Конструктор поисковых запросов

Конструктор поисковых фильтров реализует функции настройки структуры и форм (визуальных элементов, полей, списков выбора значений, чек-боксов и др.) поисковых запросов, с помощью которых пользователь системы может составить выборку документов для выполнения определённой задачи. Такими задачами могут быть поиск документов в системе электронного документооборота, параметризация того или иного действия, например, создание виртуальной папки или установка связи между документами и пр.

Атрибутивная часть поискового запроса позволяет определить:

• Набор атрибутов для карточек различных типов, включённых в поисковый запрос.
• Условия отбора для каждого атрибута запроса. Набор возможных условий зависит от типа поля. Например: «равно», «содержит» и пр. – для строки; «больше», «не равно» и пр. – для числа.

В качестве атрибута может быть указано значение поля (для поля «Фамилия» – значение «Иванов») или поисковое слово (для поля «Дата исполнения» – «сегодня +2»). И значение, и поисковое слово могут выступать переменным параметром, то есть не фиксироваться жестко в запросе; тогда пользователю необходимо будет заполнять поле при каждом выполнении поиска.

Если заданы несколько условий атрибутивного и полнотекстового поиска, то их можно группировать при помощи логических операторов «И» / «ИЛИ».

Конструктор Docsvision предоставляет инструменты для тонкой настройки сложных, многофакторных отборов результатов поисковой выдачи, в том числе можно создавать запросы с объединением нескольких наборов атрибутов для различных типов карточек, включённых в поисковый запрос.

Полнотекстовая часть поискового запроса позволяет указать следующие условия:

• Где искать? В теле документа, в названии, в атрибутах карточек.
• В каких файлах искать? По дате создания, размерам, расширениям.
• Искать в архиве и в «корзине» удалённых объектов?
• Показывать в результатах поиска связанные карточки и карточки, принадлежащие к общей теме?

Конструктор поисковых фильтров также позволяет настраивать визуальную форму (дизайн) для ввода параметров поискового запроса.

В маршрутах обработки документа или задания поисковый запрос можно добавить в качестве автоматического этапа (шага), например, для поиска дублей документа, если он уже есть в системе, не только по его номеру, но и по косвенным признакам. Так в бизнес-логике следует группировать заявки в одно задание, например, если клиент любит досылать уточнения к заказу отдельными письмами, каждое из которых в базовом процессе создавало бы новое задание для менеджера.

Поисковый запрос может участвовать в компонентах приложения, в которых требуется отобразить актуальный список документов, соответствующих указанным условиям в определённый момент времени. Например, запрос можно использовать в качестве параметра функции получения перечня объектов для последующей обработки в ходе бизнес-процесса.

Использование поисковых запросов также применяется в формировании выборки данных для построения отчётов. Например, можно реализовать такой сквозной сценарий:

• Настроить виртуальную папку в Docsvision, связав с ней поисковый запрос и представление.
• Сформировать отчёт и выгрузить его (в формате .xls, .csv и др.) в локальную папку или сразу во внешний сервис, если настроена такая интеграция.
• Данные из отчёта могут забираться для дальнейшей обработки в системах бизнес-аналитики или сервисах визуализации: Yandex DataLens, Power BI, Tableau и др.

Единые инструменты поиска – полнотекстового и атрибутивного – позволяют в результатах обработки одного поискового запроса собрать необходимый пул документов. Помимо упрощения использования системы это позволят формировать сложные выборки для анализа и извлечения знаний из информации, накопленной в системе.