Каким будет электронный документооборот и как хранить электронные документы в 2022 году?

Как обеспечить долгосрочное хранение электронных документов и можно ли избавиться от накопившихся бумажных документов и перевести их в электронный без утраты юридической значимости? Предполагается, что на эти вопросы ответит новый Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты. В весенней сессии 2021 закон прошёл только первое чтение, но с высокой вероятностью он будет принят в текущем году. Разберёмся, какие возможности он открывает.

Кратко суть данного закона можно уложить в следующие пункты.

1. Формализуется понятие дубликата документа с сохранением юридической значимости

Дубликат может быть у бумажного или электронного документа, и сам дубликат может быть бумажным или электронным. То есть появляется возможность переводить в электронный вид документы, которые создавались и хранились в бумажном виде, и избавится от огромных архивов бумажных документов, сопровождение которых стоит больших денег.

В этом разрезе платформа Docsvision готова к новому закону. В платформе уже реализованы функции: потоковое сканирование, распознавание содержания документа и настроенные правила каталогизации, которые позволяют быстро обрабатывать пачки бумажных экземпляров. Скан-копии после автоматической загрузки в архив могут быть распечатаны. Плюс архив сохраняет историю всех взаимодействий с документом.

2. Формализуется процедура формирования дубликата

«Конвертация может быть проведена лицом, подписавшим исходный электронный документ, правопреемником такого лица или лицом, от имени которого на основании закона, доверенности или акта уполномоченного органа подписан указанный документ. Дополнительно полномочия по проведению конвертации документа с созданием электронного документа, равнозначного исходному документу, могут быть переданы уполномоченным сотрудникам юридического лица». 

То есть конвертацию документа может выполнять сотрудник, которому делегированы соответствующие полномочия. Благодаря гибкой системе настройки прав доступа в Docsvision, администраторы СЭД могут выдать права на создание таких документов только соответствующим сотрудникам, а не всем пользователям системы. Соответственно, и право на создание дубликатов получат только те специалисты, кто имеет эти полномочия. 

3. Электронный дубликат заверяется УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) со штампом времени.

Это обеспечивает сохранность дубликата документа на протяжении 15 лет. 

При этом, под подписью понимается «подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного обладателем документа, лица, осуществляющего хранение электронного документа на основании лицензии, или иного лица, осуществляющего хранение электронного документа, а также повторное подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью одного из указанных лиц в случае истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи».

То есть законодательно закреплена возможность продлевать юридическую значимость документа нанесением дополнительной подписи, если новая подпись нанесена до истечения срока действия основной подписи. Наконец, можно практически бесконечно продлевать юридическую значимость документов, переподписывая его раз в 12-15 лет. А в случае риска невозможности почитать содержимое документа в силу отсутствия технических средств в будущем можно предварительно сделать его электронный дубликат в новом формате.

Напомним, что платформа Docsvision поддерживает подписание документов всеми видами электронных подписей. Можно настроить подписание документов усовершенствованной квалифицированной подписью, которая содержит информацию о точном времени подписании и о факте валидности сертификата в моменте. А такая подпись как раз позволит хранить документы до 15 лет.

4. Юридическая значимость дубликата сохраняется при одновременном соблюдении условий:

  1. Действительная электронная подпись (как подтверждение неизменности документа).
  2. Автоматическая регистрация действий, осуществляемых с электронным документом в течение срока его хранения, установленного нормативным правовым актом, и сохранность соответствующей информации в течение указанного срока и трёх лет после его истечения.
  3. Соблюдение требований к порядку хранения электронных документов.

То есть, помимо наличия подписи, необходимо также реализовать определенные условия по порядку хранения и журналирование действий с документом на всем периоде его хранения. Более детальные требования будут зафиксированы в отдельных подзаконных актах.

Ожидается, что новый закон позволит решить проблему с издержками, связанными с хранением документов в бумажном виде - и станет драйвером развития СЭД и электронных архивов внутри компаний. Однако, сначала надо дождаться принятия закона, а затем дополнительных регламентов, разъяснений. Производители программного обеспечении, в частности, компания «ДоксВижн», уже реализуют необходимые расширения в СЭД. Но бизнес не может ими воспользоваться в полной мере без соответствующей нормативной базы, которую обеспечивает государство.

Похожие публикации
3 июня 2021
Задача цифровой трансформации – оптимизировать все процессы и минимизировать рутину. Однако, для перехода на более эффективную бизнес-модель требуется накопить данные для анализа.
17 мая 2021
Как ритейлу балансировать между высокими ожиданиями, низкой лояльностью и сниженной платежеспособность покупателей?
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.