Решение «Архив первичной бухгалтерской документации» на Docsvision

Простой способ автоматизировать ввод данных с «бумаги» в информационные системы организации

Из широкого спектра финансовых документов предприятия особо выделяется так называемся первичная документация, сопровождающая акты хозяйственной деятельности предприятия: акты сдачи-приемки, товарные накладные и т.д. 

Поговорим подробнее о том, как создать удобный электронный архив таких документов. 

Как ведется работа с «первичкой»?

Как правило, документы хранятся и в бумажном виде (в шкафах, коробках), и в электронном, если они в таком виде поступили.

Недостатки очевидны: бумажные документы долго искать, они имеют свойство теряться и портиться, а смешанный формат хранения может усложнить подготовку отчётности для надзорных служб и органов, особенно если компания территориально распределенная. 

Спросите финансового директора или главного бухгалтера – нужен ли ему архив всей первичной документации в электронном виде? Ответ всегда будет положительный. Однако лишь очень небольшой процент компаний ведет архив этих документов полностью в электронном виде.

В чем сложность ведения электронного архива «первички»? 

Создание архива c технической точки зрения является несложным и недорогим, но даже у компаний с внедренной СЭД архив первичной документации не используется. 
Камень преткновения – его наполнение

При большом потоке входящей первичной документации, процесс ввода данных в систему: 

  • требует времени высококвалифицированных сотрудников, ведь кроме непосредственно архива данные нужно завести и в учётную систему, «связать» документы между собой,
  • поступление документов происходит «волнами», в моменты пика начинается аврал, 
  • аврал приводит к ошибкам при вводе, к вытекающим из этого ошибкам отчётности и нарушению сроков. 

Готовое специализированное решение для автоматического наполнения электронного архива 

На помощь приходят технологии потокового сканирования и распознавания текстов. Готовое решение на базе Docsvision может передавать данные не только в электронный архив, но и в другие учётные системы предприятия. Его разработала компания HIT-Service, сертифицированный партнёр Docsvision и технологический партнёр компании ABBYY, за плечами у которого много проектов внедрения СЭД/ECM и успешных проектов по созданию электронных архивов в частности. 

Как работает решение

При поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер - можно пачкой в конце дня. 
Далее архив наполняется автоматически. 

Как именно? Посмотрите схему работы решения, подробное описание реального проекта в «Уральской консалтинговой компании» и видеозапись, посвященную этому решению. 

Перейти к странице решения

О снижении затрат на рутину

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн»: 
«Технологии дают возможность владельцам бизнеса снижать затраты на рутину, а также освобождать от неё своих специалистов. И данное решение - отличный пример. Данные из первичных документов автоматически извлекаются системой распознавания, а электронный архив на базе Docsvision позволяет их вместе со скан-копиям надежно хранить, осуществлять по ним поиск и передавать в учётные системы. В итоге сотрудники финансового отдела получают удобный инструмент, который существенно повышает эффективность их работы».

Похожие публикации
20 ноября 2023
Компания «ДоксВижн» обновила содержание курсов, форму подачи, чтобы сделать процесс обучения удобным для инженеров и компаний.
13 ноября 2023
Компания RKIT разработала образовательный курс по работе на платформе Docsvision для студентов Байкальского государственного университета.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.
Поддержка МЧД в СЭД Как изменится порядок подписания? Как подготовить предприятие к изменениям? Как адаптировать СЭД?