Опыт автоматизации претензионно-исковой работы в корпорациях

• 
  Ирина Чеча
• 21 августа 2023
• Статьи

Представим ситуацию, когда компания получает претензию и ответственному юристу требуется собрать всю информацию по спору: контракт – в договорном отделе или архиве, первичку – в бухгалтерии, официальную переписку – в канцелярии, неофициальную – в бизнес-подразделениях компании. В процессе выясняется, что предмет договора был специфичным и требует уточнения. Но сотрудник, который отвечал за исполнение договора, уже не работает в компании. Заменивший его специалист, которому теперь поручили подготовить ответ на претензию не понимает, что именно и в какие сроки требуется сделать. В результате юрист не может собрать полного комплекта документа и выходит на судебное заседание не до конца подготовленный. Не смотря на весь профессионализм от полного фиаско его может спасти только то обстоятельство, что у второй стороны дела с документами обстоят также. А если нет – как обеспечить порядок в документах и автоматизировать претензионно-исковую работу?

Претензионно-исковая работа, как и договорный процесс, встроены в организацию и объединяют несколько подразделений: юристов, закупки, бухгалтерию и финансы, бизнес-юниты. Часто возникает ситуация, когда специалисты перегружены, тогда инструменты для автоматизации могут упростить работу. Как ИТ-системы могут упростить работу корпоративному юристу?

Договорной процесс во многих организациях уже автоматизирован на базе систем электронного документооборота. Они забирают на себя задачи маршрутизации документов, их создания на основе выверенных шаблонов или консолидации после правок. Претензионно-исковая работа во многом не столь регламентирована и автоматизирована слабее. 
Документы, связанные с претензиями и исками, требуют централизованного хранения. К сожалению, на практике чаще корпоративные юристы их хранят в файловых папках – хорошо, если на общем сервере, а не на личных компьютерах. Другая частая проблема – подготовка отчетов. Даже если в организации решена задача автоматизации претензионно-исковой работы, документы хранятся централизованно, система отчётов может не соответствовать текущим бизнес-запросам, и юристам приходится собирать их вручную.

Отчётность в таблицах в различных разрезах: входящие претензии, исходящие, споры в разрезе контрагентов, регионов, сумм исков – отнимает у юристов ценное время, которое могло быть более продуктивным. При этом эти отчеты требуются не только юридическому департаменту, но и бизнес-подразделениям, финансовому блоку. И в какой-то мере помогает выстраивать работу всех подразделений, но не выполняется из-за трудоемкости или выполняется в ущерб другим задачам. Автоматизация позволяет оперативно вытраивать отчеты по различным запросам.

Кто выиграет от автоматизации претензионно-исковой работы?

• Бизнес-подразделения, которые инициируют исходящие претензии и обращения в суд. Они заинтересованы получить деньги с должников или защитить собственные финансовые потери/издержки. Как авторы претензий они заинтересованы в получении отчетности по своим делам.
• Корпоративные юристы, ответственные за претензионно-исполнительскую работу, нуждаются как минимум в системе, в которой хранятся все документы, необходимые для предоставления в суд из бухгалтерии, финансовой службы и канцелярии. Но лучше, если система упрощает ежедневную работу.

Какие фичи могут облегчить работу корпоративных юристов?

1. Отслеживание статусов судебных разбирательств на основе данных, получаемых из систем «Электронное правосудие» и других. 
2. Контроль собственных задач и задач, которые реализуют другие подразделения по делу, по статусам, срокам, результатам.
3. Формирование отчетов по различным критериям.
4. Накопление информации по всем делам в едином месте в структурированном виде с возможностью передавать дела другим сотрудникам без потери качества работы.
5. Накопление в собственной системе актуальных данных из КАД Арбитр.
6. База знаний, составленная на основе ведения дел и представления интересов предприятия в арбитраже.

• Руководители юридических подразделений могут видеть загрузку сотрудников и контролировать сроки по важным делам и событиям. А в интересах юридического департамента выстраивать диалог с другими бизнес-подразделениями. Хотя за результат претензионно-исковой работы отвечают юристы, но они не являются владельцами процессов и информации, из-за которых происходит разбирательства. ИТ-система должна позволить упорядочить коммуникацию с бизнес-подразделениями, чьи интересы защищают юристы.
• Топ-менеджмент концентрирует внимание на деньгах и репутации компании. Их не интересует предмет каждого спора, но им требуется картина в целом: наличие текущих споров и их перспективы, финансовые последствия, какие необходимы платежи и в каком размере, статус разбирательств. Эта отчетность должна быть наглядной, простой и содержательной – то есть помогать принимать управленческие решения. 

Какие задачи решает ИТ-система для управления претензионно-исковой работой?

1. Бизнес-процессы в части УПИР становятся более прозрачными, контролируемыми.
2. Меньше документов теряется
3. Процесс подготовки отчетов становится автоматическим, высвобождая сотрудников на работу с делами
4. Сбор информации в различных разрезах происходит быстрее, а сотрудники тратят в десятки раз меньше времени на подготовку консолидированных отчетов
5. Появляется техническая основа для развития методологии ПИР в организации
6. Накапливается база знаний по ПИР и реализуется механизм быстрого и удобного поиска внутри систему на подобии Яндекс «найдется все»
7. Обеспечивать инструментарий для претензионной работы: учет поступающих претензий, подготовка ответов на претензии, управление жизненным циклом претензий контрагентам
8. Ведение исковой работы: подготовка материалов и передача их в суд, изучение документов по искам, ведение банка данных по исковой работе

Мы поняли, зачем необходима автоматизация, каких целей она позволяет достигать на разных уровнях организации. Попробуем сформулировать требования к системе.

ИТ-система должна решать функциональные задачи пользователей. Им нужен инструмент, который поможет эффективнее справляться с задачами и не задерживаться на работе, не проигрывать дела, не выполнять чужие обязанности, не терять деньги, а приумножать выигрыш. Если переложить это на язык бизнес-задач, то система должна соответствовать следующим требованиям:

1. Создавать единое структурированное хранилище документов с возможностью удобного поиска и правом доступа к данным по ролям
2. Для территориально распределенных компаний обеспечивать удалённую работу филиалов и подразделений
3. Накапливать информацию в справочниках (суды, инстанции, виды решений, классификаторы споров, судьи)
4. Сопровождать досудебное и судебное производство с помощью карточек дел, учета инстанций
5. Управлять последовательностью работ и задач в рамах обработки претензии, подготовки обращений в суд

Более узкие требования:

1. Получать актуальную информацию по делам (даты заседаний, судья, решения инстанции) в результате интеграции с картотекой арбитражных дел
2. Унифицировать наименование контрагентов в результате интеграции с учетными системами
3. Получать информацию о документах, которые были согласованы или получены от контрагента, через канцелярию в результате интеграции с системой электронного документооборота или архива.

Что должна уметь система для управления претензионно-исковой работой?

Скачать буклет бесплатно

• Необходимо собрать данные, уже накопленные в организации по претензионно-исковой работе, и организовать их таким образом, чтобы мигрировать в новую систему. Также важно в самом начале определить, какие данные и в каком формате необходимы. Какие из них мы можем унифицировать с помощью справочников, которые будем загружать из внешних систем.
• Чтобы юристам было удобно работать с системой, важно организовать доступ ко всем документам дела из одного окна, в 1-2 клика. И чтобы накапливать все материалы по делу в системе не иметь ограничения на число прикрепленных документов к каждому делу.
• Продумать шаблоны документов и возможность создания новых документов на их основе.
• Почтовые уведомления из системы иногда рассматриваются как спам. Но если продумать систему оповещений, то такие уведомления помогут получать действительно только нужную оперативную информацию.
• Учесть формы отчетов, которые запрашивает бизнес от юридической службы, и реализовать эти требования. Дополнительно поддержать возможность выгрузки отчетов в формате XLS, чтобы специалисты могли оперативно формировать специфические отчеты

При соблюдении всех этих условий система «взлетит» и станет инструментом для работы пользователей, а не обузой.

Практический кейс автоматизации УПИР

СУЭК, крупнейшая угледобывающая компания России и одна из ведущих компаний отрасли в мире, применила решение "Управление претензионно-исковой работой", разработанное партнёром Docsvision, компанией RKIT. Ранее в СУЭК претензионно-исковая деятельность велась с помощью разрозненных систем, как промышленных, так и самописных. Однако, требования юридической службы к управлению судебными делами и построению отчётности многократно переросли возможности этих решений. Одновременно с этим имелись сложности со стабильностью работы ПО, из-за чего сотрудникам часто приходилось повторно вводить данные и переделывать отчёты.

В результате модернизации системы для ПИР корпоративные юристы смогли оперативно строить отчёты, консолидировать данные, а также хранить все документы по делу в системе. Была выполнена интеграция с внешними информационными системами, что обеспечило возможность нормализации справочников и мониторинга судебных заседаний. В результате удалось избавиться от дублирования информации по контрагентам, судьям, судам и, как следствие, минимизировать ошибки при вводе данных. По сравнению со старыми системами новое решение для ведения судебных дел позволяет загружать неограниченное число файлов, определять иерархию представления, хранить информацию обо всех изменениях. Подробнее о кейсе.

Ирина Чеча

Менеджер по связям с общественностью «ДоксВижн»