Цифровые платформы и инструменты, объединённые термином HR Tech, призваны «разгружать» HR-отделы от рутинных операций, а также помогать бизнесу набирать, сохранять и развивать персонал. Дмитрий Далматский, генеральный директор компании «Смарт-Докс» – золотого партнёра Docsvision – делится рецептом быстрой цифровизации с прогнозируемыми результатами.
Запустить цифровизацию HR без серьезных инвестиций и быстро почувствовать эффект от изменений помогут три простых практических шага. Составляя этот короткий список, мы опирались на опыт проектов по автоматизации кадровых процессов, которые сопровождаем как интегратор решения Docsvision КЭДО.
Главное — начать с малого. Не пытайтесь разом перевести весь кадровый документооборот с бумаги в электронный вид. Обычно достаточно запустить один-два простых HR-процесса, например, подписание трудовых договоров и приказов. Подключение занимает 1–3 месяца, а стоимость внедрения несоизмеримо ниже затрат на бумажные документы, архивы и курьеров.
Если КЭДО строится на той же платформе, на которой в компании ведется общий электронный документооборот, можно воспользоваться синергетическим эффектом:
В этом случае компания фактически получает не только цифровизацию кадровых процессов, но и единое пространство для всех документов.
Один из наших заказчиков – энергетическая компания с распределённой структурой – начала внедрение КЭДО с цифровизации приказов об индексации зарплаты и заявлений на отпуск. Электронное подписание самых массовых кадровых документов не просто экономит десятки коробок бумаги в год. Благодаря ему кадровому департаменту больше не нужно объезжать двести с лишним котельных и удалённых подразделений, собирая подписи под документами.
На следующем этапе были автоматизированы более сложные HR-процессы, включающие подписание цепочек связанных документов (приём на работу, перевод на другую должность, работа в нерабочие дни и т.д.). Сегодня с помощью Docsvision КЭДО на предприятии оформляется более 30 типов приказов и свыше 50 типов заявлений.
Самый разумный путь — начать со «светлой» аналитики на текущих данных. Большинству компаний хватает визуализации базовых метрик: текучесть кадров, время закрытия вакансий, стоимость подбора, вовлечённость. Эти отчёты можно настроить прямо внутри HRM-системы или BI-платформы.
Когда руководители и команда HR «привыкнут» к базовым возможностям, можно добавлять в систему прогнозные модели и ИИ-модули. Важно не покупать дорогие «коробки» ради галочки, а строить аналитику шаг за шагом, начиная с понятных для руководства KPI.
По нашему опыту, среднее время закрытия вакансий снижается на 20–40%, если компания использует:
Сегодня HR Tech перестал быть «модной игрушкой» для крупного бизнеса или компаний, демонстрирующих приверженность передовым технологиям. Это обязательный инструмент, который экономит ресурсы, помогает удерживать и нанимать персонал в условиях кадрового дефицита. А если вы используете свою систему документооборота как базу для HR-модулей, то выгоды удваиваются: затраты снижаются, внедрение ускоряется, а сотрудники быстрее принимают изменения.
