СЭД и технология Process Mining

Технология Process Mining ещё не завоевала широкую известность, однако, по мнению Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», она обладает большим потенциалом для оптимизации бизнес-процессов.

Кратко про Process Mining

Этой технологии уже более 10 лет. Изначально её развивала группа учёных под руководством профессора Вил ван дер Аалста из технологического университета Эйндховена.

Технология Process Mining решает 3 задачи:

  • Process Discovery – автоматическое восстановление модели бизнес-процессов на основе «сырых» данных, хранящихся в журналах обработки информации в различных приложениях информационной системы.
  • Conformance Checking - проверка соответствия реальных процессов, протекающих в реальной организации, тем моделям и регламентам, по которым они должны были бы протекать.
  • Process Enhancement – усовершенствование бизнес-процессов на основании их глубинного анализа.

Таким образом, глобально технология Process Mining позволяет преодолеть пропасть между реальными процессами и их словесным или документальным описанием. По опыту реальные процессы часто не соответствуют своей идеализированной модели.

«Проблема спагетти» – реальные процессы, как правило, существенно более сложные и вариативные, чем мы предполагаем.

Подробнее о том, как повысить эффективность процессов, применяя технологии Process Mining и данные из системы электронного документооборота, мы рассказали на вебинаре:

Изучаем и оптимизируем процессы с помощью Process Mining

Инструменты Process Mining позволяют изучить структуры процессов:

  • Анализировать длительность процесса каждого отдельного этапа, время задержки между ними, определять вероятность тех или иных ветвлений в процессах, количество циклов.
  • Давать статистические оценки или определять различные аномалии в реализации процессов: обнаруживать экземпляры процессов или этапов, которые исполняются аномально долго, обнаруживать зависшие процессы и ситуации, когда процесс зацикливается между отдельными его этапами (ситуация пинг-понга) и пр.
  • Анализировать нарушение регламентов. Например, как часто происходят пропуски обязательных этапов процесса, начало процесса не с первого этапа, нарушение последовательности этапов, выявлять параметры тех процессов, которые идут с нарушением регламентов и пр.

Собираем данные из СЭД для Process Mining

В минимальном варианте требуется журнал, в котором имеется несколько обязательных полей:

  1. Идентификатор типа процесса. В СЭД это может быть процесс обработки какого-то конкретного документа. Например, при согласовании договора идентификатором процесса может служить идентификатор вида обрабатываемого документа. Или более сложный случай, когда в одном процессе обрабатывается несколько документов, как при приёме на работу сотрудника. Тогда необходимо, чтобы при обработке документов и заданий, связанных с этим процессом, в СЭД по тем или иным правилам, формировался и фиксировался в журнале идентификатор его типа.
  2. Идентификатор экземпляра процесса (кейса). В нашем случае это будет уже идентификатор экземпляра документа или набора связанных документов и заданий.
  3. Информация об этапе (исполнителе или его роли) процесса. Проще всего фиксировать имя исполнителя, но на практике лучше фиксировать роли. В СЭД роли могут быть не только статические, но и динамические, если реализовать в СЭД правила её расчёта.
  4. Время обработки. Лучше фиксировать время начала и время окончания работы пользователя на том или ином этапе. В результате вы точно определите не только последовательность этапов, но и время задержек между ними. В идеале приложение СЭД может рассчитывать время автоматически или требовать ручного ввода реальной трудоёмкости каждого этапа процесса.

Читайте полную статью Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», про способы применения Process Mining в СЭД.

Похожие публикации
28 апреля 2021
Рассказываем, как организация может поддержать юридически значимый документооборот внутри и с контрагентами на платформе Docsvision.
24 марта 2021
Сергей Курьянов рассказывает, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.