Проведение совещаний

• 10 июля 2013
• Статьи

Конечная продуктивность совещания зависит от правильной организации и последующего контроля выполнения заданий, назначенных в ходе обсуждения. Но не стоит забывать, что само проведение совещания тоже должно быть организовано достаточно четко и структурировано. Какие основные правила стоит соблюдать? Как организовать проведение совещаний? Как можно автоматизировать организацию совещания с помощью Docsvision, чтобы встреча прошла эффективно?

Во-первых, назначая встречу, четко обозначьте повестку. Что вы хотите получить в результате? Ознакомить сотрудников с новой информацией? Разрешить вопрос, который задерживает развитие проекта? Получить отчет о работе подразделений?

Во-вторых, убедитесь, что все участники осведомлены о цели встречи, имеют достаточную информацию о предмете обсуждения, в ином случае вы рискуете потратить много времени, пытаясь ввести коллег в курс дела.

В-третьих, пропишите для каждого участника «зону ответственности»: круг вопросов, на которые он должен ответить.

Кроме того, обязательно определите время проведения совещания, установите регламент выступления для всех участников.

Подобные организационные вопросы легко решаются с помощью Docsvision.

Соблюдая эти несложные правила, вы подготовите команду к продуктивному проведению совещания и сократите не только его продолжительность, но и исключите необходимость повторного совещания по тому же вопросу. Что стоит учесть непосредственно во время встречи:

• Соблюдайте регламент;
• Не отклоняйтесь от темы и не позволяйте коллегам углубиться в предмет, не имеющий отношения к встрече;
• Организуйте ведение протокола совещания;
• Устно проговаривайте итоги совещания перед его окончанием.

Эффективность проведения совещания – это качественное и своевременное выполнение всех заданий, которые были определены его решениями. Проанализировать итоги встречи также можно с помощью системы. Docsvision предоставит вам полную статистику о проведенных встречах, проанализировав которую и выявив узкие места, вы сделаете проведение совещаний более эффективным. Docsvision  предоставит вам следующую информацию:

• Количество совещаний за определенный период;
• Продолжительность совещаний и соблюдение регламента;
• Количество вопросов, которые удалось обсудить;
• Посещаемость;
• Количество выполненных заданий по итогам встречи;

Коэффициент эффективности встречи как соотношение процента рассмотренных и нерассмотренных  вопросов.