4 августа 2023
Как изменения в законодательстве сглаживают сроки перехода на МЧД. И почему МЧД не будет отменён.
Трансформация работы с документами
- 27 ноября 2020
- Наш взгляд
Как развиваются современные системы электронного документооборота и какие бизнес-задачи они могут решать - на такие вопросы для издания Cnews ответил Владимир Андреев, президент компании "ДоксВижн".
Как трансформируются традиционные СЭД-системы, и какая функциональность будет наиболее востребована в решениях следующего поколения?
Когда рынок только формировался в конце 1990-х гг., СЭД воспринималась узко как система автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). СЭД решала задачи, которые не могли решить ECM-системы или другие схожие по функциональности западные решения. Таким образом, в России сформировался новый уникальный рынок СЭД. Затем, в начале 2000-х гг., мы наблюдали конвергенцию с ECM-системами, в результате которой СЭД стали поддерживать функции для создания корпоративного хранилища контента. Следующим шагом, примерно в 2010 г., стало практическое слияние с BPM-системами, которые автоматизируют управление процессами. Российские СЭД переняли наиболее востребованные функции ECM и BPM-систем и обогатились инструментами для работы с документами, уходящими далеко за границы традиционного ДОУ. Поэтому в СЭД потребовалось наращивать инструментарий для создания приложений.
Современные СЭД – это многофункциональные платформы для создания широкой номенклатуры приложений. Поэтому при выборе системы такого класса клиенты оценивают наличие наработок для решения предметных задач и возможности low-code инструментария для модификации решения под свои потребности. Сегодня СЭД позволяет реализовать различные задачи: от договорного документооборота с контрагентами до сквозных процессов по управлению сделками в организации. Возможно, в будущем произойдет сегментация по задачам. Наиболее востребованным будут системы, которые могут «из коробки» решать конкретные бизнес-задачи и иметь в своем арсенале достаточное количество инструментов для развития и модификации уже созданных приложений с учетом потребностей в изменениях.
Какие факторы препятствуют окончательному вытеснению бумажного документа электронным?
Три проблемы тормозят переход на полностью электронный документооборот – слабая нормативная база, отсутствие соответствующей культуры в организациях и экономическая необоснованность для малых и средних бизнесов. Недостаточное нормативное обеспечение не позволяет решить вопросы с долгосрочным хранением безбумажных документов и необходимость в ведении бумажного кадрового документооборота. Текущий 2020 год сдвинул эти вопросы с мертвой точки. Мы наблюдаем нормативную подготовку к отказу от бумаги в этих вопросах. Вторая причина в психологии, так как люди обычно всегда сопротивляются изменениям, а в этом вопросе есть и юридические риски. Потребуется время, чтобы преодолеть эти привычки. Также сегодня переход на безбумажный документооборот требует начальных инвестиций. Для небольших организаций с ограниченным бумажным документооборотом переход на безбумажный документооборот оказывается экономически необоснованным. Это проблема решится постепенно по мере совершенствования технологий, нормативных требований (целый ряд новых положений свежей редакции ФЗ 63 уже содержат такого рода улучшения) и более глубокому проникновению знаний в этой области.
Видите ли вы существенные недостатки существующих на рынке ECM-систем? Какие?
Рынок СЭД/ECM, наверное, один из самых развитых и конкурентных на всем ИТ-ландшафте России. Заказчики имеют больший выбор и ценовую конкуренцию. Однако, количество систем, предлагаемых на рынке сегодня, неадекватно его емкости. В результате, каждая отдельная система должна существовать в условиях ограниченного инвестирования.
В чем вы видите развитие таких систем? Что должно в них улучшиться, чтобы внедрение электронного документооборота происходило быстрее, проще, а экономический эффект для внедряющих организаций был значительнее?
Сегодня системы СЭД/ECM имеют достаточно развитую функциональность, но имеются проблемы в окружении, обеспечивающем удобное внедрение, сопровождение и развитие систем. Не все решения, представленные на рынке, являются полноценными продуктами. Некоторые системы представляют собой проектные решения, в которых каждое внедрение – это уникальный проект, который сложно развивать в дальнейшем самостоятельно без привлечения разработчика. Важно обеспечить продукту развитую инфраструктуру внедрения, обновлений и развития, и передать заказчикам и пользователям инструменты для самостоятельного сопровождения и развития систем, например, low-code инструменты.
Окончательно не решена проблема упрощения и персонализации интерфейса взаимодействия пользователя с системой. Плюс есть целый ряд перспективных задач, связанных с более удобными средствами поддержки неформализованного управления, средствам self-services, когда конечные пользователи могут самостоятельно настраивать те или иные простые приложения и пр.
Сохранятся ли в обозримом будущем в эффективных современных организациях системы СЭД, эл. почты, традиционный документооборот как отдельные направления, или будущее - за едиными коммуникационными платформами, объединяющими все эти виды работы с документами? Если да, то опишите ключевые особенности таких систем и главные преимущества от их внедрения.
Абсолютно актуально минимизировать число интерфейсов для доступа к бизнес-задачам, которые должен решать пользователь. Идея универсального Inbox’а была сформулирована еще в начале 1990-х гг. и в определенной степени была решена с развитием систем почтовых клиентов. В последнее время идея омноканальности формирует альтернативный подход, когда вне зависимости от средства обращения к системе используется общий интерфейс. В рамках конкретной информационной системы все потоки работ и задач безусловно должны агрегировать в одной системе, вне зависимости от того, в какой подсистеме они порождены. В качестве такого агрегатора может выступать современная СЭД. Средством доступа к этому потоку работ могут быть самые разные устройства и наиболее привычные для пользователя приложения.
Какие дальнейшие задачи (кроме первичного внедрения СЭД) должен CDTO ставить и решать по трансформации процессов работы с документами?
Главное, что нужно помнить, внедрение СЭД - это не одноразовый проект, который имеет конкретные сроки и стоимость. Это непрерывный процесс улучшений, который позволяет не только адаптировать и улучшать уже внедренные контуры автоматизации, но и внедрять все новые и новые контуры, подключая к ним не только сотрудников организации, но и внешних контрагентов. Решение, что необходимо делать и кто будет реализовывать эти задачи (внешний подрядчик или сотрудники ИТ службы), должно базироваться на экономическом обосновании принятых решений.