Правительство Мурманской области

2021-2022: Переход на МЭДО 2.7.1

Система электронного документооборота на базе платформы Docsvision в Правительстве Мурманской области консолидирует работу как с внутренними служебными документами, так и с данными, поступающими с других ресурсов: сайта «Общественная приёмная Правительства Мурманской области», официального сайта Президента России, системы МЭДО (межведомственный электронный документооборот) и др.

В марте 2021 года вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 г. № 667/233, который определил протоколы обмена данных новой версии МЭДО 2.7.1. В целях соответствия новым требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и госорганизаций специалистами Digital Design, официального партнёра Docsvision, проведены работы по оптимизации СЭД.

Для обеспечения перехода на МЭДО версии 2.7.1 и поддержки новых форматов обмена данными по каналам системы межведомственного электронного документооборота в установленные сроки были обновлены все компоненты системы. Также расширена функциональность для работы с отчётностью в электронном виде: создание документов в утверждённых формах, согласование и подписание, формирование пакета документов с электронной подписью и регистрационными данными, отправка пакета через каналы МЭДО.

По результатам работ сотрудники исполнительных органов государственной власти Мурманской области могут совершать обмен электронными документами служебной переписки в формате актуальной версии МЭДО 2.7.1.

О системе на базе Docsvision в Правительстве Мурманской области:

• 2 500 заданий создаются и исполняются ежедневно
• 1 500 новых документов регистрируются ежедневно
• 1 200 пользователей
• 27 министерств, комитетов и управлений Правительстве Мурманской области работают в едином информационном пространстве СЭД
• Свыше 5 000 000 документов хранится в системе

2020: Удалённая работа и повышение производительности системы

В марте 2020 года была поставлена задача осуществить временный перевод сотрудников в дистанционный режим работы с сохранением возможности полноценного выполнения функций аппарата правительства. Проект был выполнен компанией Digital Design в короткие сроки с соблюдением всех требований заказчика. В этом помогло постоянное развитие СЭД в учреждении: ранее уже были организованы мобильные рабочие места, доступы через web-интерфейс и настроены процессы полностью электронного согласования документов.

В Мурманской области около 80% внутренних и исходящих документов исполнительных органов государственной власти формируется в электронном виде. Поэтому на первый план выходят задачи по повышению производительности и отказоустойчивости производительности IT-систем. Для этого были реализованы работы по масштабированию системы электронного документооборота и кластеризации серверных компонентов.

2017: Запуск юридически значимого электронного документооборота

С помощью системы электронного документооборота на базе Docsvision в Правительстве Мурманской области был запущен юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО), участниками которого стали 26 исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ).

Ранее проведённые работы дополнили СЭД инструментами, необходимыми для создания электронных документов в соответствии с требованиями федерального законодательства, и обеспечили возможность получения ПМО электронных документов от участников МЭДО, а также использования электронного согласования при подготовке документов служебной переписки ИОГВ. Система обеспечивает защиту информации, позволяет контролировать достоверность процесса подписания документа, получать полную информацию о владельце сертификата ЭП.

После внесения в августе 2017 года в организационные документы дополнительных регламентирующих положений издание в ИОГВ юридически значимых электронных документов с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП) стало правомочным. Реализованный функционал активно используется, доля исходящих и внутренних документов, издаваемых в электронном виде, быстро растёт.

Для ускорения процесса работы с электронными документами был разработан электронный штамп для регистрации электронных документов, проведены настройки рабочих мест сотрудников, ответственных за делопроизводство в ПМО и ИОГВ. Реализованные возможности системы обеспечили контроль процесса обмена электронными документами и получение статистических данных, необходимых для формирования отчётов.

Тимур Лапин, председатель комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области: «При тотальной информатизации важно не только быть первым в технологической гонке, но и обеспечивать при этом комфортную работу людей, в данном случае — сотрудников ИОГВ, поскольку они являются главным трудовым ресурсом. Возможности СЭД позволят ускорить процессы подготовки документов, а комфортное пребывание в системе пользователей делает эту работу эффективной».

Внедрение ЮЗДО открыло возможность создания электронных архивов, обеспечивающих долгосрочное хранение юридически значимых электронных документов в соответствии с рекомендациями ВНИИДАД. Электронный архив обеспечивает сохранность оригинальных структурированных файлов с ЭП и электронных копий бумажных документов.

Также проведены работы по интеграции СЭД с порталом ССТУ.РФ для загрузки результатов рассмотрения обращений граждан. В соответствии с Указом Президента РФ с 1 июля 2017 года вся информация об обращениях граждан и результатах их рассмотрения размещается в специальном разделе портала ССТУ.РФ. Автоматизирована подготовка, формирование и отправка отчётности, что позволило не только оптимизировать процесс и сэкономить человеческие ресурсы, но и упростить обработку обращений.

2016: Электронная подпись в СЭД Правительства Мурманской области

В июле 2016 год завершены доработки системы электронного документооборота, которые позволили подписывать документы с использованием электронной подписи. Переведено в цифровой вид согласование исходящих и внутренних документов, включая документы правительства региона и проекты нормативно-правовых актов (НПА).

Был автоматизирован значительный объём документооборота: всего в Docsvision хранилось свыше 2 миллионов документов, а прирост составлял порядка 1500 документов в день.

Доработка функциональности проводилась в целях выполнения требований постановления Правительства РФ от 6.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и Концепции региональной информатизации, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 29.12.2014 № 2769.

Возможность электронного согласования в СЭД была реализована в несколько этапов: в 2015 году выполнен пилотный проект для Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области, далее этот опыт был растиражирован на другие ИОГВ, а на заключительном этапе проведены работы по автоматизации процесса согласования проектов НПА.

Для выполнения поставленных задач специалистами Digital Design был проведён анализ существующих процессов согласования документов служебной переписки, проектов НПА и документов правительства региона и ИОГВ. Были выделены роли участников процессов и произведена настройка соответствующих прав, проведён анализ возможного использования в процессах согласования документов различных видов электронной подписи в зависимости от должности сотрудника. Помимо этого, функционал СЭД был дополнен новыми почтовыми уведомлениями для пользователей о событиях в процессе согласования, например о завершении маршрута согласования, об исполнении задания на согласование без решения и т.п.

Также было обновлено решение «АРМ руководителя», позволяющее руководителям высшего и среднего звена с использованием мобильных устройств максимально оперативно участвовать в процессе написания резолюций и согласования проектов документов.

Технические доработки опирались на требования совместного приказа Минкомсвязи РФ и ФСО России № 186/258 от 27.05.2015 о механизмах обмена электронными документами между госорганами и госорганизациями, также до версии 2.7 обновлён функционал модуля межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Интегратор также провёл обучение ответственных специалистов заказчика, разработал инструкции и видеоурок по процедуре электронного согласования, что позволило максимально быстро адаптировать специалистов ИОГВ к изменениям и новым процессам в СЭД.

2014-2015: Модернизация СЭД Правительства Мурманской области на базе Docsvision

Система электронного документооборота используется с 2009 года и на 15 апреля 2014 в ней работало более 1 000 пользователей, взаимный обмен документами в электронном виде осуществляли 27 самостоятельных организаций, составляющих систему исполнительных органов государственной власти региона.

С течением времени накопилась техническая необходимость перехода на новую версию, которая в полной мере поддерживала мобильность сотрудников и скорость работы. По результатам проведения процедуры размещения государственного заказа исполнителем работ стала компания Digital Design, которая реализовала проект перехода на актуальную версию платформы Docsvision.

Отличия по сравнению с ранее используемым ПО: спроектировано специализированное рабочее место руководителя, детально продуман процесс согласования документов с приоритетом использования с мобильных устройств, улучшено быстродействие, усовершенствован интерфейс.

Дмитрий Пеккер, руководитель проекта со стороны компании Digital Design, отметил: «Перевод такой масштабной системы, находящейся в промышленной эксплуатации, – процесс трудоёмкий и требовал тщательной подготовки. Распределённая структура Правительства Мурманской области, представленная его аппаратом и 27 органами государственной власти (ИОГВ), связана единой системой электронного документооборота. Кроме того, ограниченные доступы в СЭД имеют областная Дума, органы местного самоуправления и подведомственные учреждения».

При переходе на новую систему учитывалось, что СЭД активно используется сотрудниками ИОГВ и является основным инструментом в работе с документами и исполнении поручений. Поэтому для бесшовного и планового перевода процессов в новую систему помимо работ по внедрению было организовано масштабное обучение персонала.

В рамках проекта были автоматизированы маршруты переписки исполнительных органов государственной власти с Правительством Мурманской области и органами местного самоуправления. Проведена конвертация данных из ранее использовавшегося программного комплекса. Специалисты Digital Design интегрировали систему электронного документооборота с другими информационными системами: Автоматизированной системой по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ (АС ОГ), Межведомственной системой электронного документооборота и порталом Общественной приемной Правительства Мурманской области.

Губернатор Мурманской области Дмитриенко Дмитрий: «Стратегия развития информационного общества в России, нацелена, в том числе, на повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления. Одним из её направлений является создание электронного правительства, которое позволит повысить качество и оперативность предоставления государственных услуг».

Система электронного документооборота автоматизирует обработку входящей и исходящей корреспонденции, включая её потоковое сканирование для перевода в цифровой формат, а также обработку внутренней переписки и организационно-распорядительных документов.

Федоров Андрей, генеральный директор, Digital Design: «Трудно представить сферу, где системы электронного документооборота были бы более эффективны, чем в органах государственной власти. Их деятельность в значительной степени связана с работой с документами, их распределением, выполнением поручений. Системы электронного документооборота, автоматизирующие эти процессы и позволяющие контролировать исполнительскую дисциплину, являются обязательным условием развития госорганов в современном мире».

Важной частью проекта стала электронная «Общественная приёмная». Она позволяет жителям Мурманской области создавать электронные обращения на сайте областного Правительства. Эти заявки автоматически регистрируются в системе электронного документооборота для дальнейшей обработки. Заявитель может получать уведомления о статусе его обращения по электронной почте, а также в личном кабинете в «Виртуальной приёмной». Кроме того, этот модуль позволяет публиковать расписания приёма руководителей и проводить автоматизированную запись граждан на приём.

В системе электронного документооборота работают все органы исполнительной государственной власти Правительства Мурманской области.

Партнёр

Один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России — оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ.