Почтовый клиент
Почтовый клиент Docsvision позволяет завершать задания, сформированные и направленные из системы на базе Docsvision, прямо из электронной почты, без необходимости подключаться или заходить в систему.
Сотрудники получают уведомление о новом задании на свою электронную почту, из письма они могут ознакомиться с детальной информацией по заданию и дополнительными файлами, если они были приложены, а главное – завершить свои задания, просто отправив ответное письмо. Такие письма будут автоматически обработаны на сервере Docsvision и задания будут завершены.
Почтовый клиент Docsvision также позволяет работать с заданиями в офлайн-режиме: если сотруднику пришло письмо с задачей, он может изучить его и сформировать ответ без подключения к системе. При появлении соединения письмо будет доставлено на сервер Docsvision и задание завершится.
Почтовый клиент помогает удобно организовать процессы для специалистов, чьи должностные обязанности не подразумевают полноценной работы с системой электронного документооборота, но они задействованы как исполнители. Например, процесс ознакомления с приказами или новыми внутренними документами компании требует получения подтверждения от каждого сотрудника. В Docsvision создаётся задание, к нему прикрепляется документ на ознакомление и отправляется массовая рассылка на почту всем работникам. Получатель изучает письмо и подтверждает ознакомление с документом ответным письмом, которое возвращает в Docsvision информацию, кто из сотрудников завершил задание.
Это очень удобный сценарий, потому что снимает необходимость выдавать доступы к Docsvision всем сотрудникам компании, обучать их, оказывать поддержку и отвечать на организационные вопросы о работе в системе.
Получение заданий в электронную почту
При назначении сотруднику задания в Docsvision он получает уведомление на электронную почту. В теме письма указывается название задания, а во вложении может быть приложен файл, например, на согласование или ознакомление сотруднику. Текст письма содержит более подробную информацию:
- Статус задания и дата его отправки.
- ФИО автора и исполнителя задания.
- ФИО контролёра, если он был назначен для этого задания.
- Срок исполнения задания.
- Подробное описание задания.
- Реквизиты документа, если задание было создано из какого-либо документа.
Также в письме есть ссылка на карточку задания в Docsvision, по которой сотрудник может перейти в систему и начать работать с этим заданием в ней.
Исполнение заданий из электронной почты
Если задание можно полностью выполнить без перехода в систему, то для реакции можно использовать различные кнопки в тексте письма. При нажатии на кнопку «Завершить» автоматически сформируется исходящее письмо, в котором сотрудник может написать какой-либо комментарий к своему решению, а также приложить файлы (например, отчёт о выполнении задания).
Docsvision обрабатывает такие письма от сотрудников и автоматически переносит в систему результат завершения задания – комментарии из текста письма и файлы, если они были приложены.
При этом на сервере Docsvision производится проверка результатов завершения и, например, если для выполнения задания обязательно нужно приложить файл с отчётом, а сотрудник этого не сделал, то Docsvision отправит ему соответствующее уведомление на электронную почту.
Делегирование заданий из электронной почты
В Docsvision есть возможность делегировать задания другим сотрудникам (например, когда руководитель делегирует задание своему заместителю). При этом делегировать можно полностью, а можно с возвратом, тогда после выполнения задания делегатом оно обратно вернётся назначенному исполнителю для проверки и финального завершения.
Почтовый клиент Docsvision позволяет делегировать задания из своей электронной почты, без перехода в интерфейс системы электронного документооборота. При нажатии на кнопку «Делегировать» автоматически сформируется новое письмо, где нужно указать в поле «Кому» электронную почту исполнителя, которому делегируется задание. Дополнительно в тексте письма можно указать причину, по которой сотрудник делегирует это задание, и другую информацию, тогда делегат в своём задании также увидит этот комментарий.
Согласование документов из электронной почты
Через электронную почту можно также завершать задания по согласованию документов. В тексте письма будут доступны кнопки с вариантами завершения согласования, при нажатии на которые будет автоматически сформировано новое письмо, в котором сотрудник может написать комментарии по согласуемому документу, а во вложение добавить свою версию документа с правками по тексту.
Возможности настройки
Все письма, направляемые через почтовый клиент Docsvision, – это XSLT-преобразование, и в настройках системы можно полностью изменить внешний вид и содержимое этих писем: задать цвет фона и шрифта, добавить логотип компании, вывести информацию из различных полей карточки задания из Docsvision и т.д.
Почтовый клиент 5.4.5
- Руководство администратора
- Руководство пользователя
- Выполнение заданий через почтовый клиент
- Настройка почтового клиента
Клиенты Docsvision в течение действия пакета обновлений могут обратиться в службу технической поддержки для консультации или решения технических вопросов, а также получения доступа к документации более ранних версий компонентов платформы.