Про автоматизацию бизнес-процессов разработчики, маркетологи и журналисты начали рассказывать уже на самых ранних этапах ИТ-индустрии по цифровизации бизнеса. Хотя первые шаги заключались в автоматизации различных учётных и расчётных задач, например: ведение журнала операций, расчёт прибылей и убытков, заработной платы, складских запасов, и т.д. Правильнее было бы называть это автоматизацией отдельных бизнес-задач или даже комплекса задач.
А вот автоматизация именно бизнес-процессов вышла на первый план сравнительно недавно. И для того, чтобы разграничить для понимания новые решения от продуктов предыдущей волны, разработчики вынуждено начали подчёркивать эту разницу выражениями «процессная автоматизация» или «BPM (Business Process Management) автоматизация».
Вебинар из серии «Больше, чем СЭД», посвящённой возможностям
современных систем для управления процессами и данными
В отличие от называемой этими словами автоматизации комплекса учётных, расчётных и прочих бизнес-задач, основным объектом автоматизации в этом случае является бизнес-процесс как специально организованная, повторяющаяся последовательность действий (задач, операций, событий), направленная на создание какого-либо продукта или услуги.
Как правило, основная часть действий – это действия сотрудников, участвующих в бизнес-процессе. Многие свои действия они выполняют непосредственно в информационно-коммуникационных системах, или, как минимум, фиксируют в них результаты выполнения своих действий. Ряд действий выполняются ИКТ-системами автоматически. А главное – ИКТ-системы выполняют организующую, связующую, контролирующую и даже управляющую роль во всём автоматизируемом бизнес-процессе.
Специально организованная последовательность действий, образующих бизнес-процесс, как правило, представляется в такой системе автоматизации в виде графической схемы, которую можно конструировать с помощью визуальных средств (конструктор бизнес-процессов).
Моделирование бизнес-процесса в визуальном конструкторе BPM-подсистемы Docsvision
В BPM-системе можно настраивать как параметры бизнес-процесса в целом, так и его отдельных элементов:
Всё это настраивается в автоматизированной системе управления бизнес-процессами в виде шаблона процесса, по которому многократно стартуют и выполняются экземпляры процессов. Старт выполнения экземпляра может начаться либо по указанию сотрудника, либо автоматически по событию, обнаруженному системой (например, при поступлении входящего письма от клиента).
Важным свойством такой системы автоматизации бизнес-процессов является то, что она активна по отношению к сотруднику, в отличие от других средств автоматизации. Ранее сотрудник сам должен был проявлять инициативу и сообразительность по поводу того, что и когда ему нужно сделать, и применить нужный инструмент. В нашем же случае сама система автоматизации бизнес-процессов даёт сигнал сотруднику, когда что-то нужно сделать, предоставляет ему для этого всю необходимую информацию и интерфейс для выполнения действий. Она же зафиксирует, когда сотрудник выполнил действие, и если он нарушил срок – напомнит ему.
Вся информация о выполнении бизнес-процессов фиксируется в системе. Это даёт бесценную возможность управлять бизнес-процессами предприятия. Менеджер в любой момент знает, какой из них в каком состоянии находится, может анализировать метрики процессов для обнаружения и «расшивки» узких мест, для организации своих управляющих воздействий, позволяющих улучшить показатели бизнес-процессов.
Впервые технологии автоматизации бизнеса и ИТ-системы для оцифровки процессов массово начали применяться в корпоративных системах электронного документооборота для автоматизации документационного обеспечения управления проектами. Но это лишь частный случай. В широком смысле не документ, а именно бизнес-процесс является ключевым объектом. А уже при нём возникают и обрабатываются документы. Их может быть несколько, появляющихся на разных этапах процесса.
Это послужило причиной развития СЭД и расширения функциональности этого класса информационных систем за пределы сугубо канцелярии. Решения успешно эволюционировали в сторону систем автоматизации бизнес-процессов или начали включать в базовые модули элементы BPM.
