В связи с пандемией 2020 дистанционный формат работы стал реальностью для сотен компании. Руководители лишились контролируемого периметра, годами выстраиваемого внутри организаций. Многие сотрудники, оказавшись в домашних условиях, почувствовали себя более расслабленно и начали саботировать рабочие процессы.
На предприятиях, использующих ERP, CRM, Office, СЭД, CAD/CAM, мониторинг работы сотрудников и временных затрат на выполнение непосредственных служебных обязанностей не потребовал внедрения новых технических инструментов. Коммуникационные потери помогли возместить онлайн-конференции и корпоративные чаты. Отслеживание выполнения рутинных операций по обработке документов продолжилось в тех же приложениях, в которых и создавались очереди документов.
Однако, особого внимания потребовал контроль эффективности менеджеров, имеющих ненормированный режим работы. В состояние лени и прокрастинации могут погружаться многие, но в офисе в поле зрения коллег и начальства менеджеры быстрее настраиваются на рабочий лад и приступают к выполнению прямых обязанностей. В дистанционном формате работы обеспечить контроль индивидуального или группового исполнения заданий призваны такие приложения, как:
Данные приложения можно дополнить тайм-трекерами (программным обеспечением с функцией биллинга), такими как Toggl или Pomo Done App. Таким образом, можно получить эффективную систему, которая будет фиксировать трудозатраты по определённым задачам и проектам. Из личного опыта Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», советует комбинацию Pomo Done App и Todoist.
Контролировать деятельность сотрудников в офисе и исключить соблазн «зависания» в видеоиграх или за просмотром сериалов поможет приложение RescueTime. С его помощью можно отследить сайты и ПО, которые использует сотрудник, и сгруппировать по «уровню продуктивности». В конце рабочего дня будет предоставлен фотоотчёт, информирующий о том, в каких программах и как долго работал человек. Большинство перечисленных выше инструментов имеют бесплатные версии.
Для больших компаний, где в бизнес-процессы вовлечены различные подразделения, и сотрудники выполняют одновременно несколько проектов, контролировать процесс становится гораздо сложнее. Здесь потребуется система управления задачами корпоративного уровня, способная справиться с ролью агрегатора задач из разных процессов и веб-приложений. Отличным выбором станет новое решение Docsvision «Цифровое управление». Оно позволяет контролировать работу в офисном и удалённом формате. В ней сотрудники могут видеть полную картину поставленных задач, выставлять приоритетность их решения и координировать свою деятельность с соисполнителями.
Например, в организации, занимающиеся проектной деятельностью, планирование и разработка проектов происходит в системе Docsvision. В неё начальники отделов спускают задачи и здесь же контролируют исполнение процессов. Информация о том, кто и как работает из сотрудников, доступна руководству и подчинённым. Топ-менеджмент имеет общую картину развития проекта, а лица, возглавляющие отделы, могут отслеживать личный прогресс сотрудников. Использование такой системы позволяет существенно повысить производительность труда персонала и эффективность работы компании в целом.
Своим опытом об организации удалённой работы поделился Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», в соответствующей статье «Контроль работы сотрудников – на удалёнке и в офисе» на портале vc.ru.
