СЭД для рабочих групп — реальность!

• 
  Сергей Курьянов
• 26 ноября 2014
• Статьи

Проникновение технологий электронного документооборота приближается к насыщению. Большинство предприятий и организаций, имеющих потребность в автоматизации документооборота, ее уже как-то решили. Индикатором этого состояния рынка являются ведущиеся уже не первый год разговоры о «выходе СЭД за границы канцелярии».

Давайте попробуем разобраться, кто ждет СЭД за границами канцелярии, для решения каких задач, и как этот «выход» происходит сейчас.

В госсекторе, как правило, граница канцелярии — это и есть граница организации. Там нередки случаи, когда практически все сотрудники являются пользователями СЭД. Это естественно, ведь вся работа органа власти состоит в принятии решений и их исполнении. Эти решения, как правило, принимаются по входящим документам, т.е. реактивно. По каждому решению выстраивается вертикаль от руководителя до конкретных исполнителей, и всю эту вертикаль необходимо контролировать.

В коммерческих предприятиях гораздо чаще СЭД внедряется именно в канцелярии и охватывает контур управленцев высшего звена — топ-менеджеров, решения которых доводятся до функциональных руководителей. Дальнейшая работа происходит вне СЭД — в рабочих группах, отделах. Это и есть пользователи, «живущие за границами канцелярии». Именно они и производят практически весь контент: проекты, контракты, разнообразную рабочую и отчетную документацию. Для хранения контента в процессе его создания, в большинстве случаев, используют разделяемые папки на файловых серверах, а для координации работы – электронную почту. Реже используются более продвинутые инструменты, такие как SharePoint.

Эти пользователи подключаются к СЭД, как правило, при автоматизации какого-либо процесса (например, согласования договоров, или заявок на корпоративные сервисы). Однако подавляющую часть своей работы они по-прежнему проводят в файловых папках и электронной почте. Ожидать, что таким образом СЭД постепенно охватит всю работу с контентом — полнейшая утопия. Почему?

Объективно — потому что СЭД — инструмент корпоративного уровня, слишком жесткий для рабочих групп. Практически никакой свободы в организации информационного пространства конкретного пользователя или рабочей группы она не предоставляет. Внесение изменений в структуру хранилища документов или реализация какого-либо процесса — корпоративное изменение, провести которое самостоятельно руководитель рабочей группы не может. А это необходимо: изменения в окружающей предприятие среде, в первую очередь, проявляются на уровне рабочих групп и происходят непредсказуемо, ждать корпоративных изменений слишком долго.

Субъективно — избыточная сложность СЭД для процессов, замкнутых в рабочих группах, из чего следует сложный непонятный интерфейс, необходимость проведения каких-то ритуалов вроде «регистрации» и т.п.

Файловые сервера и электронная почта, напротив, дают практически полную свободу формирования информационного пространства рабочей группы, но они не дают важных и удобных инструментов, таких, как версионность, контроль статуса контента, простые согласования, поддержка электронной подписи, контроль исполнения заданий и микро-проектов в рабочих группах.

Наличие сложившегося таким образом разрыва между СЭД и инструментами управления контентом в рабочих группах препятствует эффективной работе и приводит к проблемам. И не только на уровне рабочих групп, но и на уровне руководителей. Очень существенная часть заданий ставится ими подчиненным вне механизмов СЭД — по электронной почте, лично, по телефону. И контролируется также вне СЭД! По тем же причинам.

Наглядно разница в сценариях работы с контентом видна в сравнении:

Где же выход? Может ли СЭД действительно выйти за границы канцелярии и стать для большинства сотрудников не обузой, необходимой для поддержания жесткого порядка, а эффективным, полезным и удобным инструментом? Какой должна быть такая новая СЭД?

Давайте сформулируем требования к СЭД как к инструменту управления контентом и потоком работ в рабочих группах.

• Свобода управления. Менеджер рабочей группы должен иметь возможность самостоятельно формировать и рабочую группу, и ее информационное пространство так же просто, как он делает это в SharePoint.
• Изолированность — возможность приоритетно работать в пространстве рабочей группы и с членами рабочей группы.
• Простые инструменты управления маршрутами документов и потоками работ (заданий).
• Простые и удобные интерфейсы для участников рабочей группы.
• Интеграция с пространством официальных корпоративных документов.
• Интеграция с потоком заданий, порождаемых в СЭД по официальным документам.
• Интеграция с электронной почтой, таск-сервисом и системой мгновенных сообщений.

Для того, чтобы реализовать это в своей СЭД, необходимо выбирать платформу, в которой рабочие группы выделены как организационные единицы, децентрализовано управление рабочими неофициальными документами и потоками работ, сделаны простые инструменты и интерфейсы для контекста рабочих групп.

Работа пользователя при этом будет выглядеть следующим образом.

Создание контента:

• Пользователь готовит документ и сохраняет его в одной из папок рабочей группы, после чего запускает простое параллельное согласование, выбирая участников из рабочей группы, получает отзывы на документ, вносит изменения до тех пор, пока документ не будет согласован. Статус согласования документа хранится в его метаданных.
• Если документ нуждается в официальном согласовании вне рабочей группы в соответствии с определенным регламентом — это делает руководитель рабочей группы из «полноценного» клиента СЭД, будучи полноправным и компетентным участником административных процессов.

Поиск:

• Документы рабочей группы хранятся в папках рабочей группы, по умолчанию доступны всем ее участникам, необходим только простой поиск.
• Официальные документы, порожденные рабочей группой, хранятся в корпоративной структуре папок, поиск реализуется стандартными средствами СЭД, доступ управляется на уровне корпоративной СЭД.

Управление потоком работ (заданиями):

• Задания в рамках рабочей группы создаются одной кнопкой (или с использованием контекстного меню мыши).
• В своей папке пользователь видит все имеющиеся у него задания.
• Руководитель рабочих групп контролирует процесс исполнения выданных им заданий в своей папке.
• Задания, сгенерированные пользователю в СЭД, маршрутизируются в ту же папку.

С помощью СЭД можно реализовать даже управление микропроектами, главное - оставлять необходимую руководителю микропроекта свободу управления, предоставить возможность хранить в структуре кейса все необходимые документы, поддерживать коммуникации между участниками задачи в процессе её решения (минимально — на уровне комментариев к задачам и кейсу в целом). Сохранение реализованных кейсов как шаблонов потока работ и структуры контента решает задачу простой автоматизации процессов в рабочих группах.

Если в компании есть унаследованная инфраструктура для рабочих групп (файловые серверы или SharePoint, электронная почта) и миграция этой инфраструктуры в СЭД невозможна или слишком дорога и сложна — выход в интеграции этой инфраструктуры с СЭД по линии официальные/неофициальные документы с реализацией регламентированных процессов в СЭД, а нерегламентированных — вне СЭД. Реализовать интеграцию СЭД с SharePoint проще, чем с файловой системой: SharePoint уже содержит многие необходимые для рабочей группы базовые инструменты — это администрирование на уровне рабочей группы, версионинг, удобные инструменты управления метаданными файлов и документов, фильтрации и категоризации контента. Казалось бы, возможен и путь реализации СЭД прямо в SharePoint или на файловой системе, но многочисленные попытки сделать это приводят в тупик — в лучшем случае, превращают SharePoint в жесткий инструмент корпоративного уровня, приводят к сложным интерфейсам и, в результате, вытесняют пользователей рабочих групп за пределы этих сложностей.

Многие компании включают управление задачами в контур автоматизации СЭД, успешно используют готовые решения на базе платформы Docsvision и развивают их под свои специализированные процессы.

Цифровое управление →

Сергей Курьянов

Директор по стратегическому маркетингу