Деловое совещание на основе СЭД Docsvision

Собрания, совещания, планерки, встречи, конференц-коллы. Все организации сталкиваются с необходимостью коллективного обсуждения вопросов, возникающих в процессе работы, принятие в итоге решений и контроль их исполнения. Цель проведения совещаний может различаться. Информационное совещание организуетсядля информирования сотрудников, доведения до них каких-то распоряжений и заданий. Такие встречи не подразумевают обсуждения и ставят сотрудников перед фактами. Бывают регулярные совещания (планерки), цель которых  обсудить текущие дела, проконтролировать выполнение регулярных и постоянных задач. Однако чаще всего совещания проводятся для решения вопросов и задач, для которых не существует заранее заготовленного алгоритма действий.  На таких оперативных совещаниях и проходит коллективная разработка плана действий, распределение зон ответственности и заданий, которые должны быть выполнены в рамках созданного плана.

Деловое совещание  центральный момент организации коллективной работы

Планерки еще могут иметь разработанный регламент или понятную устоявшуюся структуру, которые позволят организовать протоколирование решений и контроль их выполнения. Обычно контроль исполнения происходит на следующей регулярной планерке. Проконтролировать выполнение задач, возникающих в процессе оперативных деловых совещаний, которые могут и не повторяться, гораздо труднее. 

Использование системы электронного документооборота позволяет упростить и автоматизировать все этапы подготовки и проведения делового совещания. Система управляет всем процессом организации, в котором создается деловое совещание, определяются его участники и повестка, то есть поддерживает все функции организации совещания.

Контроль выполнения заданий по итогам делового совещания

Безусловно, самым важным является фиксация решений (протоколирование) и контроль выполнения заданий по итогам совещания и для этого приложение «Управление совещаниями» подходит как нельзя лучше. После проведения совещания,  рассылки и согласования протокола всем участникам встречи, в системе могут быть сразу созданы задания, в которых будут указаны ответственные исполнители, сроки выполнения работ. Зачастую задания могут  быть сложными и требовать участия большого количества сотрудников, поэтому основным преимуществом использования СЭД в таком случае является наглядность и прозрачность.  Сотрудник, ответственный за выполнение решения делового совещания видит все дерево заданий: цепочку исполнителей, задания совещания и подчиненные задания, созданные в процессе исполнения, может контролировать сроки. Полная картина хода работы позволяет выявить узкие места по мере их появления, а это значит, что руководитель всегда может вмешаться в ситуацию и скорректировать ее.

Похожие публикации
28 апреля 2021
Рассказываем, как организация может поддержать юридически значимый документооборот внутри и с контрагентами на платформе Docsvision.
24 марта 2021
Сергей Курьянов рассказывает, какие выгоды компания может получить от внедрения глобального электронного архива.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.