23 октября 2024
В статье рассматриваются аспекты организации кадрового архива с учетом требований законодательства РФ по хранению юридически значимых документов.
Поддержка МЧД в СЭД
- Владимир Андреев
- 13 мая 2024
- Статьи
С 1 сентября 2023 года государство обязало все компании изменить процесс подписания электронных документов. С 1 сентября 2023 года сертификат КЭП (Квалифицированная Электронная Подпись) юрлиц выдаются только лицам, действующим от имени юрлиц без доверенности, т.е. руководителям организаций. Теперь у сотрудника, которые не является руководителем организации, есть два способа подписывать электронные документы от имени юрлица:
- КЭП юрлица, который был выдан до 31 августа 2023 года – данный способ разрешён до 31 августа 2024 года;
- КЭП физлица и предоставлением электронной (машиночитаемой) доверенности (МЧД), выданной юрлицом – с 1 сентября 2024 года данный способ останется единственным юридически значимым.
МЧД должна быть подписана КЭП юрлица, выданного руководителю, или КЭП представителя (для доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия – при разрешении передоверять полномочия), или КЭП нотариуса (для доверенностей, подлежащих нотариальному удостоверению). Подробнее про изменения можно прочитать тут.
Какие сложности есть при переходе на МЧД?
Важное ограничение для перехода на новый формат ЭП – это необходимость обеспечить хранение МЧД и их передачу в единый реестр. Когда сотрудник от имени организации подписывает какой-то документ, то контрагент должен получить конверт, в котором содержится сам документ, сведения об ЭП и МЧД. Принимающая сторона должна убедиться в валидности ЭП и МЧД на момент подписания. И тут есть тонкий момент. МЧД может быть отозвана из-за смены должности или увольнения сотрудника, но контрагент этого может не знать, и есть риск принять подписанный документ, не имеющий юридической силы. Проверить валидность МЧД можно в реестре, которой создала ФНС. Поэтому при организации инфраструктуры для работы с МЧД необходимо обеспечить хранение МЧД, интеграцию с этим реестром для передачи в него информации о выпуске и отзыве доверенности и помнить про проверку валидности МЧД на момент подписания при проверке подписи документа.
При формировании МЧД в ней указывается код полномочий, которые предоставляются физическому лицу. Таким образом, при проверке подписи с МЧД можно убедиться в том, что соответствующий документ или операция могут быть подписаны данным физическим лицом.
Какая инфраструктура нужна для управления МЧД?
ИТ-системы должны поддержать соответствующую инфраструктуру для работы с МЧД.
Необходимая функциональность для работы с МЧД:
- Ведение справочника кодов полномочий.
- Создание, согласование и подписание МЧД.
- Хранение МЧД.
- Передача данных по МЧД во внешние системы и хранилища, в частности в реестр доверенностей ФНС.
- Отслеживание сроков действия МЧД и выпуск новой до окончания срока действия предыдущей.
- Процедура передоверия и отзыва.
- Выпуск МЧД на несколько сотрудников, фиксация различных полномочий.
- Интеграция МЧД в подсистемы, которые обеспечивают подписание и проверку электронной подписи
Хорошая новость для пользователей Docsvision! Все перечисленные выше механизмы доступны в web-клиенте, начиная с 17 версии.
Владимир Андреев
Президент компании «ДоксВижн»