Собрания, совещания, планерки, встречи, конференц-коллы. Все организации сталкиваются с необходимостью коллективного обсуждения вопросов, возникающих в процессе работы, принятие в итоге решений и контроль их исполнения. Цель проведения совещаний может различаться. Информационное совещание организуетсядля информирования сотрудников, доведения до них каких-то распоряжений и заданий. Такие встречи не подразумевают обсуждения и ставят сотрудников перед фактами. Бывают регулярные совещания (планерки), цель которых — обсудить текущие дела, проконтролировать выполнение регулярных и постоянных задач. Однако чаще всего совещания проводятся для решения вопросов и задач, для которых не существует заранее заготовленного алгоритма действий. На таких оперативных совещаниях и проходит коллективная разработка плана действий, распределение зон ответственности и заданий, которые должны быть выполнены в рамках созданного плана.
Планерки еще могут иметь разработанный регламент или понятную устоявшуюся структуру, которые позволят организовать протоколирование решений и контроль их выполнения. Обычно контроль исполнения происходит на следующей регулярной планерке. Проконтролировать выполнение задач, возникающих в процессе оперативных деловых совещаний, которые могут и не повторяться, гораздо труднее.
Использование системы электронного документооборота позволяет упростить и автоматизировать все этапы подготовки и проведения делового совещания. Система управляет всем процессом организации, в котором создается деловое совещание, определяются его участники и повестка, то есть поддерживает все функции организации совещания.
Безусловно, самым важным является фиксация решений (протоколирование) и контроль выполнения заданий по итогам совещания и для этого приложение «Управление совещаниями» подходит как нельзя лучше. После проведения совещания, рассылки и согласования протокола всем участникам встречи, в системе могут быть сразу созданы задания, в которых будут указаны ответственные исполнители, сроки выполнения работ. Зачастую задания могут быть сложными и требовать участия большого количества сотрудников, поэтому основным преимуществом использования СЭД в таком случае является наглядность и прозрачность. Сотрудник, ответственный за выполнение решения делового совещания видит все дерево заданий: цепочку исполнителей, задания совещания и подчиненные задания, созданные в процессе исполнения, может контролировать сроки. Полная картина хода работы позволяет выявить узкие места по мере их появления, а это значит, что руководитель всегда может вмешаться в ситуацию и скорректировать ее.
