В лизинговой компании «Роделен» завершено внедрение архива клиентских дел на базе СЭД/CSP-платформы Docsvision. Новое решение позволило сократить ручной ввод данных и ускорить процессы проверки документов от клиентов.
В рамках проекта в компании создано единое хранилище финансовых и юридических документов по лизинговым сделкам, реализованы механизмы для контроля комплектности этих документов и формирования отчётности по ним, а также настроены интеграции с учётной системой и службой электронной почты.
«Чтобы запустить сделку, нам необходимо собрать и согласовать большой пакет документов, с которым работает сразу несколько департаментов компании. При внедрении электронного архива мы ставили целью упорядочить хранение этих документов, исключить их дублирование в разных подразделениях и создать прозрачный механизм контроля. За четыре месяца эксплуатации в системе создано более 1800 карточек контрагентов и свыше 7000 карточек договоров, а объём электронного архива достиг 35 Гб. При этом процесс проведения сделок заметно ускорился, поскольку многие рутинные операции теперь автоматизированы».
Евгений Марков, директор по информационным технологиям лизинговой компании «Роделен»
Ускорить работу помогают шаблоны пакетов документов для карточек клиентов и договоров, настроенные в новой системе. При создании карточки в ней автоматически выводится список необходимых для проверки документов, соответствующий выбранному лизинговому продукту. Кроме того, в систему автоматически загружаются пакеты договоров и данные клиентов из учётной системы, а также документы, которые контрагент направляет по электронной почте.
Собранные файлы менеджер может в один клик отправить на проверку – система автоматически рассылает документы тем сотрудникам, которые за них отвечают. В задании отображаются только те файлы, по которым текущему сотруднику нужно принять решения. Бизнес-процесс завершается после того, как все необходимые документы загружены в систему и все задания на проверку завершены. При этом с помощью отчётов можно в любой момент посмотреть актуальную информацию по проверке файлов в системе: как в разрезе менеджеров, так и в разрезе клиентов или конкретных договоров.
Внедрение и настройку решения выполнила компания «Эркер» – золотой партнёр Docsvision.
«Архив клиентских дел создает единое цифровое пространство, которое обеспечивает быстрый доступ к документам. Благодаря этому организация может повысить скорость самых разных бизнес-процессов – от обработки обращений клиентов до ответов на запросы регуляторов. Так, в этом проекте мы настроили в том числе выгрузку связанных документов в файловую систему. В результате подготовка ответов на встречные проверки налоговых органов теперь занимает не рабочий день, а 10-15 минут»
Кристина Беглянина, руководитель проектов компании «Эркер»
Решение «Архив клиентских дел» на платформе Docsvision обеспечивает централизованное хранение электронных документов и возможность доступа к ним из любых ИТ-систем, которые используются в компании (CRM, скоринг, АБС, фронт-офис и другие). Low-code инструменты Docsvision позволяют адаптировать процедуры хранения и обработки данных с учётом изменений бизнес-процессов и требований регуляторов.
