Администрация Ивановского муниципального района

В 2017 году в Администрации Ивановского муниципального района внедрена система электронного документооборота на базе платформы Docsvision 5. Развернутое решение «Документооборот в муниципальном учреждении» предназначено для автоматизации общего делопроизводства Администрации,. 

Предпосылки внедрения и старт проекта

На момент старта проекта в Администрации Ивановского муниципального района система электронного документооборота отсутствовала, документы обрабатывались полностью на бумаге. В 2017 году было принято решение о внедрении СЭД. В результате проведения конкурсных процедур, победу одержала ООО Компания «Сервис ТВ – Инфо» (г. Иваново) – сертифицированный партнёр компании «ДоксВижн». 
Проект стартовал в 2017 году. Сначала СЭД Docsvision была успешно протестирована в канцелярии учреждения. Когда стало понятно, как система работает и упрощает работу сотрудникам - началось её развитие и тиражирование. 
Работа с документами — основная деятельность Администрации Ивановского муниципального района, т.к. все процессы подкрепляются пакетами документов, поэтому внедрение СЭД было очень актуально для учреждения.

Описание проекта. В электронный вид переведен ряд процессов учреждения

Сегодня вся деятельность Администрации Ивановского муниципального района основывается на процессах, которые проходят через СЭД - это предоставление муниципальных услуг и работа с обращениями граждан и юридических лиц, а также выгрузка на портал ССТУ.РФ. 

1.    Управленческие процессы 

Крупные управленческие процессы: учёт и контроль исполнения входящей корреспонденции; учёт исходящей корреспонденции - от согласования проекта до контроля ответа адресата. 
•    Система позволяет проводить регистрацию входящих документов в Администрации, а также регистрацию в обособленных структурных подразделениях. 
•    Обеспечивает сканирование и хранение файлов, связывание различных документов между собой, позволяет проводить полнотекстовый и атрибутивный поиск. 
•    Выгрузку данных на федеральный портал ССТУ.РФ.

2.    Работа с обращениями граждан 

В 2018 году был сделан упор на работу с обращениями граждан. Сегодня система позволяет автоматизировать весь процесс обработки обращения — от создания и исполнения задачи по документу до отправки ответа адресату. Проработан вопрос расширенной настройки доступа. Настроены роли пользователей, для каждой из которых предусмотрены определенные функциональные возможности.

3.    Интеграция с сайтом Администрации Президента Российской Федерации (Портал ССТУ.РФ).

Дополнительно в справочниках решения предусмотрен типовой классификатор обращений граждан и имеется функция экспорта данных обращений для отчетности государственных муниципальных учреждений в Администрацию Президента Российской Федерации (Портал ССТУ.РФ). 
Для подготовки и выгрузки информации на портал ССТУ.РФ разработаны поля в карточках, настроены поисковые папки, на панель инструментов Навигатора Docsvision внедрены кнопки выгрузки. Процесс выгрузки данных для ССТУ.РФ логируется – это позволяет выявить ошибки выгрузки.
Сам процесс выгрузки не требует выполнения большого количество действий от пользователя. Пользователь заходит в поисковую папку, задает параметры и нажимает кнопку выгрузки, на компьютере формируются файлы для загрузки на портал ССТУ.РФ.

4.    Работа с обращениями юридических лиц и возможность ответа нескольким корреспондентам 

Администрация работает не только с обращениями граждан, но и по запросам юридических лиц и с служебными записками. Каждый из этих документов обрабатывается по определенному маршруту:
1.    Регистрация
2.    Распределение заданий (Проект резолюции)
3.    Исполнение заданий
4.    Контроль хода исполнения
5.    Отправка ответа

«В обращениях реализована возможность занесения нескольких корреспондентов в одну карточку. Это необходимо, когда обращение гражданина перенаправляется нам из другой организации или осуществляется по доверенности. В возможности системы заложена функция связывания обращений однотипного характера. В целом, все движение документов происходит в СЭД, что значительно экономит время специалистов администрации в решении проблем заявителей и подготовке ответов», - пояснила Светлана Двойнина, начальник отдела по работе с документами, контролю и обращениями граждан. 

6.    Мобильная работа в СЭД для Главы Администрации 

Сотрудники ООО Компания «Сервис ТВ – Инфо» г. Иваново произвели тонкую настройку мобильного рабочего места Главы Администрации на планшете (Android) в СЭД Docsvision. Это позволяет Главе, находясь за пределами администрации, ознакомиться с поступившей информацией, расписать задания на исполнение. Информация поступает напрямую из рабочей базы данных по защищенным каналам связи. 

Значимость, результаты и эффективность проекта

В системе обрабатываются тысячи документов
В СЭД работают несколько десятков сотрудников, включая высшее руководство. Обрабатываются более 2000 документов в месяц. 

На 20% ускорилась работа с обращениями граждан 
Администрация Ивановского муниципального района — некоммерческая организация, поэтому эффект от внедрения СЭД не монетизируется в явном виде, но выражается в повышении эффективности и удобства работы.  Работа с документами в СЭД позволила Администрации обрабатывать обращения на 20% быстрее. Сотрудниками не приходится распечатывать бумажные копии документов всем участникам процесса обработки.

Обеспечен удобный доступ к информации
Участники процесса имеют единый доступ к информации, видят комментарии коллег, им не приходится проводить совещания для обсуждения.

Выгрузка обращений на портал ССТУ.РФ сократилась с 10 часов до 5 минут 
Реализация выгрузки на портал ССТУ из СЭД значительно экономит время работников учреждения, высвобождая их время на другие задачи. Ранее сотрудник тратил порядка 2 минут на заведение (копирование) информации обращения на портал ССТУ.РФ, в месяц количество обращений в месяц порядка 250-300. С помощью механизма выгрузки, теперь отправка всей информации по 300 обращениям из СЭД занимает 5 минут.

Эффективность выполнения этих процессов напрямую влияет на качество работы с обращениями граждан и оказание услуг населению. 

Партнёр

Группа Компаний Сервис ТВ – универсальный интегратор с опытом реализации ИТ-проектов различной сложности. Cпециализируется на комплексных решениях в области информационных технологий для государственных учреждений и предприятий различных отраслей.

Основные направления деятельности – разработка и сопровождение информационных систем, реализация инфраструктурных проектов.

• В системе обрабатываются тысячи документов;
• На 20% ускорилась работа с обращениями граждан;
• Обеспечен удобный доступ к информации;
• Выгрузка обращений на портал ССТУ.РФ сократилась с 10 часов до 5 минут;

• Документооборот в муниципальном учреждении →