Для того, чтобы успешно контролировать процессы, происходящие в компании, необходима достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач и обработки документов. Разнообразие задач, поступающих сотруднику из разных источников, бывает довольно трудно контролировать, собрать воедино все данные, представляющие реальную картину о загруженности сотрудника, иногда не представляется возможным.
Использование современной СЭД позволяет осуществлять контроль исполнительской дисциплины на качественно новом уровне, так как все документы, поступающие сотруднику в обработку, и задания, за выполнение которых он несет ответственность, сохраняются в системе.
Для каждого вида документа, который фиксируется в СЭД, может быть установлен свой срок подготовки или согласования. Сроки заранее прописываются и могут варьироваться в зависимости от типа документа, сложности его обработки.
Задания, которые зафиксированы в системе, также должны иметь четкие сроки выполнения. Сотрудники, ответственные за выполнение заданий, получив задание, могут ознакомиться со сроком выполнения задания, принять его или предложить другой.
Контроль сроков выполнения – это один из залогов успешной реализации всех поставленных задач. Кроме того, часто, особенно в государственных организациях законодательно наложен срок ответа на документ. Отчеты, которые составляет система, дают реальную картину исполнения задач: например, количество завершенных и незавершенных в срок заданий по самым разным направлениям. Отчеты, таким образом, позволяют увидеть эффективность сотрудника или подразделения в целом, найти узкие места и сделать выводы об эффективности организации бизнес-процессов, в рамках которых возникают задания и документы.
Структура отчетов адаптируется под запросы каждой конкретной компании. Контроль исполнительской дисциплины может осуществляться не только исходя из статистики и количества выполненных заданий. Бывает, что одно задание может быть разбито на подзадания и требовать участия большого количества сотрудников, в таком случае, система позволит оценить объем и качество проделанной работы, предоставляя историю выполнения задачи, которая зафиксирована в журналах системы.
