Организация совещаний

Этап организации совещаний очень важен. От того, как вы сможете выстроить организацию, зависит количество, продолжительность и продуктивность встреч, информативность и ценность решений.  

В чем же заключается эффективная организация совещаний? 

Планируя совещание, заранее продумайте основные вопросы, на которые вы хотите получить ответы. Многие совещания назначаются с формулировкой — обсуждение текущих дел. Будьте готовы к тому, что вы получите разрозненную информацию обо всем и ни о чем одновременно, которая не даст вам реальной картины дел. Поэтому всегда ясно и четко формируйте повестку встречи, определите вопросы, которые вы хотите обсудить. Исходите из формулировки целей, которые вы хотите достичь, и заданий, которые необходимо выполнить на пути к этой цели. К тому же они дадут вам ключ к ответу на вопрос о необходимой периодичности встреч, что позволит выстроить график совещаний, а значит, даст время сотрудникам для подготовки.

Будьте уверены в том, что сотрудники в курсе дел, которые предстоит обсудить, что у них есть исчерпывающая информация о тематике встречи. Если имеются информационные материалы с которыми участникам полезно предварительно ознакомиться — вложите их в приглашение на совещание. Это сэкономит ваше время на информирование работников, даст возможность каждому продумать решение задачи в рамках своих компетенций.

Правильно определите круг участников встречи. Оперативные совещания, на которых сотрудники обсуждают задачи, с которыми еще не сталкивались, могут породить множество вопросов, которые потребуют компетентного ответа. Уверены ли вы, что сможете сами на них ответить, не имея рядом сотрудника, который обладает точной и детальной информацией, определить трудозатраты на исполнение задачи, грамотно проставить сроки. Если по результатам совещания вы назначаете задачи сотрудникам, которые не участвовали в обсуждении, велик риск, что сроки не будут соблюдаться, так как были определены неверно, задача будет выполнена не так, как нужно, так как сотрудник не понял сути решения. Бывает и наоборот — среди участников совещания многие, не имеют отношения к сути вопроса. Они потеряли время, а вы так и не получили конструктивного результата.

По итогам встречи обязательно рассылайте протокол совещания всем участникам. Это самая важная часть организации совещания — информирование сотрудников о принятых решениях, постановка для исполнителей корректно сформулированных задач и сроков.

СЭД в помощь организации совещаний

Казалось бы, все организационные вопросы легко решает любая программа электронной почты или органайзер. Главный недостаток таких программ заключается в том, что они не позволяют в полной мере отслеживать процесс решения выработанных задач. В СЭД же легко может быть создано дерево заданий по итогам совещания, которое позволит увидеть этапы решения, ответственных сотрудников, сроки выполнений, сопутствующие документы и т.д.

Вывод — организация совещаний и контроль выполнения задач с использованием СЭД, позволяет экономить время сотрудников — не собирайте еще одну встречу для обсуждения результатов прошлого собрания — контролируйте процесс удаленно, не заставляя сотрудников составлять промежуточную отчетность для новой встречи.

Похожие публикации
28 апреля 2021
Рассказываем, как организация может поддержать юридически значимый документооборот внутри и с контрагентами на платформе Docsvision.
24 марта 2021
Сергей Курьянов рассказывает, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.