Почему лидеры российского бизнеса выбирают Docsvision?

• 
  Ирина Чеча
• 16 июня 2022
• Статьи

Как выбрать подходящую ECM/BPM-систему из десятка решений на рынке? Мы собрали ответ на этот вопрос от заказчиков и руководителей проектов, ответственных за развитие системы на базе платформы Docsvision в своих корпорациях. Поговорили о критериях выбора, о плюсах и минусах «коробочного» решения и платформы, о подходах в управлении проектами. В этой статье мы поделимся мнениями наших заказчиков.

• Владимир Поляков, руководитель проекта и руководитель фронт-офиса в компании Sucden. Используют платформу Docsvision в качестве системы электронного архива первичных бухгалтерских документов и системы маршрутизации между ОЦО в Москве и фронт-офисами на производственных площадках.
• Андрей Кузнецов, менеджер по развитию информационных систем фармацевтической компании Servier, руководитель программы проектов СЭД. На базе платформы Docsvision построен архив первичной документации, автоматизированы процессы проверки контрагентов, разрабатывается система управления договорной документацией.
• Руководитель проектов в ИТ-интеграторе нефтегазового сектора. Система на базе платформы Docsvision автоматизирует процессы и хранение документов юридической функции.
• Лина Лыскова, руководитель департамента внедрений «ДоксВижн».

Скоринговые таблицы vs демостенды – что важнее при выборе системы?

«Когда мы выбирали систему, то не смогли обойтись без больших сравнительных таблиц. Но они не были ключевым фактором в принятии решении. Каждому вендору мы отправляли описание процесса, требования к системе и просили за неделю подготовить прототип, который бы отвечал нашим требованиям. Очные демонстрации познакомили нас с командами и с реальными технологическими возможностями систем. Оказалось, реальность отличается от наших ожиданий. В результате длительного общения ИТ и бизнес-команд, анкетирования, сравнения стендов, мы определились», − руководитель проектов в ИТ-интеграторе нефтегазового сектора.

«Можно по-разному относиться к выбору, но наша компания выбирала платформу, как семья бы выбирала дом или машину. Поэтому мы сразу рассматривали для себя возможность тестового периода и демо. Мы выбрали реальный бизнес-процесс и автоматизировали его с помощью системы, которую эксплуатировали в течение полугода. Проект этот был небольшой, с маленьким числом пользователей. Мы составили чек-лист для оценки системы на 4 листа, но, по сути, все требования сводились к 4 важным для нас критериям. Мне кажется, наш опыт верный, и я готов рекомендовать такой подход. Советую проводить тендер в два этапа, когда вначале выбирается система, а затем среди партнёров вендора выбирается команда, которая будет реализовывать проект», − Андрей Кузнецов, менеджер по развитию информационных систем Servier.

Готовое решение vs платформа – ограничение или возможность?

«Коробочные решения скорее уже не актуальны, потому что каждая компания уникальна. В нашей компании, которая занимается производством сахара, есть свои особенности, например, расчёта себестоимости или особенности отражения в учётной системе давальческой схемы сырья. ИТ-решение, которое можно настроить, — это оптимальный выбор для нас, особенно если его модули покрывают текущие и будущие потребности, задают дальнейший вектор развития. Хотя мы тоже сначала хотели коробочное и готовое решение, но поняли, что лучше иметь набор модулей и широкие возможности настройки, чтобы оставаться гибкими в своих процессах», − Владимир Поляков, руководитель проекта и руководитель фронт-офиса в компании Sucden.

«Коробки» не востребованы, а прототипы очень востребованы. Они позволяют убедить бизнес-заказчика, что платформа может решить поставленную задачу. Прототипы позволяют построить мост для общения бизнеса и ИТ и решить проблему отсутствия взаимопонимания между заказчиком и исполнителем. Самое сложное – это понять, что хочет бизнес. Если ожидания сняты неправильно, то провал неизбежен, и дело не в используемой или предложенной технологии, а потому что изначально мы неправильно услышали заказчика. Самый большой риск провала любого проекта лежит тут. Когда бизнес-заказчик говорит о своих потребностях, но не может их конкретизировать, то тестирование прототипа как раз вскрывает настоящие потребности. Поэтому я за мощный технологический стек и наличие библиотеки прототипов, но не за «коробки». «Коробки» остались в прошлом», - руководитель проектов в ИТ-интеграторе нефтегазового сектора.

Agile vs waterfall – как развивать ИТ-решение после внедрения?

«Практика применения методологии Agile зависит от компании, от её культуры. Методология выбирается исходя из целей и задач. Сейчас весьма востребован гибкий подход или гибридные варианты. Наша внутренняя команда разработки СЭД решения работает в рамках 2-недельных спринтов, и мы развиваем систему в рамках продуктового подхода, выделяя в ней функциональные блоки, постепенно наращиваем её возможности. Если наш заказчик предлагает что-то попробовать в системе, то за 2-4 недели мы стараемся сделать прототип, а затем в течение ещё нескольких спринтов довести задумку до целевого состояния. Платформа Docsvision позволяет вести разработку в рамках такого подхода. При этом мы нередко предпочитаем waterfall-модель в работе с поставщиками и интеграторами», – Андрей Кузнецов, менеджер по развитию информационных систем фармацевтической компании Servier.

Успех проекта зависит от людей. Важно, чтобы в команде была налажена коммуникация и распределена ответственность.
Андрей Кузнецов поделился cвоим опытом в небольшом интервью.

«Скорость внедрения, скорость диалога между заказчиком и исполнителем задачи приобретает новое и большее значение, чем раньше. Потому что мы привыкли получать желаемое и видеть результат так же быстро, как нам привозят пиццу – за полчаса. Прототип позволяет быстро войти в проект, обсудить предметно задачу с бизнес-пользователями, зафиксировать требования и строить диалог с позиции понятной всем цели. Вектор развития Docsvision отвечает на этот запрос. Проектные команды создают стенды и прототипы решений, а затем доводят их до полноценного релиза или продукта в рамках методологии Agile», – подвела итог Лина Лыскова, руководитель департамента внедрений «ДоксВижн».

Ирина Чеча

Менеджер по связям с общественностью «ДоксВижн»