Согласование документов

Документы и работа с ними являются центром управленческой деятельности. Совершенствование процессов создания, согласования и обработки документов напрямую влияет на скорость и качество работы компании.

Согласование документов — очень важный процесс

Типовым, но очень важным процессом в каждой организации является согласование документов. Согласование может иметь различную структуру в зависимости от типа документа, структуры организации, вовлеченных участников и пр. Соответственно, настраиваться они должны по-разному.

Можно выделить следующие варианты согласования документов:

  • согласование текста документа;
  • согласование документа с ответственными лицами;
  • согласование документа с контрагентами.

Для разных видов согласования используются различные механизмы СЭД. На стадии разработки текста документа все пользователи вносят изменения в текст документа непосредственно в редакторе текста, и основная задача пользователей – отслеживание изменений, сравнение версий и пр. На стадии сбора согласующих подписей, основным инструментом в согласовании документов являются механизмы электронной подписи и формирования листа согласования. После утверждения согласование документов переходит в стадию согласования с контрагентом. В этом случае используются технологии меж-организационного обмена документами, формирование протоколов разногласий и пр. Современная СЭД, например Docsvision, позволяет автоматизировать все этапы согласования документов в электронном виде.

Очень многие организации по старинке согласовывают документы с помощью электронной почты. И так как почтовый клиент все же не предназначен для функций согласования, недостатков его использования больше, чем достоинств.

Главные особенности согласования документов с помощью электронной почты и СЭД

Во-первых, почтовый клиент не может отследить судьбу документа, всю карту его прохождения — кто участник согласования, кому пересылалось письмо, где найти более ранние версии документов и т.д. В Docsvision все зарегистрированные документы  имеют специальную «Карточку документа», в которой сохраняется вся история документа — кто его согласовывал, когда и какие замечания вносил каждый их участников.

Во-вторых, принимая по почте все варианты документов, созданные всеми участниками согласования, дальнейшее редактирование нужно проводить поэтапно, открывая каждый документ. И, например, чтобы свести все замечания в один многостраничный договор, над которым работало большое количество пользователей, потребуется время и усилия. Docsvision упрощает эту задачу, сразу внося все правки всех участников в единый документ.

Похожие публикации
3 октября 2022
ИТ-лидеры, выбирая систему, опираются на технологический стек и желание сделать продукт комфортным для бизнес-пользователей.
21 сентября 2022
Можно ли делать больше, не увеличивая штат разработчиков? На этот вопрос ответил Денис Елхов, руководитель отдела производства «ДоксВижн».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Подключайтесь к нам в Telegram! Подписывайтесь на официальный Telegram-канал платформы Docsvision.
Подключайтесь к нам в Telegram!