Автоматизация бизнес-процессов

Так уж сложилось, что словосочетание «автоматизация бизнес-процессов» было задействовано разработчиками, маркетологами и журналистами на самых первых шагах ИТ-индустрии по автоматизации бизнеса. Хотя первые шаги заключались в автоматизации различных учётных и расчётных задач, например: ведение журнала операций, расчёт прибылей и убытков, заработной платы, складских запасов, и т.д. Правильнее было бы называть это автоматизацией отдельных бизнес-задач, или даже комплекса задач.

А вот автоматизация именно бизнес-процессов вышла на первый план сравнительно недавно. Для того, чтобы отличать свою деятельность и свои продукты от продуктов предыдущей волны, разработчики вынуждено подчёркивают их выражениями «процессная автоматизация», «BPM (Business Process Management) автоматизация», «workflow».

В чем суть истинной автоматизации бизнес-процессов

В отличие от называемой этими словами автоматизации комплекса учётных, расчётных и прочих бизнес-задач, основным объектом автоматизации в этом случае является бизнес-процесс как специально организованная, повторяющаяся последовательность действий (задач, операций, событий), направленная на создание какого-либо продукта или услуги.

Автоматизированная система управления бизнес процессамиРисунок 1: Конструктор бизнес-процессов

Как правило, основная часть действий – это действия сотрудников, участвующих в бизнес-процессе. Многие свои действия они выполняют непосредственно в информационно-коммуникационных системах, или, как минимум, фиксируют в них результаты выполнения своих действий. Ряд действий выполняются ИКТ-системами автоматически. А главное – ИКТ-системы выполняют организующую, связующую, контролирующую и даже управляющую роль во всём автоматизируемом бизнес-процессе.

Что можно настраивать в автоматизированной системе управления бизнес-процессами

Специально организованная последовательность действий, образующих бизнес-процесс, как правило, представляется в такой системе автоматизации в виде графической схемы, которую можно конструировать с помощью визуальных средств (конструктор бизнес-процессов). При этом можно настраивать как параметры бизнес-процесса в целом, так и его отдельных элементов:

  • задач и напоминаний для сотрудников;
  • шагов обмена данными с внешними системами (почтой, Порталом, ERP,…);
  • вычисления правил ветвления маршрута, и пр.

Всё это настраивается в автоматизированной системе управления бизнес-процессами в виде шаблона процесса, по которому многократно стартуют и выполняются экземпляры процессов. Старт выполнения экземпляра может начаться либо по указанию сотрудника, либо автоматически по событию, обнаруженному системой (например, при поступлении входящего письма от клиента).

Важным свойством такой системы автоматизации бизнес-процессов является то, что она активна по отношению к сотруднику, в отличие от других средств автоматизации. Ранее сотрудник сам должен был проявлять инициативу и сообразительность по поводу того, что и когда ему нужно сделать, и применить нужный инструмент. В нашем же случае сама система автоматизации бизнес-процессов даёт сигнал сотруднику, когда что-то нужно сделать, предоставляет ему для этого всю необходимую информацию и интерфейс для выполнения действий. Она же зафиксирует, когда сотрудник выполнил действие, и если он нарушил срок – напомнит ему.

Вся информация о выполнении бизнес-процессов фиксируется в системе. Это даёт бесценную возможность управлять бизнес-процессами предприятия. Менеджер в любой момент знает, какой из них в каком состоянии находится, может анализировать метрики процессов для обнаружения и «расшивки» узких мест, для организации своих управляющих воздействий, позволяющих улучшить показатели бизнес-процессов.

Впервые технологии и системы автоматизации бизнес-процессов массово начали применяться в развитых системах электронного документооборота для автоматизации работы системы документационного обеспечения управления проектами. Но это лишь частный случай. В общем случае не документ, а именно бизнес-процесс является ключевым объектом. А уже при нём возникают и обрабатываются документы. Их может быть несколько, появляющихся на разных этапах процесса.

Так, наиболее продвинутые системы электронного документооборота расширили границы своего применения за пределы канцелярии и стали успешно эволюционировать в сторону систем автоматизации бизнес-процессов.

Автор: Виктор Сущев, директор по консалтингу «ДоксВижн».

Похожие публикации
29 июля 2021
Когда в компании назревает потребность во внедрении системы электронного документооборота для решения внутренних бизнес-задач, часто выбор и подбор решения ложится на руководителей ИТ-отдела. Всегда хочется сделать лучший выбор, учесть максимум потребностей на старте и реализовать проект успешно.
23 июня 2021
От задач до результата. Делимся опытом внедрения архива бухгалтерских документов в компании «Центр Финансовых Технологий».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.