СЭД и технология Process Mining

Технология Process Mining ещё не завоевала широкую известность, однако, по мнению Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», она обладает большим потенциалом для оптимизации бизнес-процессов.

Кратко про Process Mining

Этой технологии уже более 10 лет. Изначально её развивала группа учёных под руководством профессора Вил ван дер Аалста из технологического университета Эйндховена.

Технология Process Mining решает 3 задачи:

  • Process Discovery – автоматическое восстановление модели бизнес-процессов на основе «сырых» данных, хранящихся в журналах обработки информации в различных приложениях информационной системы.
  • Conformance Checking - проверка соответствия реальных процессов, протекающих в реальной организации, тем моделям и регламентам, по которым они должны были бы протекать.
  • Process Enhancement – усовершенствование бизнес-процессов на основании их глубинного анализа.

Таким образом, глобально технология Process Mining позволяет преодолеть пропасть между реальными процессами и их словесным или документальным описанием. По опыту реальные процессы часто не соответствуют своей идеализированной модели.

«Проблема спагетти» - реальные процессы, как правило, существенно более сложные и вариативные, чем мы предполагаем.

Изучаем и оптимизируем процессы с помощью Process Mining

Инструменты Process Mining позволяют изучить структуры процессов:

  • Анализировать длительность процесса каждого отдельного этапа, время задержки между ними, определять вероятность тех или иных ветвлений в процессах, количество циклов.
  • Давать статистические оценки или определять различные аномалии в реализации процессов: обнаруживать экземпляры процессов или этапов, которые исполняются аномально долго, обнаруживать зависшие процессы и ситуации, когда процесс зацикливается между отдельными его этапами (ситуация пинг-понга) и пр.
  • Анализировать нарушение регламентов. Например, как часто происходят пропуски обязательных этапов процесса, начало процесса не с первого этапа, нарушение последовательности этапов, выявлять параметры тех процессов, которые идут с нарушением регламентов и пр.

Собираем данные из СЭД для Process Mining

В минимальном варианте требуется журнал, в котором имеется несколько обязательных полей:

  1. Идентификатор типа процесса. В СЭД это может быть процесс обработки какого-то конкретного документа. Например, при согласовании договора идентификатором процесса может служить идентификатор вида обрабатываемого документа. Или более сложный случай, когда в одном процессе обрабатывается несколько документов, как при приёме на работу сотрудника. Тогда необходимо, чтобы при обработке документов и заданий, связанных с этим процессом, в СЭД по тем или иным правилам, формировался и фиксировался в журнале идентификатор его типа.
  2. Идентификатор экземпляра процесса (кейса). В нашем случае это будет уже идентификатор экземпляра документа или набора связанных документов и заданий.
  3. Информация об этапе (исполнителе или его роли) процесса. Проще всего фиксировать имя исполнителя, но на практике лучше фиксировать роли. В СЭД роли могут быть не только статические, но и динамические, если реализовать в СЭД правила её расчёта.
  4. Время обработки. Лучше фиксировать время начала и время окончания работы пользователя на том или ином этапе. В результате вы точно определите не только последовательность этапов, но и время задержек между ними. В идеале приложение СЭД может рассчитывать время автоматически или требовать ручного ввода реальной трудоёмкости каждого этапа процесса.

Читайте полную статью Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», про способы применения Process Mining в СЭД.

Читайте статью

20 августа 2020 приглашаем на вебинар по теме «Как повысить эффективность процессов СЭД с использованием технологии Process Mining». Его проведёт Владимир Андреев, где поделится своими знаниями и опытом.

Регистрируйтесь на вебинар!

Похожие публикации
25 сентября 2020
32% организаций готовы к цифровой трансформации, только 12% готовы к участию сотрудников в этом процессе. Как подготовить кадры?
8 сентября 2020
К 2022 г. 46% всего мирового ВВП обеспечат компании, совершившие цифровую трансформацию. За предстоящие 2 года изменятся организации, а с ними и бизнес-вызовы, которые они должны решать.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.