Администрация города Иркутска

Предпосылки проекта

На момент старта проекта в 2012 году в администрации работала СЭД, которая уже не соответствовала предъявляемым требованиям, а часть документов обрабатывалась на бумаге. Было принято решение выбрать новую СЭД. В результате проведенных конкурсных мероприятий победила компания RKIT с собственным решением «Административное делопроизводство» на платформе Docsvision. 

Старт проекта 

Проект стартовал в 2012 году в комитете по экономике Администрации Иркутска. Когда стало понятно, что система хорошо работает и упрощает работу 40 сотрудникам комитета - проект пошёл в развитие и тираж. Следующими пилотными площадками были Комитет по бюджетной политике и финансам, аппарат администрации, комитет ЖКХ. В администрации 18 подразделений, более 1200 сотрудников. Все процессы были тиражированы на подразделения с учетом их специфики в течение 1-2 лет. 

Работа с документами — это основная деятельность администрации.

Все бизнес-процессы подкрепляются массивом документов. 

О проекте в цифрах

• В системе работают все структурные подразделения администрации, все сотрудники, работающие на АРМ, включая руководителей и вице-мэров;
• 1200 пользователя зарегистрировано в системе; 
• ~500 человек работают в системе каждую секунду;
• скорость открытия карточек составляет 3-5 секунд; 
• В 2019 году система экономит 20% трудозатрат Администрации за счет электронного взаимодействия между подразделениями, автоматизированного поиска документов. 
• экономический эффект от внедрения системы - свыше 51 млн. рублей в год.

Автоматизировано 10 ключевых управленческих процессов

1. Входящая корреспонденция: учёт, исполнение, контроль.
2. Исходящая корреспонденция: создание проекта, в том числе ответа на входящий, согласование, визирование, регистрация.
3. Согласование, рассмотрение, исполнение, контроль внутренних служебных писем.
4. Согласование, регистрация, рассылка, исполнение, контроль распорядительных документов.
5. Поддержка работы высшего административного комитета Администрации г. Иркутска (ВАК).
6. Рабочие совещания – подготовка совещания, формирование повестки, учёт решений, рассылка, исполнение, контроль поучений.
7. Управление претензионно-исковой работой и судебными делами – регистрация исков и предписаний, планирование работ, учёт судебных документов, контроль эффективности юридического сопровождения.
8. Обращение граждан, депутатов и организаций — регистрация обращений, распределение по ответственным подразделениям, создание поручений, контроль их исполнения, подготовка ответа заявителю в установленный законом срок 30 и менее дней.
9. Интеграция с ССТУ: автоматическое формирование отчетов и выгрузка данных о ходе и результатах обращений граждан на портал ССТУ.РФ.
10. Архивный фонд: автоматическое распознавание скан-копий более 300 тыс. документов постоянного хранения, автоматическая каталогизация, формирование дел, описей дел, справок, отчетов, выписок для соблюдения 30-дневного срока ответа по обращениям заявителей.

Архивный фонд

В 2016 году был начат интересный проект: компания RKIT Group разработала «Электронный архив» для документов постоянного хранения Архивного фонда Администрации Иркутска. Система введена в эксплуатацию, идет загрузка документов в архив. Настраиваются механизмы потокового сканирования. В решении заложены нетривиальные механизмы распознавания документов, благодаря которым система сама узнает отсканированные документы, каталогизирует и типизирует их. Сотрудники архива только проверяют корректность заполнения данных. Система позволяет быстро находить архивные данные среди 300 тысяч документов постоянного хранения.  

Электронный «Архивный фонд» позволит сотрудникам архива  быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по запросам заявителей. Сотрудники архива смогут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы: система все заполнит сама. А значит, выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки. От такого нововведения выигрывают все: и граждане, и юридические лица, и органы государственной власти. 

На 2018 год:

• в день в системе регистрировалось до 4000 документов;
• в среднем 22 000 документов — в месяц.
• генерировалось до 100 0000 заданий на исполнение и согласование ежемесячно (свыше 5 млн. за время использования системы).

Работа с обращениями граждан

Администрация работает не только с гражданами, но и по запросам депутатов и юридических лиц. Обращения совершенно разного характера, начиная от ремонта придворовых территорий, заканчивая вопросами финансирования переселения из ветхого жилья. Вопросы могут одновременно поступать по одной и той же проблеме от жителя округа и от депутата. В рамках существующей системы такие запросы автоматически объединяются. Все движение документов происходит в СЭД, что значительно экономит время специалистов администрации в решении проблем заявителей и подготовке ответов. 

Мобильные решения

При сегодняшней структуре администрации без электронного обмена документами никуда. У топ-мененджеров есть планшетные решения на платформе IOS, которые облегчили им работу. Вопрос их участия во всех процессах решен с помощью мобильных приложений. Находясь за пределами офиса, они точно также выдают поручения, согласовывают документы, дают замечания, отчитываются перед вышестоящим руководством. Информация поступает в единую базу данных по защищенным каналам связи. При этом в системе можно работать без интернета. Когда связь появляется, данные автоматически синхронизируются. 

Вся деятельность администрации основывается на процессах, которые проходят через СЭД - предоставление муниципальных услуг и работа с обращениями граждан. Эффективность выполнения этих процессов напрямую влияет на качество поддержки населения и качество оказания услуг. 

В 2018 году был реализован проект по повышению производительности системы

Поскольку СЭД является критически значимой информационной системой для администрации Иркутска, необходимо было: выявить причины падения производительности, добиться достижения показателей: открытие карточек всех типов документов, заданий, задач (входящие, исходящие, распорядительные, служебные) – не более 3-5 сек; перевести систему на обновленную версию платформы Docsvision 5.4. 

Специалистами RKIT было проведено комплексное обновление СЭД, что обеспечило не только её дальнейшее активное использование, но и развитие. 

В результате масштабного исследования и тестирования системы было установлено накопительное обновление 11 платформы Docsvision, удалены неиспользуемые объекты системы, функциональность, оптимизирован механизм подгрузки документов при открытии карточек, включено предкэширование и оптимизирован программный код и элементы интерфейса. Кроме того, были выявлены факторы, негативно влияющие на производительность, в частности, перегруженность карточек пакетами документов.

В 2019 году запущен в тестовом режиме web-клиент Docsvision, а 2020 году – завершены работы по переводу в промышленную эксплуатацию: сотрудники администрации могут работать с документами и поручениями через веб-интерфейс системы электронного документооборота, в том числе с мобильных устройств.

В 2019 году проект был принят в число участников на соискание премии «Проект года» в конкурсе ИТ-проектов от сообщества ИТ-директоров GlobalCIO.

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»