Этап организации совещаний очень важен. От того, как вы сможете выстроить организацию, зависит количество, продолжительность и продуктивность встреч, информативность и ценность решений.
Планируя совещание, заранее продумайте основные вопросы, на которые вы хотите получить ответы. Многие совещания назначаются с формулировкой — обсуждение текущих дел. Будьте готовы к тому, что вы получите разрозненную информацию обо всем и ни о чем одновременно, которая не даст вам реальной картины дел. Поэтому всегда ясно и четко формируйте повестку встречи, определите вопросы, которые вы хотите обсудить. Исходите из формулировки целей, которые вы хотите достичь, и заданий, которые необходимо выполнить на пути к этой цели. К тому же они дадут вам ключ к ответу на вопрос о необходимой периодичности встреч, что позволит выстроить график совещаний, а значит, даст время сотрудникам для подготовки.
Будьте уверены в том, что сотрудники в курсе дел, которые предстоит обсудить, что у них есть исчерпывающая информация о тематике встречи. Если имеются информационные материалы с которыми участникам полезно предварительно ознакомиться — вложите их в приглашение на совещание. Это сэкономит ваше время на информирование работников, даст возможность каждому продумать решение задачи в рамках своих компетенций.
Правильно определите круг участников встречи. Оперативные совещания, на которых сотрудники обсуждают задачи, с которыми еще не сталкивались, могут породить множество вопросов, которые потребуют компетентного ответа. Уверены ли вы, что сможете сами на них ответить, не имея рядом сотрудника, который обладает точной и детальной информацией, определить трудозатраты на исполнение задачи, грамотно проставить сроки. Если по результатам совещания вы назначаете задачи сотрудникам, которые не участвовали в обсуждении, велик риск, что сроки не будут соблюдаться, так как были определены неверно, задача будет выполнена не так, как нужно, так как сотрудник не понял сути решения. Бывает и наоборот — среди участников совещания многие, не имеют отношения к сути вопроса. Они потеряли время, а вы так и не получили конструктивного результата.
По итогам встречи обязательно рассылайте протокол совещания всем участникам. Это самая важная часть организации совещания — информирование сотрудников о принятых решениях, постановка для исполнителей корректно сформулированных задач и сроков.
Казалось бы, все организационные вопросы легко решает любая программа электронной почты или органайзер. Главный недостаток таких программ заключается в том, что они не позволяют в полной мере отслеживать процесс решения выработанных задач. В СЭД же легко может быть создано дерево заданий по итогам совещания, которое позволит увидеть этапы решения, ответственных сотрудников, сроки выполнений, сопутствующие документы и т.д.
Вывод — организация совещаний и контроль выполнения задач с использованием СЭД, позволяет экономить время сотрудников — не собирайте еще одну встречу для обсуждения результатов прошлого собрания — контролируйте процесс удаленно, не заставляя сотрудников составлять промежуточную отчетность для новой встречи.
