Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)

Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.

 

Понятие и преимущества ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить на любом предприятии в оптимальные сроки и в рамках разумного бюджета. Востребованность «безбумажного» делопроизводства растёт, так как необходимо обмениваться с покупателями, поставщиками и партнёрами договорными и иными документами быстро, всё чаще в цифровом формате, при этом следя за легитимностью электронных документов.

Переход на юридически значимый электронный документооборот, pdf (770кб)Скачать буклет, pdf (770кб) Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

  • гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
  • выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • участвовать в госзакупках и тендерах;
  • наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
  • гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
  • найти оптимальные способы использования электронных подписей;
  • отказаться от ручного ввода и хранения документации;
  • снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.

Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он даёт возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.

Как обеспечить для документации юридическую значимость

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.

Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Платформа Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать бесшовный юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Программные решения системы обеспечивают полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и позволяют беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.

Поддержка ЮЗДО от Docsvision

Платформа Docsvision отвечает всем актуальным законодательным нормам, обеспечивает и регулярно обновляет необходимые технические средства сохранения юридической значимости документов в СЭД. Чтобы организовать эффективный цифровой документооборот между контрагентами, в Docsvision разработан Модуль интеграции с операторами ЭДО для обмена документами с сохранением их правового статуса. При помощи дополнительного коннектора систему можно подключить к любому оператору электронного документооборота.

CSP-платформа Docsvision позволяет:

  • реализовать интеграцию с любым оператором электронного документооборота;
  • создавать и отправлять контрагентам документацию, подписанную электронной подписью (механизм поддержки различных видов ЭП встроен в Docsvision);
  • ускорить и упростить процесс обработки документации — для этого предусмотрены инструменты гибкой настройки, выбора произвольных сценариев использования;
  • получать документы от контрагентов, обмениваться неформализированной внутрифирменной и внешней корреспонденцией;
  • организовать удобный поиск, группировку входящих/исходящих документов по реквизитам, статусам, отправку и получение запросов на уточнение счетов-фактур и так далее.

У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, документы от контрагентов, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы.

Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:

Дополнительные услуги Docsvision

Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:

  • адаптацию решений для конкретных нужд заказчика — локализацию, возможности для масштабирования в перспективе;
  • консультации и обучение персонала предприятия;
  • техническую поддержку во время эксплуатации систем и так далее.

Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правовой силы. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.

Все решения, построенные на базе платформы Docsvision, отвечают требованиям к организации ЮЗДО. Заказчики получают программные продукты в виде удобных для установки и обновления дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.

Готовые решения для бизнес-задач →

6 шагов к ЮЗДО
Переход к безбумажным процессам сулит экономию ресурсов и ускорение оборота данных. В результате отказа от бумаги информация, накопленная о процессах в ИТ-системах, становится фундаментом для применения технологий машинного обучения. Несмотря на все преимущества безбумажных процессов, компании боятся отказаться от бумаги из-за недостаточности знаний и преувеличения рисков в этой сфере. Однако перейти мгновенно не получится — требуется обеспечить юридическую, технологическую и организационную подготовку.

Информации в данной области много, но она часто разрозненная, неполная и ориентирована на различных специалистов узкой квалификации —бухгалтеров и финансистов, делопроизводителей, юристов, IT-специалистов, специалистов по безопасности.

Мы стремимся предоставить информацию, необходимую для перевода организации на безбумажные технологии (ЮЗДО), в понятном виде. Мы стремимся показать проблему в целом и наметить шаги по реализации конкретного плана.

Содержание:
  1. 6 шагов для перехода на юридически значимый документооборот
    • Внутренний документооборот и кадровое делопроизводство «без бумаги»
    • Первичные бухгалтерские документы
    • «Внешний» документооборот
    • Интеграция процессов обработки первичных документов в платформе СЭД
    • Архив документов долгосрочного хранения
    • Дальнейшее развитие ЮЗДО в компании
  2. Различные виды электронных подписей и требования к использованию машиночитаемых доверенностей (МЧД)
  3. Понятие юридической значимости электронного документа
  4. Как хранить электронные документы на протяжении десятилетий?
  5. Нештатные ситуации
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Похожие публикации
21 марта 2024
Практические аспекты и опыт миграции БД в рамках СЭД на базе платформы Docsvision с использованием утилиты миграции.
20 марта 2024
Как оптимизировать настройки платформы, изменить обслуживание системы.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Поддержка МЧД в СЭД Как изменится порядок подписания? Как подготовить предприятие к изменениям? Как адаптировать СЭД?