Как ИТ-департаменту подготовиться к участию компании в налоговом мониторинге?
-
- 7 сентября 2021
- Статьи
Налоговый мониторинг — такая форма контроля, при которой на смену традиционным проверкам приходит обмен информацией между компанией. В ответ на «открытую игру» бизнес получает возможность оперативного согласования позиций по налогообложению совершаемых и планируемых сделок, минимизирует риски. Как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?
Рынок предлагает несколько вариантов доступа налоговой к IT-инфраструктуре компаний, но единого универсального решения пока нет. Специалисты RAMAX Group, Mail.ru Group и Docsvision поделились собственными практиками по внедрению систем налогового мониторинга на тематическом вебинаре.
Запись вебинара о подключении к системе налогового мониторинга в России
и подготовке ИТ-ландшафта компании к этому проекту
Выбор способа информационного обмена с ФНС
Какую форму налогового контроля лучше выбрать для компании? Казалось бы, самое простое решение в данной ситуации — дать инспектору ФНС логин и пароль от учётной системы предприятия и тем самым обеспечить необходимый ему доступ. Однако при таком подходе обнаруживаются следующие подводные камни:
- Неготовность внутренних IT-систем и процессов к «вторжению» извне. Как правило, в компаниях используется несколько систем с разным доступом и сложностью архитектуры. Стороннему пользователю будет сложно разобраться. Представление данных окажется неполным, разрозненным. А это напрямую противоречит требованиям открытого доступа обмена данными с ФНС.
- Дополнительная нагрузка на IT-специалистов компании. ИТ-шникам придётся обучать налоговиков, обеспечивать им поддержку, дорабатывать систему под возникающие потребности.
- Неструктурированное хранение данных в электронном архиве. Если архив не имеет чёткой структуры, не связан проводками с учётными системами, обеспечить сотрудников ФНС необходимой информацией будет невозможно.
Самый безопасный способ предоставления доступа к налоговой и бухгалтерской отчётностям — создание налоговой витрины. Она будет собирать всю необходимую информацию о деятельности предприятия для ФНС в рамках обычных функций бухгалтеров.
Преимущества налоговой витрины
- Простой, удобный доступ к налоговым данным и первичке через web-интерфейс.
- Автоматическая передача информации в ФНС. Грамотно выстроенные связи между сдаваемыми отчётами и расшифровывающими их налоговыми регистрами позволят на основании бухгалтерских проводок оперативно расшифровывать данные от декларации до первички. Можно автоматизировать ручной сбор форм отчётности и отражать их в XML-формате.
- Интеграция с электронным архивом. Документы в архиве связаны проводками. Первичные документы раскрываются в налоговой витрине по ссылке из электронного архива предприятия. Обеспечена юридическая значимость и безопасность хранения данных.
Витрина позволит аккумулировать информацию из ERP-систем, архивов и биллинга. Инспектор ФНС сможет расшифровать итоговую отчётность до уровня транзакций.
Создание витрины данных: функциональные и технические требования
Налоговая витрина не только предоставляет необходимые данные в ФНС, но и позволяет предприятиям проверять самих себя, находить и устранять ошибки в отчётности. Учитывая изменчивость законодательства и бизнес-процессов, важно, чтобы витрина всегда оставалась актуальной как для компании, так и для регуляторов. Для этого лучше всего подходят платформенные решения. Грамотная настройка платформы обеспечит дополнительный внутренний аудит, позволит выстраивать взаимодействие с другими контролирующими органами, например, с Казначейством РФ, Росреестром и другими министерствами. Гибкость настроек, возможность расширения представляемых данных и информационных срезов обеспечат постоянную актуальность решения.
Задачи, которые решает налоговая витрина на базе платформы
- Взаимодействие с ФНС в удобном для пользователей формате.
- Реализация собственного корпоративного контроля и аудита.
- Возможность настраивать взаимодействие с контролирующими органами и министерствами.
Витрина может использоваться в качестве хранилища финансовой информации. К примеру, Mail.ru Group на её основе прогнозирует налоговые показатели.
Электронный архив: выделить в отдельную систему
Налоговый мониторинг требует доступа сотрудников ФНС к данным по каждой транзакции. В такой ситуации удобно иметь единый архив бухгалтерских документов. Зачастую на предприятии документы хранятся в учётных системах или независимых системах, где были созданы. Электронный архив собирает все документы в одном месте, независимо от способа их создания.
Задачи электронного архива
- Неограниченная масштабируемость благодаря современной архитектуре ECM-решений.
- Возможность адаптации архива под меняющиеся требования контролирующих органов с соблюдением правил хранения и требований юридической значимости.
- Снижение стоимости владения системой, её сопровождения.
Электронный архив для обеспечения полноценной функциональности должен выстраиваться с учётом актуальных технических требований к масштабируемым и высоконагруженным ИТ-решениям. Поэтому создание цифрового архива, например, на базе ERP невозможно из-за разного класса и архитектуры этих систем. Решить задачу позволяют платформенные решения.
Функции электронного архива, которые важны для последующего создания цифровой витрины налоговых данных
- Средства оптимизации стоимости хранения данных в архиве и внедрение стратегий обеспечения резервного хранения и восстановления данных.
- Безопасность (защита данных, разграничение прав доступа) с поддержкой разных моделей безопасности.
- Инструменты интеграции с другими системами и приложениями, в том числе ERP-системой и системами ЭДО, наличие средств расширения в платформе.
- Управление структурой и метаданными документов, формирование учётных форм карточек их реестров без программирования.
- Удобный способ структуризации данных в архиве, внедрение классификаторов, тегирование документов и пр.
- Поддержка полнотекстового и атрибутивного поиска документов.
- Журнализация и контроль истории обработки данных.
- Работа с юридически значимыми документами — поддержка всех видов электронной подписи (ЭП) и интеграция с операторами ЭДО.
- Готовые модули для долгосрочного хранения данных.
- Создание архива налогового мониторинга, систем аудита, управления рисками, внутреннего контроля и пр.
- Поддержка Capturing-инструментов для захвата документов — потоковое сканирование, ввод документов, полученных по электронной почте и другим каналами обмена информацией.
Платформенные решения также предоставляют верхеуровневые инструменты настройки и кастомизации, с помощью которых можно оперативно (без полноценного программирования) доработать или изменить процессы обработки документов и представления данных.
Запись вебинара о создании электронного архива
с учётом актуальных изменений в законодательстве об электронной подписи
Внедрение системы налогового мониторинга. С чего начать?
Первым делом следует подать соответствующие документы в ФНС. Самым сложным из них является Регламент информационного взаимодействия. Его разработку лучше доверить опытным IT-интеграторам.
Далее производится глубокий анализ системы бизнес-процессов бухгалтерии предприятия.
Предварительная подготовка к проекту подключения системы налогового мониторинга
- Определение степени автоматизации процессов, соответствие подаваемой в налоговую службу отчётности её расшифровкам.
- Создание модели данных для раскрытия, проработка алгоритмов сбора регистров для создания связей между уровнями расшифровки.
- Анализ уровня системы внутреннего контроля (СВК), подготовка соответствующей документации на вступление или составление плана доработок СВК.
- Составление перечня рисков и контрольных процедур, формирование их матрицы.
Для успешной подготовки компании необходимо сформировать проектную команду из вовлечённых (и заинтересованных в корректном налоговом контроле) сотрудников бухгалтерии, отделов налогового учёта и отчётности, IT-специалистов. Впоследствии решение для цифровой витрины данных может дорабатываться. Его можно развить в мощный модуль для оперативной отчётности, формирования бюджетов, прогнозирования налоговых показателей, упрощения ведения внутреннего и внешнего аудита.
На базе налоговой витрины можно реализовать личные кабинеты руководителей, в которых топ-менеджмент в удобном web-интерфейсе сможет видеть сводную отчётность и проводить оценку бизнес-рисков.
Практика внедрения
IT-проект по подключению компании к системе налогового мониторинга обязательно будет включать в себя организацию электронного архива документов компании и создание витрины данных для налоговой (от прототипа до готового решения). Часто привлечение интегратора с опытом реализации проектов для налогового мониторинга является оправданным шагом, который сокращает количество итераций настройки сервисов и оптимизирует сроки подключения.
Электронный архив, построенный на платформе Docsvision, как основное хранилище данных, отвечает всем актуальным требованиям для дальнейшего разворачивания налоговой витрины.
Электронный архив организации →