Курс на кадровый безбумажный электронный документооборот!

Какие преимущества даёт бизнесу переход на электронный кадровый документооборот?

  • Ускорение процессов согласования и утверждения кадровых документов;
  • Контроль движения документов;
  • Снижение риска утраты документов;
  • Ускорение поиска документов по параметрам.

Несмотря на очевидные преимущества перехода на электронный кадровый документооборот, нормативно-правовая база затрудняла ведение кадрового делопроизводства в электронном виде. Период самоизоляции стал катализатором для ускорения разработки новых инициатив. Например, 5 мая стартовал эксперимент по переходу на кадровые электронные документы без необходимости дублирования их на бумаге. Он продлится до 31 марта 2021 г. Параллельно разрабатываются новые законы и поправки: Проект ФЗ № 736455-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора).

Большинство кадровых документов можно перевести в электронный вид уже сегодня. Если взять все кадровые документы, которые компания использует в оперативной деятельности, и разложить их на три группы риска при переводе в электронный вид, то получится следующая группировка:

  1. 90 документов характеризуются низким риском перевода в электронный вид. Для этих документов отказ от бумаги напрямую разрешён трудовым законодательством или кадровый документ не является обязательным согласно требованиям трудового законодательства.
  2. 65 документов отмечены умеренным риском перевода в электронный вид. Для них трудовое законодательство прямо не запрещает использование электронного документа, имеется положительная практика использования электронного документа и неизвестна негативная судебная практика, однако существуют определённые риски и необходима соответствующая нормативная подготовка.
  3. 45 документов характеризуются высоким риском перевода в электронный вид. Относительно этих документов не предусмотрено ведение делопроизводства в электронном виде или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов.

Вывод: при должной нормативной подготовке более 75% всех видов кадровых документов могут быть переведены в электронный вид уже сегодня. Параллельно компания имеет возможность автоматизировать большую часть бизнес-процессов: подготовка и согласование документов, процесс архивирования. Какое решение выбрать для кадрового электронного документооборота, читайте в статье Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн» на сайте hr-elearning.ru.

Похожие публикации
28 апреля 2021
Рассказываем, как организация может поддержать юридически значимый документооборот внутри и с контрагентами на платформе Docsvision.
24 марта 2021
Сергей Курьянов рассказывает, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.