Как ИТ-департаменту подготовиться к участию компании в налоговом мониторинге?

Налоговый мониторинг — такая форма контроля, при которой на смену традиционным проверкам приходит обмен информацией между компанией. В ответ на «открытую игру» бизнес получает возможность оперативного согласования позиций по налогообложению совершаемых и планируемых сделок, минимизирует риски. Как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?

Рынок предлагает несколько вариантов доступа налоговой к IT-инфраструктуре компаний, но единого универсального решения пока нет. Специалисты RAMAX Group, Mail.ru Group и Docsvision поделились собственными практиками по внедрению систем налогового мониторинга на тематическом вебинаре.

Запись вебинара о подключении к системе налогового мониторинга в России
и подготовке ИТ-ландшафта компании к этому проекту

Выбор способа информационного обмена с ФНС

Какую форму налогового контроля лучше выбрать для компании? Казалось бы, самое простое решение в данной ситуации — дать инспектору ФНС логин и пароль от учётной системы предприятия и тем самым обеспечить необходимый ему доступ. Однако при таком подходе обнаруживаются следующие подводные камни:

  • Неготовность внутренних IT-систем и процессов к «вторжению» извне. Как правило, в компаниях используется несколько систем с разным доступом и сложностью архитектуры. Стороннему пользователю будет сложно разобраться. Представление данных окажется неполным, разрозненным. А это напрямую противоречит требованиям открытого доступа обмена данными с ФНС.
  • Дополнительная нагрузка на IT-специалистов компании. ИТ-шникам придётся обучать налоговиков, обеспечивать им поддержку, дорабатывать систему под возникающие потребности.
  • Неструктурированное хранение данных в электронном архиве. Если архив не имеет чёткой структуры, не связан проводками с учётными системами, обеспечить сотрудников ФНС необходимой информацией будет невозможно.

Самый безопасный способ предоставления доступа к налоговой и бухгалтерской отчётностям — создание налоговой витрины. Она будет собирать всю необходимую информацию о деятельности предприятия для ФНС в рамках обычных функций бухгалтеров.

Преимущества налоговой витрины
  • Простой, удобный доступ к налоговым данным и первичке через web-интерфейс.
  • Автоматическая передача информации в ФНС. Грамотно выстроенные связи между сдаваемыми отчётами и расшифровывающими их налоговыми регистрами позволят на основании бухгалтерских проводок оперативно расшифровывать данные от декларации до первички. Можно автоматизировать ручной сбор форм отчётности и отражать их в XML-формате.
  • Интеграция с электронным архивом. Документы в архиве связаны проводками. Первичные документы раскрываются в налоговой витрине по ссылке из электронного архива предприятия. Обеспечена юридическая значимость и безопасность хранения данных.
 

Витрина позволит аккумулировать информацию из ERP-систем, архивов и биллинга. Инспектор ФНС сможет расшифровать итоговую отчётность до уровня транзакций.

Создание витрины данных: функциональные и технические требования

Налоговая витрина не только предоставляет необходимые данные в ФНС, но и позволяет предприятиям проверять самих себя, находить и устранять ошибки в отчётности. Учитывая изменчивость законодательства и бизнес-процессов, важно, чтобы витрина всегда оставалась актуальной как для компании, так и для регуляторов. Для этого лучше всего подходят платформенные решения. Грамотная настройка платформы обеспечит дополнительный внутренний аудит, позволит выстраивать взаимодействие с другими контролирующими органами, например, с Казначейством РФ, Росреестром и другими министерствами. Гибкость настроек, возможность расширения представляемых данных и информационных срезов обеспечат постоянную актуальность решения.

Задачи, которые решает налоговая витрина на базе платформы
  • Взаимодействие с ФНС в удобном для пользователей формате.
  • Реализация собственного корпоративного контроля и аудита.
  • Возможность настраивать взаимодействие с контролирующими органами и министерствами.

Витрина может использоваться в качестве хранилища финансовой информации. К примеру, Mail.ru Group на её основе прогнозирует налоговые показатели.

Электронный архив: выделить в отдельную систему

Налоговый мониторинг требует доступа сотрудников ФНС к данным по каждой транзакции. В такой ситуации удобно иметь единый архив бухгалтерских документов. Зачастую на предприятии документы хранятся в учётных системах или независимых системах, где были созданы. Электронный архив собирает все документы в одном месте, независимо от способа их создания.

Задачи электронного архива
  • Неограниченная масштабируемость благодаря современной архитектуре ECM-решений.
  • Возможность адаптации архива под меняющиеся требования контролирующих органов с соблюдением правил хранения и требований юридической значимости.
  • Снижение стоимости владения системой, её сопровождения.

Электронный архив для обеспечения полноценной функциональности должен выстраиваться с учётом актуальных технических требований к масштабируемым и высоконагруженным ИТ-решениям. Поэтому создание цифрового архива, например, на базе ERP невозможно из-за разного класса и архитектуры этих систем. Решить задачу позволяют платформенные решения.

Функции электронного архива, которые важны для последующего создания цифровой витрины налоговых данных
  • Средства оптимизации стоимости хранения данных в архиве и внедрение стратегий обеспечения резервного хранения и восстановления данных.
  • Безопасность (защита данных, разграничение прав доступа) с поддержкой разных моделей безопасности.
  • Инструменты интеграции с другими системами и приложениями, в том числе ERP-системой и системами ЭДО, наличие средств расширения в платформе.
  • Управление структурой и метаданными документов, формирование учётных форм карточек их реестров без программирования.
  • Удобный способ структуризации данных в архиве, внедрение классификаторов, тегирование документов и пр.
  • Поддержка полнотекстового и атрибутивного поиска документов.
  • Журнализация и контроль истории обработки данных.
  • Работа с юридически значимыми документами — поддержка всех видов электронной подписи (ЭП) и интеграция с операторами ЭДО.
  • Готовые модули для долгосрочного хранения данных.
  • Создание архива налогового мониторинга, систем аудита, управления рисками, внутреннего контроля и пр.
  • Поддержка Capturing-инструментов для захвата документов — потоковое сканирование, ввод документов, полученных по электронной почте и другим каналами обмена информацией.

Платформенные решения также предоставляют верхеуровневые инструменты настройки и кастомизации, с помощью которых можно оперативно (без полноценного программирования) доработать или изменить процессы обработки документов и представления данных.

Запись вебинара о создании электронного архива
с учётом актуальных изменений в законодательстве об электронной подписи

Внедрение системы налогового мониторинга. С чего начать?

Первым делом следует подать соответствующие документы в ФНС. Самым сложным из них является Регламент информационного взаимодействия. Его разработку лучше доверить опытным IT-интеграторам.

Далее производится глубокий анализ системы бизнес-процессов бухгалтерии предприятия.

Предварительная подготовка к проекту подключения системы налогового мониторинга
  1. Определение степени автоматизации процессов, соответствие подаваемой в налоговую службу отчётности её расшифровкам.
  2. Создание модели данных для раскрытия, проработка алгоритмов сбора регистров для создания связей между уровнями расшифровки.
  3. Анализ уровня системы внутреннего контроля (СВК), подготовка соответствующей документации на вступление или составление плана доработок СВК.
  4. Составление перечня рисков и контрольных процедур, формирование их матрицы.

Для успешной подготовки компании необходимо сформировать проектную команду из вовлечённых (и заинтересованных в корректном налоговом контроле) сотрудников бухгалтерии, отделов налогового учёта и отчётности, IT-специалистов. Впоследствии решение для цифровой витрины данных может дорабатываться. Его можно развить в мощный модуль для оперативной отчётности, формирования бюджетов, прогнозирования налоговых показателей, упрощения ведения внутреннего и внешнего аудита.

 

На базе налоговой витрины можно реализовать личные кабинеты руководителей, в которых топ-менеджмент в удобном web-интерфейсе сможет видеть сводную отчётность и проводить оценку бизнес-рисков.

Практика внедрения

IT-проект по подключению компании к системе налогового мониторинга обязательно будет включать в себя организацию электронного архива документов компании и создание витрины данных для налоговой (от прототипа до готового решения). Часто привлечение интегратора с опытом реализации проектов для налогового мониторинга является оправданным шагом, который сокращает количество итераций настройки сервисов и оптимизирует сроки подключения.

Электронный архив, построенный на платформе Docsvision, как основное хранилище данных, отвечает всем актуальным требованиям для дальнейшего разворачивания налоговой витрины.

Электронный архив организации →
Похожие публикации
15 октября 2021
Одним из инструментов решения задачи сохранности данных является электронная подпись (ЭП).
29 июля 2021
Когда в компании назревает потребность во внедрении системы электронного документооборота, часто выбор решения ложится на руководителей ИТ-отдела. Всегда хочется выбрать разумное лучшее, учесть максимум нюансов на старте и реализовать проект успешно.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.