ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга»

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» использует решения для электронного докуменнтооборота с 2009 года, начиная с первого проекта внедрения системы от иностранного разработчика. Изменения требований, рост нагрузки, скорости и объёмов документационного взаимодействия привели к тому, что прежняя система перестала соответствовать потребностям пользователей. В 2015 году компания приняла решение о смене системы электронного документооборота и поставщика программного обеспечения. 

Проект по внедрению новой системы на базе платформы Docsvision был реализован компанией Digital Design. Непрерывное развитие системы на предприятии, расширение функциональных возможностей и контуров цифровизации, интеграции с другими сервисами, включая подключение чат-ботов, выводит СЭД ГУП ТЭК на передовые позиции, что подтверждается престижными наградами: победитель в номинации «Инновации» премии «Проект года Docsvision» 2021, победитель в номинации «Лучший ЭДО в корпоративном управлении» премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022».

СЭД охватывает не только функции делопроизводства, но и автоматизирует ряд бизнес-процессов:

• организацию и управление совещаниями,
• контроль исполнения протокольных поручений,
• заявки сотрудников на техпомощь,
• расходные материалы и др.

В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации. Эта функция ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок.

При том, что функциональные возможности системы значительно расширились, стоимость владения отечественным ПО и затраты на его обслуживание стали существенно ниже.

Для «безболезненного» перехода на новую систему без снижения качества работы в СЭД были реализованы «личные кабинеты» сотрудников – индивидуальное рабочее пространство. Личный кабинет с удобным пользовательским интерфейсом обеспечивает быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации, позволяет просматривать и выгружать отчеты. 

«Помимо обновления и функционального усовершенствования системы, перед нами стояли задачи осуществить быструю и качественную интеграцию новой СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП «ТЭК СПб», – рассказал о процессе работы над проектом Игорь Катков, руководитель проекта со стороны Digital Design.

Перед началом работ требовалось осуществить перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД – в общей сложности более 1 миллиона документов. Проведенная специалистами Digital Design оптимизация инфраструктуры и платформ предприятия позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности, а использование масштабируемой платформы Docsvision будет способствовать дальнейшему развитию хранилища. Также в ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована с корпоративными прикладными системами: 1С.Предприятие 8.2, Электронный архив и каталог ActiveDirectory.

Сейчас новую СЭД используют сотрудники главного управления ГУП «ТЭК СПб» и 4-х филиалов; ежедневно в системе работают более 800 пользователей, обрабатывается более 1000 резолюций. 

«Мы создали универсальную систему, которая позволила заказчику не только решать традиционные задачи канцелярии, но и дополнительно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Система облегчает управленческую работу, способствует повышению эффективности, развитию предприятия», — прокомментировал Игорь Катков.

«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией-интегратором, профессионализм и оперативность работы специалистов», — рассказал Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга».

В 2018 году компания Digital Design завершила очередной проект для компании ГУП «ТЭК Санкт-Петербург», в ходе которого специалисты исполнителя обновили СЭД на базе Docsvision до версии платформы 5.4, выполнили архивацию данных в системе и разработали модуль автоматизации процесса работы со сметной документацией. 

Главная цель проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объём документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на новую версию платформы пользователи отметили значительное увеличение скорости работы системы. Также путём разделения базы данных на оперативную и архивную удалось значительно упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развёртывания системы из неё, снижены затраты на хранение резервных копий за счёт уменьшения их размера.

Также для  ГУП «ТЭК СПб» были реализованы проекты по внедрению «Мобильного рабочего места руководителя» (АРМ руководителя) и системы «Претензионно-исковая работа» (ПИР).

Сметная документация

Большой объём в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. Учёт сметной документации – задача непростая. Во-первых, необходимо принимать во внимание множество нормативно-правовых и законодательных актов. Во-вторых, количество документов, прилагаемых к одному проекту, может достигать нескольких сотен. В-третьих, очень важна точность в расчетах и быстрота процесса согласования, особенно при строительстве или ремонте объектов теплоэнергетики. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

До внедрения модуля основным инструментом сотрудников ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» для работы с этим видом документов был набор стандартных приложений MS Office и, в частности, Excel. Это удобный инструмент для работы с одной таблицей или списком, но когда их становится, например, 300, то процесс анализа существенно усложняется и замедляется. Поэтому основной задачей внедрения нового модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчёты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления могло потребоваться на это несколько дней.

С 2020 года ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» полноценно перешло на web-клиент Docsvision. Это позволяет в удобном адаптированном интерфейсе выполнять задачи с документами с любого мобильного устройства через Интернет и вне локальной сети предприятия с соблюдением всех требований защиты данных и информационной безопасности. Возможность применять квалифицированную электронную подпись помогло оперативно и полностью перейти на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами, что было особо актуально в период удалённой работы предприятия.

В частности, ГУП «ТЭК СПб», как подведомственное учреждение Комитета по энергетике Санкт-Петербурга, с помощью Docsvision проводит загрузку и выгрузку документов Единой системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (ЕСЭДД). 

В 2023 году в компании был внедрен КЭДО и инициировано электронное хранение документов, предназначенных для передачи в Государственный архив.
В рамках комплексной интегрированной системы документооборота Docsvision в ГУП «ТЭК СПб» переведено в КЭДО 54 типа заявлений и 30 типов приказов с возможностью их подписания УНЭП, осуществлена интеграция системы с 1С: ЗУП (зарплата и управление персоналом), автоматизированы процессы трудоустройства, организации сверхурочной работы и работы в выходной день, проведение опросов сотрудников. Внедрена система хранения электронных документов (СХЭД) с обеспечением их юридической значимости. Переведено в электронный вид подписание табеля учета рабочего времени.

На данный момент 30% работников предприятия – участники КЭДО, обеспеченные электронной подписью УНЭП. При этом экономия бумаги составляет примерно 20 листов в год из расчета на одного работника или в целом – 86 коробок в год, а срок подписания документов сократился с двух недель до двух часов! 
В 2024 году проект стал победителем конкурса «Лучшие кадровые технологии Северо-Западного федерального округа – 2024» в номинации «Лучшая кадровая технология работы с персоналом».

Партнёр

Один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России — оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ.