Администрация города Иркутска (Архивный фонд)

Архив документов постоянного хранения в Администрации Иркутска содержит 28 фондов, 14 727 единиц хранения (78,3 %) управленческой документации постоянного хранения за период с 1978 года и 4 372 единиц хранения (21,7 %) документов по личному составу. Общая площадь архива – 304 кв. м, архивохранилища – 154 кв. м.

Предпосылки автоматизации архива

Документы хранились в бумажном виде, часть из них была оцифрована в папках на локальной машине. Для того чтобы облегчить поиск документов сотрудники архива вручную создавали  реестры в программе Excel. Сведения о пополнении архива фиксировали в программе «Архивный фонд». Эта программа не обновлялась, поиск в ней был невозможен.

Пример: гражданин обращается в администрацию по поводу земельного участка, на котором расположен его дом. Заявителю нужно распоряжение о выделении земли. При этом гражданину известен только адрес дома. Этих данных недостаточно, чтобы найти распоряжение в архиве, либо поиск занимает много времени, т.к. сотрудники вручную ищут бумажный документ. То есть даже при наличии нужной информации в архиве не было гарантии выполнения запроса. 

Решение

В 2014 году руководство администрации Иркутска приняло решение оцифровать архив. Стояла задача: обеспечить поиск по тексту документа, чтобы документ был найден по любым данным, которые известны автору запроса: адрес, примерная дата, фамилия, название организации и так далее. 

Как оцифровать 300 тысяч документов и структурировать их?

Невозможно на каждый документ создавать карточку и  заполнять поля, на это уйдет слишком много времени и усилий сотрудников. К тому же, архив постоянно пополняется. Чтобы решить эту амбициозную задачу, RKIT Group совместно с рабочей группой Заказчика предложили использовать технологию потокового сканирования и автоматического распознавания текста через шаблоны ABBYY Recognition server. Необходимо было разработать много шаблонов на разные виды исторических документов, но это все же проще, чем каждый документ сканировать и регистрировать вручную. 

Следующий шаг: разработать систему, в которой документы будут структурироваться, из документов формироваться дела, из реквизитов документов автоматически создаваться описи.

С 2013 года в Администрации Иркутска развивает систему электронного документооборота на платформе Docsvision. И специализированная система «Архивный фонд» должна была органично встроиться, обеспечив бесшовное взаимодействие учреждений и документооборота.

Еще одна её задача: ускорить и упростить работу архивариусов. Когда заявитель обращается в архивный фонд с просьбой предоставить копию документа или сведения из него, архивариус оформляет ответ по определенным стандартам. Эти формы и шаблоны было решено разработать в электронном виде, чтобы свести работу архивариуса к поиску нужного документа в электронной базе и выбору нужной формы для ответа. Все остальное должна делать система: заполнить форму, прикрепить скан документа или выписку из него.

Как работает система «Архивный фонд»

1. На первом этапе сканируются и распознаются бумажные документы. Используется технология потокового сканирования и распознавания ABBYY Recognition Server. Задача архиварусов – вложить стопку  документов в сканер. При сканировании система распознает документы, складирует в файловые папки в виде html-файлов. 
2. На втором этапе создается электронный архив: структурированное хранилище исторических данных. Система забирает html-файлы и преобразует их в карточки, структурируя и формируя базу архивных документов, дел, описей. Все поля заполняются автоматически. На этом этапе задача сотрудника архива проверить правильность заполнения полей, и, если есть ошибки, исправить их. При этом к карточке автоматически прикрепляется  сам архивный документ, причем и в виде картинки, и в виде текста.
3. Третий этап – то, ради чего затеян проект: сотрудники архива используют мощные возможности поиска в системе электронного архива Docsvision для предоставления муниципальных услуг. Важно, что сотрудники могут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы. А значит, в разы выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки.

Результаты внедрения системы «Архивный фонд»

• Сотрудники архива активно сканируют документы и наполняют базу электронного архива при помощи потокового сканирования и простой регистрацией.
• Система группирует документы в дела в соответствии с номенклатурой и систематизирует документы внутри дела.
• Архивариусы ищут документ по любым данным и словам, содержащимся в документе (в том числе, в формате pdf).
• Права доступа к данным разграничены. Данные надежно защищены от нецелевого использования и утери.
• Система формирует отчёты, печатные формы архивных документов, справок, статистических сводок о состоянии архивного фонда. Сотрудники архива оперативно готовят описи в соответствии с требованиями ВНИИДАТ, так как большая часть информации заполняется автоматически.
• Архивирование информации происходит в соответствии с правилами Коллегии Росархива.

СЭД в Администрации Иркутска →

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»