Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)

• 
  Сергей Пуцин
• 15 марта 2020
• Статьи

Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.

Понятие и преимущества ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить на любом предприятии в оптимальные сроки и в рамках разумного бюджета. Востребованность «безбумажного» делопроизводства растёт, так как необходимо обмениваться с покупателями, поставщиками и партнёрами договорными и иными документами быстро, всё чаще в цифровом формате, при этом следя за легитимностью электронных документов.

Скачать буклет, pdf (770кб) Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

• гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
• выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
• участвовать в госзакупках и тендерах;
• наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
• гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
• найти оптимальные способы использования электронных подписей;
• отказаться от ручного ввода и хранения документации;
• снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.

Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он даёт возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.

Как обеспечить для документации юридическую значимость

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.

Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Платформа Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать бесшовный юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Программные решения системы обеспечивают полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и позволяют беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.

Поддержка ЮЗДО от Docsvision

Платформа Docsvision отвечает всем актуальным законодательным нормам, обеспечивает и регулярно обновляет необходимые технические средства сохранения юридической значимости документов в СЭД. Чтобы организовать эффективный цифровой документооборот между контрагентами, в Docsvision разработан Модуль интеграции с операторами ЭДО для обмена документами с сохранением их правового статуса. При помощи дополнительного коннектора систему можно подключить к любому оператору электронного документооборота.

CSP-платформа Docsvision позволяет:

• реализовать интеграцию с любым оператором электронного документооборота;
• создавать и отправлять контрагентам документацию, подписанную электронной подписью (механизм поддержки различных видов ЭП встроен в Docsvision);
• ускорить и упростить процесс обработки документации — для этого предусмотрены инструменты гибкой настройки, выбора произвольных сценариев использования;
• получать документы от контрагентов, обмениваться неформализированной внутрифирменной и внешней корреспонденцией;
• организовать удобный поиск, группировку входящих/исходящих документов по реквизитам, статусам, отправку и получение запросов на уточнение счетов-фактур и так далее.

У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, документы от контрагентов, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы.

Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:

Дополнительные услуги Docsvision

Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:

• адаптацию решений для конкретных нужд заказчика — локализацию, возможности для масштабирования в перспективе;
• консультации и обучение персонала предприятия;
• техническую поддержку во время эксплуатации систем и так далее.

Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правовой силы. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.

Все решения, построенные на базе платформы Docsvision, отвечают требованиям к организации ЮЗДО. Заказчики получают программные продукты в виде удобных для установки и обновления дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.

Сергей Пуцин

Заместитель генерального директора