Документы и работа с ними являются центром управленческой деятельности. Совершенствование процессов создания, согласования и обработки документов напрямую влияет на скорость и качество работы компании.
Типовым, но очень важным процессом в каждой организации является согласование документов. Согласование может иметь различную структуру в зависимости от типа документа, структуры организации, вовлеченных участников и пр. Соответственно, настраиваться они должны по-разному.
Можно выделить следующие варианты согласования документов:
Для разных видов согласования используются различные механизмы СЭД. На стадии разработки текста документа все пользователи вносят изменения в текст документа непосредственно в редакторе текста, и основная задача пользователей – отслеживание изменений, сравнение версий и пр. На стадии сбора согласующих подписей, основным инструментом в согласовании документов являются механизмы электронной подписи и формирования листа согласования. После утверждения согласование документов переходит в стадию согласования с контрагентом. В этом случае используются технологии меж-организационного обмена документами, формирование протоколов разногласий и пр. Современная СЭД, например Docsvision, позволяет автоматизировать все этапы согласования документов в электронном виде.
Очень многие организации по старинке согласовывают документы с помощью электронной почты. И так как почтовый клиент все же не предназначен для функций согласования, недостатков его использования больше, чем достоинств.
Во-первых, почтовый клиент не может отследить судьбу документа, всю карту его прохождения — кто участник согласования, кому пересылалось письмо, где найти более ранние версии документов и т.д. В Docsvision все зарегистрированные документы имеют специальную «Карточку документа», в которой сохраняется вся история документа — кто его согласовывал, когда и какие замечания вносил каждый их участников.
Во-вторых, принимая по почте все варианты документов, созданные всеми участниками согласования, дальнейшее редактирование нужно проводить поэтапно, открывая каждый документ. И, например, чтобы свести все замечания в один многостраничный договор, над которым работало большое количество пользователей, потребуется время и усилия. Docsvision упрощает эту задачу, сразу внося все правки всех участников в единый документ.
