Северный широтный ход
Москва
Государственный сектор, Транспорт
Год начала проекта: 2020
Северный широтный ход (ООО «СШХ») выбрано концессионером проекта железной дороги Северный широтный ход в 2018 г. Проект нацелен на развитие транспортного сообщения в Ямало-Ненецком автономном округе и повышение уровня логистики.
Проект строительства железной дороги, которая свяжет западную и восточную части Ямало-Ненецкого автономного округа, реализуется с участием правительства России, правительства ЯНАО и госкомпаний, координатором выступает Росжелдор. Для эффективной работы и выполнения этапов проекта руководство Северного широтного хода (ООО «СШХ») приняло решение о выстраивании цифровых процессов, включая электронный документооборот, охватывающий как внутренние задачи, так и взаимодействие с внешними учреждениями.
Задачи внедрения платформы электронного документооборота
Для ускорения работы внутри организации и обмена документами с контрагентами в период дистанционной работы, необходимо было перевести процессы делопроизводства в цифровой вид и внедрить функциональную IT-систему. СЭД должна обеспечить оперативную обработку входящей корреспонденции, включая контроль за исполнением резолюции, вынесенной руководителем, гарантировать юридическую значимость электронного документооборота.
Для реализации требуемых функций было выбрано решение на базе платформы Docsvision, разработанное специалистам «Смарт-Докс», которые и внедрили систему в СШХ.
Функции решения для электронного документооборота
В процессе внедрения системы специалисты из компании «Смарт-Докс» настроили работу с входящей корреспонденцией. Руководители «СШХ» получили инструмент для адресации задач и контроля сроков их исполнения.
Также ускорилась подготовка ответных писем на запросы вышестоящих организаций — файл исходящего документа автоматически формируется в системе на бланке организации, согласовывается по настроенному маршруту, подписывается электронной подписью и сразу из интерфейса Docsvision его можно отправить через Диадок.
В результате интеграции внутренней СЭД с внешним оператором Диадок в «СШХ» полностью реализован обмен юридически значимыми электронными документами, что дополнительно ускоряет работу и минимизирует издержки на аналогичные бумажные процессы. Дополнительно появилась возможность работать дистанционно, с помощью интернет-браузера, с любого устройства с доступом в интернет.
Кроме того, внедрённая СЭД на базе платформы Docsvision автоматически определяет маршруты согласования внутренних документов: приказов и распоряжений, служебных записок. А также отслеживает факт ознакомления сотрудников с организационно-распорядительными документами.
Подразделения компании получили инструмент регламентированного взаимодействия. Внедрение механизма работы со служебными записками позволило сделать прозрачными процессы согласования, оценки результата, дистанционного контроля исполнения поручений. Также СЭД поддерживает функции замещения и делегирования, поэтому задания не становятся на паузу, даже если ответственный сотрудник в отпуске или на больничном.
Результаты
- Организация перевела документооборот в электронный вид, сохранив юридическую значимость, обеспечив прозрачность процессов и удалённый доступ сотрудников к информации.
- Уменьшились сроки согласования документов.
- Руководство получило инструмент для постановки задач и контроля сроков исполнения.
