Работнику в течение десятков лет могут понадобиться документы, подтверждающие различные аспекты его трудовой деятельности. Частые сценарии запроса архивных документов: подтверждение стажа, расчет пенсии, возможные конфликтные ситуации с работодателем.
По этой причине государство устанавливает требования к хранению кадровых документов организациями — кадровые документы обязаны храниться в течение длительных сроков (по некоторым видам документов до 75 лет), а также в соответствии с установленными законом правилами.
Если работодатель не ведёт кадровый архив, организации грозят заметные штрафы, поэтому ведение кадровых архивов документов организовано во всех крупных организациях.
Тематика кадровых архивов не нова, но до последнего времени эти архивы существовали исключительно в бумажном виде. С 2021 года, в связи выходом ФЗ №377 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и переходом на КЭДО, количество электронных документов в кадровом документообороте драматически возрастает, что ставит перед организациями задачу по организации архивов кадровых электронных документов.
После перехода к подписанию электронных кадровых документов электронной подписью у сотрудников кадровых служб возникает закономерный вопрос: как вести архив электронных кадровых документов?
Вот ряд аспектов, которые требуют внимания:
В соответствии со статьёй 22.3 ТК РФ работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. И сроки хранения одинаковы, вне зависимости от вида документа — электронный или бумажный. Только в редких случаях эти сроки составляют годы (справочник сроков хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236), в основном это десятки лет.
Для бумажных документов сохранность обеспечивается физическими мерами защиты и местами хранения, позволяющими хранить папки дел в течение нескольких десятков лет. Как обеспечить такую же защиту для электронных документов? Как организовать долговременное хранение документов в условиях возможного выхода из строя накопителей, как и чем открывать эти документы через десятки лет?
Кроме того, электронные кадровые документы подписываются электронной подписью. Именно она обеспечивает юридическую значимость документа, гарантируя неизменность документа и фиксируя факт подписания работником и работодателем. И, как известно, в отличие от бумажной подписи, электронная имеет небольшой «срок годности». Для стандартных видов электронных подписей этот срок равен одному году.
В течение года проверка валидности по электронной подписи проходит, далее юридическая значимость документа заканчивается, если не принять особых мер по усовершенствованию электронной подписи. Документ с истёкшей электронной подписью, валидность которой не может быть подтверждена, с большой долей вероятности не будет принят, к примеру, судом (хотя правоприменительной практики пока мало).
К тому же, имеющийся архив бумажных кадровых документов, уже накопленных организацией, не исчезает с переходом на КЭДО. Бумажные кадровые документы всё также надо хранить по правилам архивного дела. При этом вести два архива нецелесообразно, и речь идёт о том, что кадровый архив организации должен стать гибридным – то есть содержать как бумажные, так и электронные дела. Как организовать гибридное хранение кадровых электронных документов?
При использовании кадрового архива на платформе Docsvision на все эти вопросы появляются уверенные ответы.
Обеспечьте систематизацию и архивный учёт кадровых документов. В архивном деле для систематизации используется номенклатура дел – т.е. список наименований дел со сроками хранения. Также должны быть установлены регламенты по формированию кадрового архива.
Решение «Управление архивом» на платформе Docsvision позволяет составлять номенклатуру дел подразделений и архивных фондов, утверждать сводную номенклатуру дел организации. Дополнительно можно организовать оформление документов в «электронные личные дела», для удобства поиска информации. Электронный кадровый архив также предоставляет функции формирования комплектов кадровых документов (к примеру, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним) для соблюдения единых сроков хранения.
Следующая задача — обеспечить сохранность (защиту от утраты) кадровых электронных документов. Для этого все электронные кадровые документы необходимо собрать в собственном едином надёжном защищённом хранилище.
Вне зависимости от того, каким способом и через какое средство КЭДО были подписаны документы, они должны храниться в информационной системе, которая обеспечит:
Docsvision предоставляет следующие механизмы обеспечения сохранности и целостности:
Далее необходимо предоставить гарантии неизменности документов и подписей, т.е. реализовать сохранение юридической значимости документов на длительный срок.
Docsvision предоставляет следующие механизмы обеспечения сохранности и целостности:
К кадровому электронному архиву организация приходит с большим грузом бумажных документов. Бумажные документы также должны храниться в архиве (физическом) и по ним также должна быть возможность поиска, учёта мест хранения, систематизации, выдачи по запросу и уничтожения.
Организованная должным образом система управления кадровым архивом, такая как Docsvision, позволяет вести учёт гибридных дел хранения, и одинаково работать с электронными и бумажными документами.
Приём документов на долговременное хранение осуществляется на основании актов и описей дел. Кадровый электронный архив может пополняться из различных источников, таких как СЭД, КЭДО, ЭДО и других. Поэтому платформа архива должна позволять интегрироваться с внешними системами посредством стандартных интеграционных протоколов интерфейсов. Docsvision поддерживает интеграцию по API с любыми внешними источниками кадровых документов, а также предоставляет универсальный интеграционный сервис.
В процессе работы архива необходимо формировать обязательные учётные архивные формы: книги учёта поступления и выбытия дел, документов; описи дел, документов; листы-заверители и прочие. Также в архиве регулярно выполняются технологические операции, такие как:
Кроме готового набора функций, соответствующих требованиям Приказа №77 Росархива, электронный архив на базе Docsvision содержит встроенный редактор процессов, позволяющий настроить выполнение цепочек операций и периодических задач.
Даже кадровые документы не хранятся вечно, поэтому электронный архив автоматически отслеживает сроки передачи дел в архив, сроки хранения бумажных и электронных документов, проверяет состояние единиц хранения и передаёт дела по истечении сроков хранения на экспертизу ценности с формированием акта уничтожения и описи дел, документов. Также возможно формирование акта уничтожения персональных данных.
