Технологический инжиниринговый холдинг «ПЕТОН»
Уфа
Нефтегазовая и химическая пром-ть, Топливно-энергетический комплекс
Год начала проекта: 2017
«ПЕТОН» — EPC-контрактор, реализующий проекты «под ключ» в нефтегазоперерабатывающей и нефтехимических отраслях промышленности. За 30 лет работы было реализовано более 170 проектов в России и странах СНГ.
В рамках холдинга ПЕТОН функционируют 8 территориальных подразделений, в которых работает порядка 8000 специалистов. Команды находятся в офисах разных городов и на строительных площадках, где реализуют проекты компании. Развитие компании потребовало изменить формат и способ движения документов и данных, объединить всех сотрудников в едином информационном пространстве. Чтобы решить эти задачи, сделать процессы прозрачными и повысить скорость принятия управленческих решений, в ПЕТОН была внедрена платформа Docsvision и автоматизирована работа с документами в рамках данного проекта.
Внедрение платформы Docsvision
Предпосылки проекта в ГК ПЕТОН:
- Стремительное развитие компании
- Усложнение организационной структуры
- Необходимость автоматизации административного управления
- Необходимость управления большими потоками работ в рамках проектов холдинга
- Наличие территориальных подразделений и невозможность обеспечить быстрое подписание и согласование документов в рамках подобной организационной структуры
- Контроль исполнительской дисциплины
- Быстрый поиск нужных данных по запросу в одной системе
- Обеспечение безопасности всех данных в компании
Этапы внедрения Docsvision
Автоматизация делопроизводства и договорного документооборота
На первом этапе компания провела аудит документов, с которыми сотрудники ежедневно работают. Затем владельцы процесса по каждому документу описали регламент работ, маршруты движения данных, ответственных и участников процесса. Все их требования были отражены в СЭД и тиражированы на все подразделения холдинга.
Документы, которые были оцифрованы для работы в Docsvision: исходящая и входящая корреспонденция, служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, акты выполненных работ, листы согласования приёма, тендерные протоколы, запросы на внесение изменений.
Дополнительно под каждый проект создаётся отдельный проектный офис, и система управления этими проектами осуществляется на Docsvision. Она структурно объединяет сотрудников, департаменты, офисы в разных городах. В СЭД работает топ-менеджмент, руководители подразделений, специалисты, помощники. Платформа Docsvision позволила организовать работу с проектными документами свободно, но в рамках правил компании.
Переход на цифровые документы
Платформа Docsvision интегрирована с сервисом Контур.Диадок, что позволяет поддержать юридически значимый документооборот с контрагентами компании.
ПЕТОН передаёт и подписывает такие документы: акты передачи, акты сверки, счета-фактуры, ТОРГ2, универсальные передаточные документы, ТОРГ12, договора.
Все документы от контрагентов загружаются в Docsvsion, где происходит согласование, внутреннее подписание. Максимальный объём договоров подписывается КЭП.
Техническая особенность проекта
- Было настроено порядка 50 маршрутов для каждого вида документа. Система динамично определяет нужный в зависимости от параметров документов. Это позволяет быстрее принимать решения по документам.
- Сотрудники в рамках системы могут создать документ из шаблона. Итоговый документ можно конвертировать в pdf, где будет также отражён штамп электронной подписи. Дополнительно для работы с исходящими письмами есть возможность создать QR-код для pdf-файла. Если просканировать код, то можно получить ссылки на связанные документы на внешнем портале.
- Платформа Docsvision интегрирована с учётной системой 1С. Если в учётной системе отражаются все материально значимые операции, то в Docsvision отображается процесс работы с данными, подписание, согласование, статус задачи. Интеграция систем избавила сотрудников от необходимости дублировать информацию в двух системах при выполнении заданий.
Цифры проекта
- Более 20 видов документов оцифровано в системе
- 60-70% документов от контрагентов приходят в электронном виде
- Размер баз 5 ТБ
- Число пользователей в системе – 2400
Эффекты от внедрения
- Ускорение бизнес-процессов в 3 раза благодаря работе в едином пространстве
- Возможность электронного подписания документов и отказ от бумаги во внутренних документах
- Контроль за доступом к документации
Видео
На вебинаре из цикла «Истории успеха» команда проекта из ГК ПЕТОН подробно рассказала о внедрении и развитии платформы Docsvision в компании, об особенностях организации и обучении сотрудников, о технологических ноу-хау.
Вебинар с презентацией результатов проекта
