Поддержка МЧД в СЭД

Владимир Андреев
18 апреля 2023
Статьи

Законодательство обязывает все российские компании изменить процесс подписания электронных документов. С 1 сентября упраздняются УКЭП, которые ранее компании получали на юридические лица для работы в отдельных системах. Вместо них сотрудники смогут подписывать электронные документы своими личными электронными подписями. Такое право подписи подтверждает новый документ – машиночитаемая доверенность (МЧД). В МЧД фиксируется право выполнять одну и более операцию сотрудником или группе от имени организации. Подписывает МЧД первое лицо организации, которое получает электронную подпись юридического лица. Подробнее про изменения можно прочитать тут.

Из краткого описания того, как меняется структура работы с ЭП в организациях, следует необходимость адаптировать внутренние процессы и ИТ-системы под законодательные требования. При этом сроки, откровенно говоря, поджимают.

Какие сложности есть при переходе на МЧД?

Важное ограничение для перехода на новый формат ЭП – это необходимость обеспечить хранение МЧД и их передачу в единый реестр. Когда 1 сентября сотрудник от имени организации подписывает какой-то документ, то контрагент должен получить конверт, в котором содержится сам документ, сведения об ЭП и МЧД. Принимающая сторона должна убедиться в валидности ЭП и МЧД на момент подписания. И тут есть тонкий момент. МЧД может быть отозвана из-за смены должности сотрудника, но контрагент этого может не знать, и есть риск принять подписанный документ, не имеющий юридической силы. Проверить валидность МЧД можно в реестре, которой создаёт Минцифры. Поэтому при организации инфраструктуры для работы с МЧД необходимо обеспечить хранение МЧД, интеграцию с этим реестром и помнить про проверку валидности.

Какая инфраструктура нужна для управления МЧД?

ИТ-системы должны поддержать соответствующую инфраструктуру для работы с МЧД.

Необходимая функциональность для работы с МЧД:

Создание, согласование и подписание МЧД.
Хранение МЧД.
Передача данных по МЧД во внешние системы и хранилища.
Отслеживание сроков действия МЧД и выпуск новой до окончания срока действия предыдущей.
Процедура передоверия и отзыва.
Выпуск МЧД на несколько сотрудников, фиксация различных полномочий.

До начала осени 2023 года все организации должны реализовать достаточно крупные изменения в своих ИТ-системах, чтобы продолжить работать с электронной подписью после 1 сентября в новом формате.

Хорошая новость для пользователей Docsvision! Все перечисленные выше механизмы будут доступны в новом релизе web-клиента 17. Он упростит переход в рамках уже действующих систем или планируемых к запуску. О том, как поддержать работу с МЧД на платформе Docsvision, расскажем на вебинаре 25 мая.

Какие решения есть на рынке для управления МЧД?

Операторы ЭДО уже реализовали базовые требования для работы с ЭП и МЧД, описанные выше:

Создание и управление доверенностей
Ведение локального справочника кодов полномочий
Механизмы нанесения и верификации подписи в новом формате
Передача информации о выпущенных доверенностях в единый реестр
Проверка валидности получаемых МЧД

Предложение от операторов ЭДО позволяет оперативно поддержать новые правила, минимизировать затраты на модернизацию инфраструктуры. Однако законченное решение операторов ЭДО сложно интегрировать в сложную организационную структуру холдингов и крупных предприятий.

Ограничения при работе с операторами ЭДО:

Сервис ЭДО имеет определённый набор функциональности и не может адаптироваться под управление сложными процессами за границами типовых задач.
Сервис ЭДО не может быть использован во внутреннем контуре компании, например, для подписания кадровых документов.
Использование сервисов ЭДО для подписания документов контрагентам создаёт «информационный» разрыв с внутренними процессами, уже автоматизированными на базе внутрикорпоративных систем, СЭД.

Учитывая эти моменты, корпорации со сложной организационной структурой лучше поддержать работу с МЧД в корпоративной СЭД. Если компания автоматизирует работу с документами на базе российского решения, то ей достаточно перейти на актуальную версию продукта, которая поддерживает новые законодательные требования. Плюс настроить интеграции с сервисами, которые обеспечивают взаимодействие с единым Реестром МЧД и ЕСНСИ, возможно, произвести дополнительные настройки процессов управления МЧД. Данные работы требуют времени и финансовых ресурсов. Зато обеспечат интеграцию всех функций обработки документов «в одном окне», возможность произвольной кастомизации процессов и учета требований конкретной организации.