет организовать информацию по объектам капитального строительства, оборудованию и изделиям согласно различным критериям (типу, области применения, принадлежности). Таким образом обеспечивается быстрый доступ к требуемым документам.

Электронный технический архив подходит для документов любых форматов, в том числе исходных файлов САПР. В системе могут храниться руководства и справочники, технические чертежи. Это обеспечивает быстрый доступ к схемам, руководствам и прочей информации во время обслуживания оборудования.

Организация удаленного доступа к техническому архиву упрощает работу в условиях географически распределенной структуры предприятия. Сотрудники могут знакомиться с документами на своих мобильных устройствах «в полевых условиях» и оперативно получать необходимые данные, не возвращаясь в офис. Эксперты специализированных подразделений могут дистанционно просматривать документы, помогая техникам на месте устранять неполадки.

Современные решения, такие как «Архив технической документации на платформе Docsvision», позволяют вести совместную работу в реальном времени. В этом случае несколько пользователей параллельно просматривают один и тот же файл, получая к нему безопасный доступ по корпоративным каналам связи. При необходимости на базе технического архива и средств коммуникаций (например, разделов для комментирования в карточках документов), можно формировать базы знаний с функцией поиска по ключевым словам. Это помогает анализировать прошлые случаи обслуживания оборудования, выявлять повторяющиеся проблемы и устранять их.

Электронный технический архив позволяет автоматизировать процессы документооборота. Вот основные из них:

• передача документов на долговременное хранение;
• выдача бумажных экземпляров на руки;
• контроль актуальности документации;
• соблюдение сроков хранения.

Электронный архив на платформе Docsvision также позволяет автоматизировать оперативные процессы документооборота технических документов:

• разработку эксплуатационной документации;
• согласование и комплектование ремонтной документации;
• ведение учёта ремонтов и графиков подготовки соответствующих комплектов документов.

Для решения этих задач архив интегрируется с системами технического обслуживания и ремонта (ТОИР).

Учёт версий обеспечивает хранение всех редакций документов в одной карточке, предоставляя доступ к последним из них. Это снижает вероятность ошибок из-за использования устаревших данных. Также система позволяет отслеживать изменения в версиях для понимания модификаций оборудования или процедур.

Электронный технический архив может быть частью планов непрерывности деятельности (ПНД) или планов аварийного восстановления (ПАВ) организации. При отказе оборудования или в случае инцидентов безопасности он обеспечит быстрый доступ к важным техническим документам.

Таким образом, благодаря электронному техническому архиву инженерные службы могут повысить скорость и качество работы, сократить время простоев, обеспечить соответствие нормативным требованиям и автоматизировать процессы.

Как создать электронный архив технических документов

Приступая к созданию архива, необходимо идентифицировать основные роли его эксплуатантов (включая сотрудников инженерных и производственных подразделений, архивистов и ИТ-специалистов) и сформировать рабочую группу с привлечением пользователей всех видов.

Структурный последовательный подход к внедрению электронного архива гарантирует, что он станет надежным и удобным инструментом, будет на постоянной основе приносить пользу организации.

Основные этапы создания электронного архива технической документации:

1. Категоризация (систематизация) технических документов

Систематизация и категоризация единиц хранения – наиболее важный и сложный организационный этап. Во-первых, необходимо провести оценку/инвентаризацию имеющихся типов документации: руководств, чертежей, спецификаций и т. д.

Во-вторых, нужно оценить имеющиеся объемы бумажных и электронных документов и определиться с их состоянием для целей ретроконверсии (массовой оцифровки). На этом этапе стоит учитывать два важных фактора. Часть документов всё равно потребуется хранить в бумажном виде рядом с соответствующим оборудованием. Кроме того, для определения стоимости ретроконверсии может потребоваться несколько подходов. Это актуально для крупных бумажных архивов, которые накапливались годами или даже десятками лет и в которых не велось точного учета количества хранимых документов.

2. Выбор и настройка программного и аппаратного обеспечения архива

Далее необходимо определиться с программной платформой для создания электронного технического архива и выбрать исполнителя проекта. Технологические и функциональные возможности большинства современных систем хранения примерно одинаковы. Поэтому очень важно оценивать опыт использования определенной платформы и компетенции подрядчика в создании именно технических архивов, поскольку они имеют свою специфику. Отметим, что компания «Диджитал Дизайн» имеет многолетий опыт разработки и сопровождения крупных технических архивов на платформе Docvision.

Помимо программного обеспечения непосредственно архива, понадобится решение для оптического распознавания символов (OCR). Его задача — извлечь из скана документа (по сути, из картинки) текстовый слой — набор символов, по которым в дальнейшем можно выполнять поиск. Нередко OCR-система представляет собой отдельный программный продукт от специализированных компаний (Soyca, Content AI и другие), что обеспечивает наилучшее качество извлечения данных.

Необходимо также выбрать способ хранения оцифрованных данных: будет ли использоваться внешнее облачное хранилище или серверное оборудование в ЦОД предприятия. Следует учитывать, что скан-копии технических документов могут занимать весьма значительное дисковое пространство, которое должно быть приобретено и инсталлировано до запуска архива.

После выбора программно-технических решений начинается проект по их адаптации для конкретных задач организации. Первый этап процесса – проектирование архива. Затем в рамках настройки ПО и до массового ввода документов должна быть выполнена кастомизация системы, проведены тестирование (включая нагрузочное) и опытная эксплуатация на ограниченном объёме документов и пользователей.

3. Подготовка документов к сканированию

Сканирование — основополагающий процесс формирования электронного технического архива, позволяющий перенести информацию с бумаги на цифровые носители.

Перед сканированием документы должны быть подготовлены с помощью следующих операций:

• Инвентаризация и категоризация. Включает сбор всех физических и цифровых документов на одной или нескольких площадках сканирования, их группирование по типу, состоянию, формату и другим критериям.
• Экспертиза документов. Проводится для определения устаревших версий или дубликатов и их формализованного уничтожения.

Для проведения работ по массовому сканированию документов потребуется просторное помещение. Оно должно быть вентилируемым и кондиционируемым, иметь большое количество электрических розеток по всему периметру, хорошее искусственное и естественное освещение, мебель для комфортного размещения специалистов и документов: столы, стулья, стеллажи и т. д.

4. Ретроконверсия (массовая оцифровка технических документов)

Построение оптимального процесса массового сканирования — сложная задача, требующая опыта выполнения аналогичных проектов и применения принципов поточного производства, поэтому нередко такие работы отдают на подряд специализированным компаниям.

Процесс сканирования зависит от множества факторов. Приведем некоторые из них:

• Характеристика сканируемой документации: форматы (от А5 до 2А0, неформатные), состояние (нормальное, ветхое, с повреждениями/загрязнениями, выцветшим/неконтрастным изображением), размещение информации (одностороннее/двустороннее), цветность, материалы (бумага белая и цветная, калька, картон, «синька»), вид сшивки и возможность расшивки, степень конфиденциальности, возможность вывоза документов и т. д.
• Доступные ресурсы: используемое сканирующее и компьютерное оборудование, помещение для сканирования, организация рабочих мест, персонал.
• Специализированное программное обеспечение, которое используется для организации сканирования, обработки образов, индексирования и хранения электронных документов.

Важно правильно выбрать оборудование для сканирования. Оно может быть разных видов:

• Промышленные поточные сканеры: отличаются высокой скоростью работы, подходят для расшитых документов.
• Планшетные сканеры: необходимы для бережного преобразования нестандартных листов.
• Профессиональные протяжные сканеры: их можно использовать для чертежей и широкоформатных документов.
• Специализированные книжные сканеры: предназначены для книг и нерасшиваемых документов, а также для бережного бесконтактного обращения с ветхими и хрупкими документами.

Учитывая, насколько разнообразные технические документы хранятся в архивах крупных предприятий с многолетней историей, могут понадобиться любые из перечисленных выше видов оборудования. Приобретать их не всегда целесообразно, поэтому на массовую ретроконверсию имеет смысл привлекать подрядчиков.

Сканирование ветхих документов — отдельная задача, требующая высокой квалификации сотрудников и хорошего технического оснащения. Чтобы справиться с ней, потребуются бесконтактные сканеры, защитные пластиковые конверты, щадящее освещение и подклейка рваных листов.

Поскольку ретроконверсия больших архивов – дело весьма длительное и дорогостоящее, эту задачу можно решать поэтапно. Также можно сканировать документы по мере поступления запросов на них (при этом карточки в архиве должны быть заведены для всех документов).

5. Индексирование и классификация

Индексирование технических документов перед вводом в архив необходимо для того, чтобы их можно было легко найти и в случае необходимости извлечь.

Хорошей практикой является унификация. Все файлы документов архива должны именоваться исключительно согласно заранее определенным правилам, позволяющим по наименованию идентифицировать их принадлежность. Для каждой карточки документа должен использоваться UID (уникальный идентификатор), чтобы в дальнейшем к нему можно было адресоваться.

Также при формировании индекса стоит обратить особое внимание на разработку таксономии. Следует продумать категоризацию и иерархическую структуру папок для логичной организации хранения документов. Таксономия технических архивов обычно многомерная. Например, категоризация идет по объектам (площадка 1, площадка 2), по проектам (проект А, проект Б), по типу документа (чертежи, руководства, спецификации), по виду документации (проектная, исполнительная, разрешительная).

Не менее важен процесс присвоения метаданных. Документы, которые загружаются в электронный архив, должны обогащаться метаданными для облегчения дальнейшего поиска. По возможности стоит также задавать релевантные метки или ключевые слова. Важно использовать метаданные на основе справочников во избежание нарушения терминологии в части атрибутов документов при вводе (например, «руководство» вместо «инструкция»).

При формировании архивов долговременного хранения стоит ориентироваться на такие стандарты и законодательные регламенты, как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, ГОСТ Р 7.0.109-2024, а также на требования приказов Росархива от 31.07.2023 № 77, 20.12.2019 № 236.

Корректное индексирование документов очень важно для организации эффективного архива.

6. Наполнение архива и его ввод в эксплуатацию

После завершения процессов ретроконверсии и индексирования документы загружаются в рабочую среду архива, и к системе подключается основной массив пользователей. Проводится обучение сотрудников в соответствии с их ролями (архивиста, специалиста инженерной службы, ИТ-подразделения или другого функционального блока). Заранее готовится документация с инструкциями по использованию системы и решению возможных проблем, формируется группа поддержки пользователей.

С момента ввода архива в эксплуатацию все документы находятся в централизованном защищенном электронном хранилище, в котором для предотвращения потерь данных настраиваются регулярные резервные копии. Чтобы ограничить просмотр конфиденциальной информации, доступ регулируется ролями пользователей. При необходимости документы шифруются для дополнительной защиты. Обычно несколько месяцев электронный архив находится в стадии опытно-промышленной эксплуатации, в рамках которой происходят донастройки программного обеспечения: функциональность поиска тестируется, правильность установленных групп и ролей доступа проверяется с точки зрения соблюдения политик безопасности. Оценивается работа архива на различных устройствах и платформах пользователей. Проблемы с форматами файлов, отсутствием метаданных или неправильной классификацией документов также обнаруживаются и устраняются в процессе опытной эксплуатации.

7. Поддержка и развитие

На последнем этапе архив вводится в промышленную эксплуатацию и переходит в стадию поддержки и развития.

Регулярное обслуживание системы включает мониторинг её производительности и своевременное устранение возникающих технических проблем. Важно также с определённой периодичностью обновлять справочники атрибутов, включая организационно-штатную структуру, чтобы поддерживать их актуальность. Кроме того, необходимо соблюдать регламенты, уничтожая или архивируя документы в установленные законодательством сроки. Для обеспечения совместимости и информационной безопасности системы следует поддерживать её в актуальном состоянии, проводя регулярные обновления ПО и оборудования.

Наконец, для постоянного совершенствования работы электронного технического архива потребуется регулярный сбор обратной связи от пользователей.

Предложения Docsvision в области создания электронных архивов технической документации

Компания «ДоксВижн» предоставляет российскую low-code платформу Docsvision, обладающую рядом важных для построения электронных технических архивов возможностей:

• Горизонтальное и вертикальное масштабирование системы: хранение неограниченных объёмов документов, кластеризация серверов приложений и СУБД.
• Интеграционные сервисы: импорт XML-файлов совместно со скан-копиями документов, готовые коннекторы к ряду информационных систем, универсальный сервис интеграции.
• Low-code/no-code инструменты: более 10 конструкторов для настройки приложений, включая конструкторы разметок, процессов, представлений, ролей, видов документов, печатных форм и т. д.
• Настройки интеграции с мониторинговыми сервисами, например, с широко распространённым ПО Zabbix и его аналогами.
• Интеграция с OCR-системами: Soyca, Content AI и другими.
• Поддержка отечественных ОС: Astra Linux, РЕД ОС.
• Поддержка отечественных СУБД: Postgres Pro, Tantor.

Партнеры компании «ДоксВижн», такие как интегратор «Диджитал Дизайн», обладают специализированными решениями и богатым опытом создания электронных технических архивов.

Чернышев Алексей

Эксперт компании «Диджитал Дизайн»