Простой способ автоматизировать ввод данных с «бумаги» в информационные системы организации
Решение «Архив первичной бухгалтерской документации» на Docsvision
- 15 августа 2019
- Новости
Из широкого спектра финансовых документов предприятия особо выделяется так называемся первичная документация, сопровождающая акты хозяйственной деятельности предприятия: акты сдачи-приемки, товарные накладные и т.д.
Поговорим подробнее о том, как создать удобный электронный архив таких документов.
Как ведется работа с «первичкой»?
Как правило, документы хранятся и в бумажном виде (в шкафах, коробках), и в электронном, если они в таком виде поступили.
Недостатки очевидны: бумажные документы долго искать, они имеют свойство теряться и портиться, а смешанный формат хранения может усложнить подготовку отчётности для надзорных служб и органов, особенно если компания территориально распределенная.
Спросите финансового директора или главного бухгалтера – нужен ли ему архив всей первичной документации в электронном виде? Ответ всегда будет положительный. Однако лишь очень небольшой процент компаний ведет архив этих документов полностью в электронном виде.
В чем сложность ведения электронного архива «первички»?
Создание архива c технической точки зрения является несложным и недорогим, но даже у компаний с внедренной СЭД архив первичной документации не используется.
Камень преткновения – его наполнение.
При большом потоке входящей первичной документации, процесс ввода данных в систему:
- требует времени высококвалифицированных сотрудников, ведь кроме непосредственно архива данные нужно завести и в учётную систему, «связать» документы между собой,
- поступление документов происходит «волнами», в моменты пика начинается аврал,
- аврал приводит к ошибкам при вводе, к вытекающим из этого ошибкам отчётности и нарушению сроков.
Готовое специализированное решение для автоматического наполнения электронного архива
На помощь приходят технологии потокового сканирования и распознавания текстов. Готовое решение на базе Docsvision может передавать данные не только в электронный архив, но и в другие учётные системы предприятия. Его разработала компания HIT-Service, сертифицированный партнёр Docsvision и технологический партнёр компании ABBYY, за плечами у которого много проектов внедрения СЭД/ECM и успешных проектов по созданию электронных архивов в частности.
Как работает решение
При поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер - можно пачкой в конце дня.
Далее архив наполняется автоматически.
Как именно? Посмотрите схему работы решения, подробное описание реального проекта в «Уральской консалтинговой компании» и видеозапись, посвященную этому решению.
О снижении затрат на рутину
Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн»:
«Технологии дают возможность владельцам бизнеса снижать затраты на рутину, а также освобождать от неё своих специалистов. И данное решение - отличный пример. Данные из первичных документов автоматически извлекаются системой распознавания, а электронный архив на базе Docsvision позволяет их вместе со скан-копиям надежно хранить, осуществлять по ним поиск и передавать в учётные системы. В итоге сотрудники финансового отдела получают удобный инструмент, который существенно повышает эффективность их работы».