Как ИТ-департаменту подготовиться к участию компании в налоговом мониторинге?

• 
  Алексей Рождественский
• 7 сентября 2021
• Статьи

Налоговый мониторинг — такая форма контроля, при которой на смену традиционным проверкам приходит обмен информацией между компанией. В ответ на «открытую игру» бизнес получает возможность оперативного согласования позиций по налогообложению совершаемых и планируемых сделок, минимизирует риски. Как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?

Рынок предлагает несколько вариантов доступа налоговой к IT-инфраструктуре компаний, но единого универсального решения пока нет. RAMAX Group, Mail.ru Group и Docsvision готовы поделиться собственными практиками по внедрению систем налогового мониторинга на вебинаре, запланированном на 16 сентября.

Выбор способа информационного обмена с ФНС. Какой наиболее подходит и почему?

Казалось бы, самое простое решение в данной ситуации — дать инспектору ФНС логин и пароль от учётной системы предприятия и тем самым обеспечить необходимый ему доступ. Однако при таком подходе обнаруживаются следующие подводные камни:

• Неготовность внутренних IT-систем и процессов к «вторжению» извне. Как правило, в компаниях используется несколько систем с разным доступом и сложностью архитектуры. Стороннему пользователю будет сложно разобраться. Представление данных окажется неполным, разрозненным. А это напрямую противоречит требованиям открытого доступа обмена данными с ФНС;
• Дополнительная нагрузка на IT-специалистов компании. ИТ-шникам придётся обучать налоговиков, обеспечивать им поддержку, дорабатывать систему под возникающие потребности;
• Неструктурированное хранение данных в электронном архиве. Если архив не имеет чёткой структуры, не связан проводками с учётными системами, обеспечить сотрудников ФНС необходимой информацией будет невозможно.

Самый безопасный способ предоставления доступа к налоговой и бухгалтерской отчётностям — создание налоговой витрины. Она будет собирать всю необходимую информацию о деятельности предприятия для ФНС в рамках обычных функций бухгалтеров.

Преимущества налоговой витрины:

• Простой, удобный доступ к налоговым данным и первичке через web-интерфейс;
• Автоматическая передача информации в ФНС. Грамотно выстроенные связи между сдаваемыми отчётами и расшифровывающими их налоговыми регистрами позволят на основании бухгалтерских проводок оперативно расшифровывать данные от декларации до первички. Можно автоматизировать ручной сбор форм отчётности и отражать их в XML-формате;
• Интеграция с электронным архивом. Документы в архиве связаны проводками. Первичные документы раскрываются в налоговой витрине по ссылке из электронного архива предприятия. Обеспечена юридическая значимость и безопасность хранения данных.

Витрина позволит аккумулировать информацию из ERP-систем, архивов и биллинга. Инспектор ФНС сможет расшифровать итоговую отчётность до уровня транзакций.

Создание витрины данных: каким функциональным и техническим требованиям нужно соответствовать?

Налоговая витрина не только предоставляет необходимые данные в ФНС, но и позволяет предприятиям проверять самих себя, находить и устранять ошибки в отчётности. Учитывая изменчивость законодательства и бизнес-процессов, важно, чтобы витрина всегда оставалась актуальной для компании. Для этого лучше всего подходят платформенные решения. Грамотная настройка платформы обеспечит дополнительный внутренний контроль, позволит выстраивать взаимодействие с другими контролирующими органами, например, с Казначейством РФ, Росреестром, другими министерствами. Гибкость настроек, возможность донастройки и расширения представляемых данных и информационных срезов обеспечат актуальность решения в дальнейшем.

3 задачи, которые успешно решает витрина на базе платформы:

• Взаимодействие с ФНС в удобном для пользователей формате;
• Реализация собственного корпоративного контроля и аудита; 
• Возможность настраивать взаимодействие с контролирующими органами и министерствами. 

Витрина может использоваться в качестве хранилища финансовой информации. К примеру, Mail.ru Group на её основе прогнозирует налоговые показатели.

Электронный архив должен выделяться в отдельную систему. Почему?

Налоговый мониторинг требует доступа сотрудников ФНС к данным по каждой транзакции. В такой ситуации удобно иметь единый архив бухгалтерских документов. Зачастую на предприятии документы хранятся в учётных системах или независимых системах, где были созданы. Электронный архив собирает все документы в одном месте, независимо от способа их создания.

Задачи, которые решает электронный архив:

• Неограниченная масштабируемость благодаря современной архитектуре ECM-решений;
• Возможность адаптации архива под меняющиеся требования контролирующих органов с соблюдением правил хранения и требований юридической значимости; 
• Снижение стоимости владения системой, её сопровождения.

Создание архива — обязательные технические и функциональные требования

Создание современного электронного архива на базе ERP невозможно из-за разного класса и функциональности этих систем. Решить задачу позволяют платформенные решения.

Функции, которые должны учитываться при построении электронного архива:

• Средства оптимизации стоимости хранения данных в архиве и внедрение стратегий обеспечения резервного хранения и восстановления данных;
• Безопасность (защита данных, разграничение прав доступа) с поддержкой разных моделей безопасности;
• Инструменты интеграции с другими системами и приложениями, в том числе ERP-системой и системами ЭДО, наличие средств расширения в платформе;
• Управление структурой и метаданными документов, формирование учётных форм карточек, их реестров без программирования;
• Удобный способ структуризации данных в архиве, внедрение классификаторов, тегирование документов и пр.;
• Поддержка полнотекстового и атрибутивного поиска документов; 
• Журнализация и контроль истории обработки данных; 
• Работа с юридически значимыми документами — поддержка всех видов ЭЦП и интеграция с операторами ЭДО;
• Готовые модули для долгосрочного хранения данных; 
• Создание архива налогового мониторинга, систем аудита, управления рисками, внутреннего контроля и пр.;
• Поддержка Capturing-инструментов для захвата документов — потоковое сканирование, ввод документов, полученных по электронной почте и другим каналами обмена информацией.

Внедрение системы налогового мониторинга. С чего начать?

Первым делом следует подать соответствующие документы в ФНС. Самым сложным из них является Регламент информационного взаимодействия. Его разработку лучше доверить опытным IT-интеграторам. Далее проект витрины проходит все стандартные этапы, как и любой другой проект, но с учётом специфики. Производится глубокий анализ системы предприятия.

Предварительная подготовка проекта включает:

1. Определение степени автоматизации процессов и соответствия подаваемой в налоговую службу отчётности её расшифровкам;
2. Создание модели данных для раскрытия, проработка алгоритмов сбора регистров для создания связей между уровнями расшифровки;
3. Анализ уровня СВК, подготовка соответствующей документации на вступление или составление плана доработок СВК;
4. Составление перечня рисков и контрольных процедур, формирование их матрицы. 

Справиться с этими непростыми задачами по силам вовлечённой в проект команде, в которую входят сотрудники налогового и бухгалтерского отделов, IT-специалисты. Впоследствии витрина может дорабатываться. На основе имеющегося решения может реализовываться мощный модуль для оперативной отчётности, формироваться бюджеты, упрощаться ведение внутреннего и внешнего аудита.

В будущем на базе налоговой витрины могут реализовываться кабинеты руководителей, где топ-менеджмент может видеть сводную отчётность и проводить оценку бизнес-рисков.

Практика внедрения

Узнать больше о том, как на деле внедряется налоговая витрина, и ознакомиться с интересными кейсами можно на вебинаре «Налоговый мониторинг: цифровизация, прозрачность, партнёрство». 16 сентября эксперты Mail.ru Group, RAMAX Group и Docsvision поделятся своим опытом и ответят на вопросы. Для участия предварительно зарегистрируйтесь.