АО «Гознак»

Система электронного документооборота на базе платформы Docsvision работает в АО «Гознак» с 2009 года. За полтора десятилетия поступательного развития и расширения функциональности СЭД стала «кровеносной системой» предприятия. Она обеспечивает сотрудникам дирекции и 9 филиалов АО «Гознак» быстрый доступ к корпоративной информации, автоматизирует внутренние бизнес-процессы, а также взаимодействие предприятия с контрагентами и регуляторами.

Единая система электронного документооборота (ЕСЭД) развёрнута на 5 отдельных площадках, объединённых модулем межфилиального обмена Docsvision. Модуль обеспечивает обмен данными между серверами предприятия и позволяет выстраивать сквозные бизнес-процессы, в которые вовлечены сразу несколько распределённых подразделений.

В отдельных защищённых контурах реализованы системы конфиденциального документооборота и долговременного электронного архива, также разработанные на базе платформы Docsvision.

В ЕСЭД АО «Гознак» реализованы:

• блок канцелярии (входящие и исходящие документы, обращения граждан, служебные записки, приказы, распоряжения, указания, универсальные документы, протоколы совещаний, устные поручения, длительные поручения);
• блок коллегиального органа управления (вопросы, повестки, программы, протоколы);
• блок договорной деятельности (договоры и допсоглашения, заявки на закупку, заявки на оплату, банковские гарантии, аккредитивы);
• блок анализа несоответствия и корректирующих действий (акты, протоколы);
• система конфиденциального документооборота (СКЭД);
• система долговременного электронного архива, обеспечивающая хранение юридически значимых электронных документов (СХЭД);
• архив первичных учётных документов для системы налогового мониторинга;
• автоматизация локальных бизнес-процессов, учитывающая особенности филиалов предприятия (служебные записки, заявки на автотранспорт, заявки на обучение, акты проверок);
• все решения адаптированы под использование как толстого клиента, так и web-клиента Docsvision;
• в системе работают модули Docsvision для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и для интеграции с операторами ЭДО, а также настроены интеграции с несколькими учётными системами 1С.

О проекте в цифрах

• 4 000+ пользователей
• 7 распределённых баз данных
• 4+ млн документов создано в системе
• 2 000 документов регистрируется в системе ежедневно
• 9 000 поручений создается в системе ежедневно
• ок. 5 ТБ объём хранилища
• 4 системных администратора, 2 сотрудника техподдержки и специалисты по 1С в команде заказчика

Прямая речь

«За годы использования Docsvision наша СЭД несколько раз «перерождалась». Сначала на предприятии были востребованы только базовые функции платформы, затем пришло время глубоко кастомизированного и не очень гибкого решения, а сегодня мы применяем подход, позволяющий сочетать кастомизацию под наши запросы и актуальные обновления от вендора. Средства Docsvision позволили нам объединить и связать документы в разных филиалах, автоматизировать самые разные бизнес-процессы, а в последние годы – решать такие важные для развития предприятия задачи, как переход на налоговый мониторинг и импортозамещение ПО. Вендор Docsvision «держит руку на пульсе» и активно развивает платформу, отвечая на актуальные тренды и изменения в нормативных требованиях. Кроме того, хотелось бы отметить важную роль интегратора – у ECMGroup.Pro большой опыт внедрения ИТ-систем в организациях со схожими задачами и структурой, что очень помогает работе над развитием нашей СЭД».

Роман Набиев, начальник службы эксплуатации АО «Гознак»

Конфиденциальный документооборот

С 2016 года на предприятии работает система конфиденциального документооборота (СКЭД), реализованная на платформе Docsvision. Система обеспечивает регистрацию, согласование, подписание и работу с приказами, служебными записками, исходящими письмами и различными типами универсальных документов, а также с технической документацией с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП).

В соответствии с требованиями информационной безопасности СКЭД развернута в изолированном контуре с высоким уровнем защиты. Сотрудники получают доступ к конфиденциальным документам на специальном виртуальном рабочем месте, к которому подключаются по зашифрованному каналу. Передать документ из СКЭД во внешнюю сеть невозможно, но можно разместить в СКЭД документы из открытой СЭД.

Перевод конфиденциального документооборота в электронный вид упростил процессы обмена данными между филиалами АО «Гознак». Сотрудники предприятия также отмечают, что работать с конфиденциальными документами стало намного удобнее и быстрее.

Архив первичных учётных документов для системы налогового мониторинга

Внедрение архива первичных учётных документов на платформе Docsvision стало частью масштабного проекта по переходу АО «Гознак» на онлайн-взаимодействие с налоговыми органами. Кроме того, архив позволил объединить потоки «первички» из различных информационных систем предприятия и снизить трудозатраты на обработку документов.

Подготовка к переходу на налоговый мониторинг включала автоматизацию во всех филиалах предприятия договорного процесса и работы с первичными учётными документами: товарными накладными, счетами-фактурами, актами, УПД. В 2021-2023 гг. в ЕСЭД было реализовано подписание документов УКЭП, подключены модули для интеграции с операторами ЭДО, работы с МЧД, работы с оператором фискальных данных.

В 2023 году АО «Гознак» стало участником пилотного проекта по интеграции с АИС «Налог-3», необходимой для перехода на налоговый мониторинг. На начальном этапе предприятие предоставило ФНС прямой доступ к учётной системе. Инспектор ФНС просматривал данные налогового и бухгалтерского учёта в 1С, а при необходимости мог открывать первичные учётные документы, загружая их из архива на платформе Docsvision.

В 2024 году на предприятии была внедрена система налогового мониторинга с использованием витрины данных. В центре новой системы – архив электронных и бумажных документов на базе Docsvision, в который из всех филиалов поступают первичные учётные документы по расходным и доходным договорам.

Документы передаются в архив из нескольких информационных систем предприятия, в том числе из учётной системы, а также из сервиса ЭДО Контур.Диадок. Загрузка документов реализована за счёт интеграции с единой корпоративной информационной системой управления ресурсами предприятия (КИС УРП). Документы на бумажных носителях загружаются через модуль потокового ввода от Content AI, который формирует скан-копию документа и XML-файл с его атрибутами. При любом из этих сценариев документ автоматически «привязывается» к карточке соответствующего договора.

Витрина данных и интеграция с АИС «Налог-3», отвечающие за непосредственное взаимодействие с ФНС, реализованы на основе сервиса Контур.Налоговый мониторинг. Сервис предоставляет инспектору доступ к налоговым декларациям предприятия, данные которых передаются из 1С, и к первичным учётным документам, которые загружаются из СХЭД на Docsvision.

Итоги внедрения архива первичных учётных документов:

• создан единый архив бумажных и электронных документов, который систематизирует обработку «первички» во всех филиалах предприятия;
• обеспечивается соблюдение нормативных требований к долгосрочному хранению документов;
• обработка, согласование и подписание документов проходят быстрее;
• сотрудники тратят меньше времени на поиск документов.

Подробнее о проекте рассказывает начальник службы эксплуатации АО «Гознак» Роман Набиев

Модуль «Корпоративное управление» (КОУ)

Модуль автоматизирует работу коллегиальных органов АО «Гознак»: Совета директоров, Правления и профильных комитетов. Использование модуля ускоряет подготовку материалов, обеспечивает единообразие корпоративных процедур, снижает объём ручной работы секретариата и повышает управляемость коллегиального принятия решений.

Модуль КОУ охватывает полный цикл подготовки и проведения заседаний: от инициирования и согласования вопросов, формирования повесток и программ — до проведения очных и заочных голосований, оформления протоколов и контроля исполнения поручений.

Все процессы работают в едином контуре СЭД: согласования проходят по настроенным маршрутам, уведомления формируются автоматически, в программе фиксируются организационные мероприятия, результаты заседаний отражаются в форме голосования, а задания по решениям создаются и отслеживаются в системе.

Модуль «Анализ несоответствий и корректирующие действия» (АНиКД)

Модуль АНиКД обеспечивает структурированную работу производственных подразделений АО «Гознак» с проблемами качества: от регистрации несоответствий и анализа их причин до планирования корректирующих действий, контроля их исполнения и оценки результативности.

Система автоматизирует ключевые этапы бизнес-процесса:

• регистрацию несоответствий и контроль полноты введенных данных;
• согласование актов и протоколов по гибко настраиваемым маршрутам;
• назначение ответственных за анализ, коррекцию и разработку мер в зависимости от системы ИСМ;
• генерацию печатных форм актов и протоколов по утверждённым шаблонам;
• формирование отчетных форм и выборок для мониторинга качества и подготовки к аудитам;
• фиксацию итоговой оценки эффективности принятых мер.

Использование модуля делает работу с качеством более прозрачной, помогает предотвращать повторение проблем, упрощает контроль исполнения и повышает надежность производственных процессов.

Система долговременного электронного архива (СХЭД)

Хранение электронных документов предприятия с сохранением их юридической значимости на срок более 10 лет и с соблюдением всех нормативных требований – основная задача проекта по созданию электронного архива в АО «Гознак».

В 2024 году на предприятии начался процесс внедрения системы электронного архива, которая будет развернута в защищённом контуре. Решение на базе Docsvision соответствует требованиям федерального закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и приказа Росархива от 31.07.2023 № 77. Кроме того, СХЭД обеспечивает сотрудникам более удобный и быстрый доступ к документам за счёт систематизации процесса хранения, а также автоматизирует многие процессы работы архивариуса.

В систему передаются юридически значимые документы, подписанные УКЭП. На сегодняшний день это документы канцелярии (приказы, указания, протоколы). Второй этап проекта, который реализуется в 2025-2026 гг., предполагает передачу на долговременное хранение договоров и допсоглашений, подписанных на электронных торговых площадках и через операторов ЭДО. Далее планируется автоматизировать долговременное хранение технической и технологической документации, а также кадровых документов.

Основные функциональные возможности СХЭД:

• перезаверение документов в рамках закрытого контура АО «Гознак» (обеспечивает сохранение их юридической значимости);
• интеграция с системами «КриптоПро Архив» и «КриптоПро SVS» для проверки и перезаверения электронных подписей;
• автоматическое создание контейнера электронного документа (в том числе в формате PDF/A-1);
• автоматическая проверка наличия и состояния электронных документов в архиве;
• возможность интеграции с государственными архивами.

Подробнее о проекте рассказывают начальник отдела документооборота АО «Гознак» Елена Данзурун и руководитель проекта ECMGroup.Pro Ольга Музафарова

Планомерное импортозамещение

Последние несколько лет АО «Гознак» реализует проект по импортозамещению, который предусматривает замену прикладного, серверного и общесистемного ПО на отечественные продукты. В рамках проекта решения, разработанные на российской платформе Docsvision, переводятся на импортонезависимый стек технологий.

В 2023 году для многих пользователей ЕСЭД альтернативным клиентом стал web-клиент Docsvision – полнофункциональное рабочее место, которое даёт доступ к системе из любых ОС и через любые интернет-браузеры, включая отечественные. Чтобы сделать переход бесшовным, на web-клиент без потери эффективности были перенесены все кастомные решения, реализованные в АО «Гознак» за более 15 лет использования платформы.

В настоящее время решения на Docsvision переводятся на работу с отечественной СУБД PostgresPro (совместимость Docsvision с продуктами PostgresPro поддерживается в рамках технологического партнёрства). По завершении этой части проекта планируется импортозамещение операционной системы, на которой сегодня работают серверные и клиентские компоненты ЕСЭД, а также адаптация web-клиента к использованию ПО «МойОфис».

Перспективы проекта

Сегодня в ЕСЭД АО «Гознак» работают более 4 тысяч пользователей, включая топ-менеджмент предприятия. За годы эксплуатации и развития решений на базе платформы Docsvision были автоматизированы десятки бизнес-процессов, в системе ежедневно создаются большее 9 тысяч поручений.

Планы развития ЕСЭД на ближайшие годы включают продолжение процессов импортозамещения, внедрение долгосрочных архивов технической документации и кадровых документов, а также интеграцию с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Работу над этими проектами ведёт золотой партнёр Docsvision – компания ECMGroup.Pro, которая также обеспечивает техническую поддержку системы.

Партнёр

ECMGROUP.PRO уже 13 лет работает в сфере электронного документооборота. Компания специализируется на подборе, внедрении и интеграции СЭД, а также разрабатывает собственные модули для расширения их функциональности. В зависимости от потребностей заказчиков ECMGROUP.PRO помогает автоматизировать новые процессы и адаптировать систему под специфику бизнеса. Сегодня компания еще и развивает направление применения искусственного интеллекта в СЭД, делая управление документами более эффективным и интеллектуальным.